När nya, ivriga projektledare dyker upp på scenen - eller när erfarna yrkesverksamma inom andra discipliner får projektledningens mantel över sig - förväntar de sig i allmänhet att få skriva en hel del.
En ganska stor del, ja. Men tillräckligt för att skriva några romaner per år? Nej, men det är normen i ett projektledningslandskap där papperslöshet inte på långt när betyder skrivfrihet. Tvärtom, den avgörande betydelsen av effektiv skriftlig kommunikation ökar bara i takt med att projekten blir mer komplexa, att arbetsflödena blir mer flexibla och att företag använder fler distansarbetare som inte har råd att stå utanför.
Den goda nyheten är att projektledare som inte har talang för att skriva inte behöver skaffa sig en katt, börja dricka överdrivet mycket kaffe, sätta på sig en fedora eller anta andra författarstereotyper. I stället kan de följa följande fem budord för att avsevärt förbättra sin förmåga att kommunicera, skapa kontakt och övertyga genom det skrivna ordet:
Budord #1: Känn din publik
Projektledare gör sig själva - och alla andra för den delen - en stor tjänst genom att ta ett steg tillbaka innan de sätter fingrarna på tangentbordet och förstå vem de försöker engagera och informera.
Teamets medlemmar som är väl förtrogna med projektets vardag vill till exempel ha korta meddelanden och uppdateringar (mer om storlek om en stund), medan sponsorer och kunder ofta behöver ett sammanhang för att förstå informationen - och för att förhindra missförstånd och överreaktioner.
Budord #2: Ange ditt syfte
Att "begrava ledtrådarna" passar bra i romaner, filmer och till och med i låtar när viktiga detaljer medvetet undanhålls för att skapa intriger och mysterier. Men denna gamla taktik i den kreativa världen hör inte hemma i projektkommunikation.
I den första meningen (eller åtminstone det första stycket) i sina dokument bör projektledarna tydligt ange syftet med kommunikationen, så att mottagarna vet och inte behöver gissa om de är på väg att läsa allmän information, nödvändiga bakgrundsanteckningar inför ett kommande möte, en uppsättning nya eller ändrade instruktioner och åtgärder, och så vidare.
Budord #3: Var koncis - men inte kryptisk
När det gäller projektkommunikation är korthet en dygd, särskilt eftersom även relativt små och enkla projekt kan (och oftast gör det) generera hundratals, eller ibland tusentals dokument, kommentarer och uppdateringar när saker och ting är klara. Det är mycket skrivande... och mycket läsning!
Det finns dock en kvalitativ skillnad mellan att vara koncis i skriftlig kommunikation och att vara kryptisk. Projektledare som uppnår det förstnämnda strävar efter att hålla saker och ting så korta och konkreta som möjligt, men de offrar inte klarhet och förståelse för storleken. Om en uppdatering till exempel behöver två stycken - eller kanske två sidor - anpassar de sig därefter. Omvänt kan projektledare som befinner sig på fel sida av spektrumet kortfattad-kryptisk kommunikation peka på många små meddelanden, men tyvärr kan de inte peka på många informerade teammedlemmar.
Budord #4: Frukta inte det grammatiska odjuret
Det här rådet kommer att väcka ilska hos en del hårda skribenter där ute, men projektledning är ändå inget för de överkänsliga, så här kommer det: projektledare som inte är säkra på om deras participier hänger eller om deras infinitiver är splittrade ska inte oroa sig för det. Ja, god grammatik är viktigt. Men nej, det är inte nödvändigt.
Med detta sagt bör projektledare som verkligen vill skilja sig från mängden - och få omedelbar lojalitet och kärlek från de engelskstuderande som de kommer i kontakt med - regelbundet investera tid i att förbättra sin grammatik. Inom kort kommer de att återta delade infinitiver och hängande participier med en redaktörs skicklighet.
Budord #5: Läs två gånger, skicka en gång
Snickarlärlingar uppmanas att mäta två gånger och skära en gång. I samma anda rekommenderas projektledare att läsa om sin skriftliga kommunikation två gånger innan den skickas.
Den första genomgången bör ske efter det att dokumentet har skrivits. Syftet är att upptäcka eventuella grundläggande fel. Den andra genomgången bör ske efter en viss tid och fokusera på publik, tydlighet och korthet (dvs. skriva budord 1, 2 och 3).
Hur mycket tid är en "lucka"? Helst är det ungefär en dag. Det kan vara förvånansvärt nyttigt att se över ett skriftligt dokument med nya ögon. Men i praktiken är det ibland så att saker som uppdateringar eller förfrågningar måste skickas ut så fort som möjligt. I sådana fall kan även en paus på en minut eller två vara bra.
Slutsats
Oavsett om du är nöjd med att projektledare tillbringar mycket tid med att skriva - eller om tanken är lika tilltalande som att sitta fast i en trafikstockning - är det ett faktum att är en allt viktigare del av jobbet. De fem budorden ovan kommer inte att göra dig till en mästare i ordkonst på en gång. Men de kommer att hjälpa dig att förbättra din skrivförmåga, vilket innebär mer välinformerade teammedlemmar och intressenter samt mer framgångsrika projekt och portföljer.
