"Att leverera ett projekt är inte svårt. Det svåra är att leverera ett projekt utan att först ta sig tid att planera ordentligt."
- James Leal
Ett projekt utan en tydlig plan är som att påbörja en resa utan karta. Man kan komma fram till destinationen, men det är svårt att uppskatta när och till vilket pris. Att veta hur man ska få något gjort, med andra ord att uppfylla det valda målet, när det ska ske och till vilken kostnad, är det som definierar varje projektledare.
Ett projekt är ett slutet dynamiskt system, en kombination av aktiviteter och uppgifter som utförs i en sekvens och som har en början och tjänar ett syfte till dess slut. En framgångsrik projektledare måste alltid ha en tydlig bild av projektets utveckling, oavsett vilken metod som används. Det mest effektiva sättet att hålla reda på hur projektet fortskrider är projektets tidslinje.
Vad är en tidslinje för ett projekt?
En tidslinje för ett projekt är en visuell, tidsrelaterad representation av projektets arbetsflöde, en grafisk design som visar en sekvens av uppgifter i kronologisk ordning. Varje tidslinje innehåller planerade start- och förväntade slutdatum för projektaktiviteterna och deras beroenden, listar de viktigaste uppgifterna i en tidsskala, den grupp eller person som ansvarar för deras genomförande och markerar viktiga milstolpar som ska levereras.
Hur kan en tidslinje hjälpa dig?
En tidslinje för ett projekt är det enklaste och mest effektiva sättet att spåra och hantera ett projekts planerade aktiviteter. Den ger en tydlig bild av projektets förlopp med en enda blick. Genom att dela upp projektets livslängd i mindre delar kan du och ditt team bättre förstå var alla står, följa varje projektfas och upptäcka eventuella svaga punkter, så att du undviker missade deadlines och oväntade milstolpar som påverkar arbetsproduktiviteten.
Om du undrar hur en tidslinje kan hjälpa dig har vi listat några av de viktigaste skälen här:
- Den visar tydligt och effektivt viktiga milstolpar och uppgifter, pekar ut riktningar och prioriteringar och håller samtidigt alla på samma sida.
- Den representerar på ett enkelt sätt de viktiga leveranserna och milstolparna i ett projekt i en kronologisk ordning. På så sätt kan varje intressent se att deras arbetsresultat påverkar eller påverkas av andra och veta vilka uppgifter som ska utföras härnäst och när det ska vara klart. På så sätt underlättas beslutsfattandet utifrån prioriteringar och ett synligt mål.
- Det hjälper till att visualisera viktiga projektåtgärder, tidsfrister och viktiga händelser från början till slut, så att allas mål och målsättningar är i linje med varandra.
- Eventuella avvikelser från den ursprungliga planen kan lätt upptäckas innan de inträffar, vilket hjälper till att synkronisera arbetsflödet eller göra nödvändiga ändringar för att nå målen och undvika dåliga leveranser. Tidslinjen är ett användbart verktyg som uppmuntrar till öppenhet, gör det möjligt att analysera vad som hänt i det förflutna, göra ändringar för framtiden och övervaka utvecklingen i nuet.
Utan tvekan kan en tidslinje vara ett av de mest användbara vapnen i en projektledares arsenal. Den är bron mellan plan och verklighet, den visuella representationen mellan en planerad idé och ett konkret resultat.
Moderna projektledningsverktyg som Planview AdaptiveWork gör det möjligt för team att utveckla intelligenta tidslinjer under projektplaneringsfasen . Med våra lättanvända verktyg project plan timeline kan du snabbt utveckla projektplaner med milstolpar, beroenden och leveranser. Du kan utveckla beredskapsplaner och proaktivt bedöma tidtabell, teknisk och kostnadsmässig genomförbarhet före genomförandet. Du kan också planera dina resurser och analysera uppskattningar av arbetsinsatser med faktiska arbetsresultat för att skapa exakta baslinjer.
Möjligheten att analysera och jämföra resultaten av en avslutad åtgärd ger värdefulla insikter om ditt framtida schema och ditt teams prestationer. Använd den här informationen för att lära dig och förändra dig, öka dina arbetsresultat och förbättra dina ledaregenskaper.
