Att ta sig an ett nytt projekt kan kännas överväldigande till en början, även för de mest erfarna projektledarna. Om du ägnar lite tid åt att skriva en beskrivning av omfattningen kan du få ditt mål att verka mycket mer uppnåeligt. Men att göra ett verkligt omfattande dokument om projektets omfattning kan innebära egna fallgropar. Här är fem viktiga frågor att tänka på när du arbetar med projektets omfattning.
Five Questions to Ask About Your Project’s Scope
1. Vilka är projektets resultat?
Detta är det mest grundläggande steget för att skapa en användbar beskrivning av omfattningen. Innan du går in i den grundläggande organisationen måste du vara helt medveten om vad som begärs av dig. Vad förväntas i form av en konkret produkt och hur passar detta in i projektets större omfattning? Om du har en grundläggande förståelse för vad som krävs av dig på produktionsnivå kan du lättare bedöma hur du ska gå vidare med att fördela roller och fastställa tidsfrister.
2. Hur mycket flexibilitet har du?
Innan du börjar sätta tidsfrister är det bra att veta vad tidsfristen innebär och hur mycket motstånd du kan få. En beskrivning av omfattningen bör vara realistisk i sin helhet och ta hänsyn till vissa förseningar och oförutsedda komplikationer. När du vet hur mycket tid du faktiskt har, hur mycket tid du behöver och hur mycket spelrum du kan komma undan med, får du en mycket bättre känsla för hur du ska organisera ditt team och prioritera vissa steg inom projektets omfattning. När du väl har en uppfattning om projektets tidslinje kan det vara bra att överväga att använda ett projektledningsprogram som Planview AdaptiveWork för att börja hålla koll på saker och ting.
3. Vilka är projektets långsiktiga prioriteringar?
Att känna till kundens långsiktiga behov och mål kanske inte direkt påverkar ditt förhållande till det aktuella projektet, men ju mer du vet om dessa mål, desto bättre rustad är du för att hantera de mer komplexa och mindre konkreta problem som kan uppstå. Om du måste fatta ett snabbt beslut hjälper det att vara medveten om helheten samtidigt som du är så detaljorienterad som möjligt. Om du glömmer att inkludera en grundläggande förståelse för långsiktiga framsteg i ditt projektdokument kan du glömma ett av de mest användbara verktygen för att komma på mer kreativa lösningar i framtiden.
4. Vad är utanför räckvidden?
Även om det kan verka kontraintuitivt är det ofta bra att veta vad som inte förväntas av dig i ett visst projekt. Ju tydligare gränserna är, desto bättre. Håll det enkelt för att undvika att ditt dokument om projektets omfattning fylls med en massa överflödiga, immateriella mål och leveranser. Fråga vad som förväntas av dig och vad som inte förväntas av dig, så att du kan undvika att belasta dig själv med mer arbete än vad kunden behöver eller vill ha, eller som är till nytta för det aktuella projektet.
5. Vilka är projektets framgångskriterier?
Varje projekt har olika mål. Vissa av dessa mål är kortsiktiga och konkreta, medan andra är mer ideologiska och långsiktiga. För att lyckas med det aktuella projektet måste du veta vad framgång innebär i det aktuella sammanhanget.
Framgång är ett extremt flytande begrepp - det kan betyda många olika saker för olika människor, och om kommunikationen inte är helt tydlig kan du riskera att ge din kund ett annat resultat än vad han eller hon hade förväntat sig.
Att beskriva projektets omfattning är ett av de viktigaste stegen i projektplaneringsprocessen, om inte det viktigaste. Om du vill veta mer om projektplanering, kan du utforska Planview AdaptiveWork-bloggen. Och om du är intresserad av att prova en ny programvara för projektledning för företag, erbjuder vi gärna en live demo av vår lösning.
