Nu när semestern är i backspegeln, januari är över och Superbowl är i luften är det dags för projektledare att sätta sig ner och fokusera. Många av er har redan missat era föresatser eller har fått en dålig start (jag är skyldig till anklagelser här), men det är inte för sent att skrota era gamla föresatser och utmana er själva med nya. Om det får dig att må bättre kan du säga till dig själv att du är "smidig".
Här är mina favoritresolutioner för alla projektledare:
Försöker bidra till affärsnytta
Som projektledare spelar du en viktig roll för att driva din organisation framåt genom att lyckas med att genomföra initiativ. Du har troligen behärskat projektgenomförandet genom effektiv användning av planer, processer och inflytande. Dessa ansträngningar resulterar i att projekten slutförs i tid och enligt budget. På ytan låter detta som en vinst, men är det verkligen tillräckligt i denna hyperkonkurrerande värld? Som projektledare måste du tänka längre än till leverans eller genomförande och se hur dina insatser kan få större inverkan på verksamheten.
Förstå hur ditt projekt bidrar till verksamheten så att du kan fatta bättre beslut och rekommendationer under genomförandefasen. Alltför ofta fokuserar vi på resultatet (dvs. slutföra projektet eller uppgiften) utan att förstå varför. Genom att förstå det önskade resultatet av projektarbetet kommer du naturligt att vidta åtgärder som kommer att bidra till ett större affärsvärde under genomförandet - inte bara slutföra något som du har fått i handen eller tilldelats. Vi kommer alltid att förväntas leverera, men du kan komplettera en framgångsrik leverans genom att se till helheten och ställa en enkel fråga: "Varför gör vi detta (projekt/initiativ/fyll i det tomma fältet)?"
Öka kommunikationen & statusrapportering
Du kanske tycker att du kommunicerar tillräckligt om projekt och initiativ. I verkligheten är det dock så att de flesta projektledare bara rapporterar när det går bra eller när det är "grönt". Även om detta får oss att må bra och håller oss under radarn, hjälper det inte organisationen. Dina intressenter och din ledning söker efter sätt att hjälpa dig - genom att undanröja hinder, fatta beslut om prioritering och ge vägledning. Om de bara känner till projekt som genomförs i tid och enligt budget finns det få möjligheter för dem att tillföra värde till diskussionen. Resultatet blir att du känner dig "mikrostyrd" och att du missar chansen att dra nytta av en uppmärksam och stödjande ledningsgrupp.
Don’t believe me? Recently, I had the opportunity to speak to a Gartner analyst. Their research found that 80% of business executives believe that project managers should provide accurate status reports (the good, bad, and the ugly), but only 33% felt that project managers are actually doing it well. Reporting is simply a gap in most organizations and this gap directly impacts the organization’s performance. By setting a goal to communicate more often, you will facilitate healthy conversations that foster better decision making.
Bidra till att optimera resurserna
Om du är en lätt erfaren projektledare vet du hur du ska använda de resurser som tilldelats dig. De flesta av oss tar resurserna, utvärderar projektet, gör en projektplan och genomför den. Det är mycket sällan jag hör talas om projektledare som bedömer teamets kompetens och lämnar rekommendationer till resursförvaltaren eller verksamhetsgrenen. Du kan ge feedback om att du inte har tillräckligt med resurser eller att du har fel kompetens, men hur är det med att hjälpa organisationen att fatta bättre beslut om resurser i framtiden? Detta kan låta utmanande eftersom du kanske inte har insyn i hela arbetsstyrkan eller har erfarenhet av att arbeta med alla. Men du har en sak som de andra inte har - förstahandserfarenhet av att arbeta med resurser i vardagen.
Under projektets gång lär du dig gruppmedlemmarnas styrkor och svagheter och kan till och med observera vissa beteenden, t.ex. vem som arbetar bra tillsammans, vilken gruppmedlem som löser problemen bäst eller vem som är mest proaktiv. Det är de mjukare delarna som ibland inte fångas upp i ett kalkylblad, ett program för projekthantering eller ett system för projektportföljhantering (PPM). Detta är samtal som du måste föra med de berörda medlemmarna i organisationen. Genom att föra dessa samtal visar du ledarskap och bidrar till att optimera framtida beslut om personalförsörjning. Kom ihåg att inte låta som om du klagar eller gör ett politiskt drag, utan ge feedback för att optimera resurserna i förhållande till de organisatoriska målen.
Lär dig att säga nej
Det här är min favorit. Som professionella projektledare strävar vi efter att göra dig nöjd. Vi vill vara den som hjälpte till att leverera det svåra projektet, övervinna hinder och slå oddsen, men ibland är det okej att säga "nej". Jag säger inte att du måste trotsa din chef eller dina intressenter och vägra att följa direktiv, men det är okej att ge tillbaka när direktivet inte är affärsmässigt vettigt eller inte är utformat för att lyckas.
När är detta fallet? Jag tänker på flera situationer:
- När du inte har tillräckligt med (eller lämpliga) resurser för att framgångsrikt slutföra ett projekt, men ändå går med på tidslinjen.
- När en resurs dras in och du inte är klar över konsekvenserna av beslutet.
- När det begärda arbetet inte är brådskande OCH viktigt. Många gånger kan viktiga saker vänta och saker som inte kan vänta är inte viktiga. Låt inte störningar distrahera dig från att nå målen eller uppnå affärsresultat.
Att lära sig att säga nej handlar om att tvinga organisationen att prioritera och fokusera på åtagandena. Ibland krävs det lite mothugg och samtal för att hålla resurser, intressenter och organisationen ansvariga.
Var inte ett hinder
Detta kan låta motsägelsefullt i förhållande till resolutionen ovan, men det finns två delar i denna resolution. Den första är att du inte vill ha rykte om dig att vara oflexibel för att du tar på dig nytt arbete som inte var planerat från början. Det andra är att när du tackar ja till ett arbete som inte var planerat från början, så var inte ett hinder eller gör det svårt. Även om vi alla vet att PMO står för Project Management Office, identifierar många sitt PMO som det team som "lämnar över mer" på grund av den extra komplexitet och byråkrati som projektledningsprocesserna innebär för organisationen. Projektledarna måste öka sin smidighet och vara flexibla. Även om processer för projektgodkännanden och styrning är viktiga är det ibland vettigt att göra det rätta, även om det innebär att man inte gör det "rätt". Gör ett löfte i år om att undanröja hinder och hjälpa din organisation att genomföra mer, även om du måste tänja på reglerna lite grann.
Även om idéerna ovan inte är omskakande, anser jag att de är mycket relevanta i dagens affärsmiljö. Det är inte för sent att justera dina föresatser - det finns fortfarande 11 månader kvar av 2016, fokusera på att få dem att räknas.
En version av detta inlägg publicerades ursprungligen på www.projectsatwork.com.
