Medverkande: Jon Terry, Siraj Sirajuddin, Susan Gibson
När organisationer försöker anpassa sig till en helt virtuell arbetsstyrka fick vi frågan av våra kunder: Hur gör jag virtuell eller fjärrstyrd PI-planering nu? Vi vet att våra kunder inte är de enda som ställer sig den här frågan, och det gör de faktiskt inte; vi gör det också. Vi gör PI-planering på Planview, så vi bestämde oss för att ta del av våra erfarenheter tillsammans med Sirajs och Susans expertis på Temenos+Agility och genomförde ett webbseminarium för att diskutera just detta ämne.
Under hela sessionen, som nu finns tillgänglig på on-demand, fick vi ett antal frågor om olika teman. I den här bloggen finns de frågor och svar som vi inte hann svara på och de frågor som vi besvarade mer i detalj. Låt oss gå rakt på sak.
Tema 1: Komma igång och underlätta virtuell eller fjärrstyrd PI-planering
Fråga: Hur rekommenderar du att vi ska komma in i den här typen av planering?
Det absolut bästa du kan göra för att få igång ett frigörelsetåg är att hålla PI-planering ansikte mot ansikte. SAFe® rekommenderar, och vi håller med om det, att planera mötet, samla folk och arbeta bakåt för att ta reda på vilka förberedelser som kan göras innan planeringen påbörjas. Det finns så många fördelar med att skapa all kommunikation med hög bandbredd att du bör tvinga dig själv att göra det, oavsett hur skrämmande det kan vara. Vi kallar detta för Quick-Start ART.
Om du inte kan samla alla team kan det vara lite svårare att lansera en ny ART med alla medarbetare virtuellt. Jag skulle kunna överväga att först planera in en serie ledningsmöten mellan olika team: Scrum Masters, produktägare, tekniska ledare osv. Fokusera dessa samtal på WIP/arbetsbelastning, beroenden och risker. Det är ofta de största frågorna som verkligen är viktiga för alla lag. Låt inte detta bli ett statusmöte. Målet är att lösa problem.
Förhoppningsvis följer dina team redan sina egna Agile-metoder. Genom att hålla dessa ledningsmöten mellan olika team hjälper man folk att se hur många problem som finns mellan olika team. Detta skapar drivkraft och stöd för att synkronisera alla team på en gemensam kadens. Och när tiden är mogen kan du samla ART personligen.
Fråga: Vilka är de utmaningar som du har sett i samband med virtuell PI-planering?
Jag tror att det största problemet med virtuella möten är att underlätta. Människor vet i allmänhet hur och när de ska lägga in sig i en personlig konversation. Och facilitatorer, RTE:s och Scrum Masters när det gäller PI-planering vet hur de ska hålla ett öga på folkmassan, mäta engagemanget och dra in folk om de ser folk som inte talar ut och kanske borde göra det. Det är svårare på nätet. Det betyder inte att det inte går att göra. Det måste bara vara medvetet och proaktivt.
Detta är en av de situationer där frågan "Kan vi dela Scrum Masters mellan olika team?" får ett mycket tydligt svar: För att få hög produktivitet från 5-12 team med 10 personer i varje team krävs mycket lagarbete. Och lagarbete sker i allmänhet inte av sig självt - särskilt inte för nya team och ARTs.
Fråga: Vilka är dina förslag för att hantera och underlätta ett framgångsrikt virtuellt PI-planeringsevenemang?
Vi släppte nyligen en e-bok med titeln "Essential Checklist: Hur man gör virtuell PI-planering?" på temat facilitering, som innehåller en startpunktsagenda. PI-planeringsevenemang på plats omfattar ofta två hela dagar, men tanken på att sitta i stolen i två hela dagar på videokonferens låter inte tilltalande för någon. Så vi delade upp den två dagar långa agendan i fyra halva dagar, fokuserade på ett resultat för varje dag och erbjöd mycket strukturerade grupputbildningar. Den viktiga guiden innehåller också saker att tänka på när du förbereder dig, men också saker att tänka på under och efter planeringen. I en virtuell miljö kan du förbereda dig före PI-planeringen hur mycket du vill, men om du inte gör ett bra jobb med planeringen efter PI-planeringen kommer allt arbete att vara bortkastat.
Det är också värt att hitta en produkt som ger deltagarna möjlighet att visualisera arbetet, precis som de skulle göra på en whiteboard med klisterlappar.
Planview AgilePlace-tavlor är absolut ett utmärkt verktyg för att hantera ett release-tågs arbete under en PI. Vi kan utveckla en bra plan under dessa två dagar, men saker och ting går aldrig riktigt som planerat under de återstående veckorna av PI. En programtavla som gör att du kan se hur funktionerna flödar mellan teamen och som länkar till tavlor på teamenivå för att gräva i frågor är ovärderlig för att upprätthålla anpassningen.
Som visades i webbseminariet tenderar vi att bygga våra ART-planer så att PI-planeringsduken är en del av den övergripande planen. PI-planering sker i backlog-linjerna, varefter korten flyttas till arbetsspåren på styrelsen för att gå igenom ART:s process. Det kan vara så enkelt som To Do, Doing, Done, men det kan också visa vilka objekt som har demonstrerats tillsammans med resten av lösningen, vilka objekt som befinner sig i en implementeringsprocess som ännu inte är automatiserad och (vi rekommenderar) vilka objekt som befinner sig i din process efter implementeringen, dvs. vilka som har beta-drivits, släppts till GA, marknadsförts fullt ut för att få en bred exponering, och om framgångsrika mätvärden har fångats upp och analyserats.
Om du är intresserad av att snabbt upprätta en ART rekommenderar jag starkt att du läser vår Quick-Start ART för att se hur du kopplar ihop alla dina team på ett forum.
Tema 2: Tekniska detaljer om virtuell och personlig PI-planering
Fråga: Kan jag ansluta olika Agile-team till Planview AgilePlace?
Kommer du ihåg Quick-Start ART som jag nämnde tidigare? Det inkluderar att koppla samman den visuella briljansen hos Planview AgilePlace med Jira, Microsofts Azure DevOps, Rally Software (av Broadcom) och CollabNet VersionOne (numera Digital.ai). Vi erbjuder paket i olika storlekar och servicetimmar för att hjälpa dig att komma igång snabbt.
De här integreringarna sätts vanligtvis upp på teamstyrelsenivå, vilket är "under" ART-programstyrelsen som vi tittade på i webbseminariet. Dessa funktioner och stora berättelsekort på programtavlan skulle länkas ner till mer detaljerade berättelsekort på teamtavlor. En del av dessa team kanske använder Planview AgilePlace som sin ursprungliga arbetsmiljö. Men andra gruppstyrelser kan vara en återspegling av det arbete som sker i ett integrerat system. På så sätt kan varje team arbeta med det verktyg som är bäst för dem, men andra team och ledare som kanske inte använder samma tekniska verktyg för teamet kan lätt hålla sig informerade och anpassade.
Integrationen är dubbelriktad och konfigureras via ett lättförståeligt användargränssnitt med lite eller ingen kodning som regel. När arbetet rör sig genom arbetsflöden på teamnivå (i Planview AgilePlace eller de andra ALM-verktyg som nämns ovan) uppdateras programplanen på högre nivå i realtid.
Fråga: Hur kan vi bäst använda Planview AgilePlace under personlig PI-planering?
Planview AgilePlace har en rapport som du kan köra för att skriva ut och klippa ut papperskort för allt arbete på styrelsen. Varje papperskort har alla viktiga uppgifter från det elektroniska systemet och har en QR-kod. Du kan enkelt återskapa din elektroniska tavla på väggarna i rummet för PI Planning. Dessutom kan man skanna korten för att få ytterligare information som inte ryms på ett utskrivbart kort eller för att göra snabba uppdateringar av korten i stället för att anteckna och behöva komma ihåg att göra uppdateringar senare. Planview AgilePlace är optimerat för att fungera naturligt på mobila enheter, så du behöver inte installera en särskild app.
Om du har tillgång till stora pekskärmar kan du helt enkelt ta med dig din kretskort till PI Planning och arbeta därifrån.
Fråga: Du visade WIP-gränser per team för hela PI, men kan du ställa in WIP-gränser för varje iteration?
Ja. Du kan ställa in WIP-gränser för alla körfält eller delkörfält på en Planview AgilePlace-styrelse. Så i det specifika scenario som frågeställaren frågade om kan du fastställa WIP-gränser för varje delsträcka av iterationen och för den totala uppsättningen av stråk som representerar PI. Ett team kanske ligger över gränsen för iteration WIP men inte över gränsen för total WIP, vilket innebär att de förmodligen kan få arbetet gjort om de tänker om i tid.
WIP-gränserna kan baseras på enkel korträkning. Vi rekommenderar detta på lagnivå; det är bättre att dela upp berättelser i mindre delar än att oroa sig för storleken. Men verktyget kommer också att tillåta WIP-gränser baserade på storlek. Vi rekommenderar att du använder storlek för större delar av arbetet, t.ex. epik, funktioner och de stora, ännu inte sönderdelade berättelser som vi använde i webbseminariet. När saker och ting ännu inte är sönderdelade är storleken ett användbart sätt att särskilja arbeten som kan vara mycket olika i skala.
Tema 3: Att knyta ihop de lösa trådarna
Fråga: Vad har du för erfarenhet av PI-planering som inte är baserad på mjukvaruutveckling?
Vi på Planview driver våra marknadsföringsteam på som en ART, inklusive PI Planning. Vi har gjort det i ungefär ett år och har funnit att det är otroligt fördelaktigt för produktiviteten, innovationen och moralen. Det gör det också möjligt för våra marknadsföringsinsatser att helt och hållet anpassa sig till produkt och försäljning för att se till att vi marknadsför det vi har och sedan kan sälja det vi har.
Innan Planview AgilePlace anslöt sig till Planview använde vi en liknande process i flera år. I det fallet ingick våra marknadsförings-, försäljnings-, personal-, ekonomi- och driftsteam i samma ART som våra utvecklingsteam. Vi höll PI-planering var sjätte vecka i alla dessa grupper. Vi började vår process med att alla var fysiskt närvarande och övergick sedan till att be alla att vara fysiskt närvarande två gånger per år, och till att tillåta men inte kräva att de är fysiskt närvarande resten av tiden.
Vad kommer härnäst?
Även om de flesta är överens om att PI-planering på plats är ovärderligt, kan vi helt enkelt inte göra det just nu. Och även om vissa organisationer kanske väljer att låta PI Planning-evenemanget gå i graven, tror vi att värdet fortfarande finns kvar - även om det är virtuellt. Genom goda förberedelser, solid facilitering (både av facilitatorn och med en användarvänlig, visuell produkt) och en komplett planeringskadadans efter PI kan du fortsätta att koppla samman strategi och leverans och ge kunderna värde när de behöver det som mest.
Genom vårt partnerskap med Temenos+Agility får Planview-kunder rabatt på SAFe®-certifieringar. Besök deras utbildningskalender och kontakta din Planview Account Executive för att få en rabattkod.
Som en del av vårt bredare partnerprogram erbjuder vi Planview AgilePlace-licenser utan kostnad för agila coacher och konsulter. Kontakta Jon direkt för mer information ( [email protected] ).
Ett stort tack till Jon Terry och Siraj Sirajuddin, Susan Gibson på Temenos+Agility för deras samarbete kring den här bloggen.
