Vi har alla hört historien om How the Grinch Stole Christmas. Varje organisation har sin egen "Grinch", särskilt en projektportföljhantering (PPM) Grinch. Grinchen är den som alltid är skeptisk till fördelarna med portföljhantering, den som inte kan öppna ögonen bortom de initiala kostnaderna för att se avkastningen på investeringen (ROI) och den som i slutändan hindrar dig från att göra förbättringar i ditt PMO.
Så här stjäl Grinchen från dig:
Projektets framgång
En av de viktigaste uppgifterna för en projektledningsfunktion eller PMO är att leverera projekt på ett framgångsrikt sätt. Framgång är ett brett begrepp och varierar från organisation till organisation - vanligtvis mäts framgång genom att projektet levereras i tid och enligt budget. Enligt Project Management Institute (PMI) är den branschgemensamma andelen lyckade projekt 64 %. Med tanke på de verktyg och processer som finns tillgängliga för PMO:s bör detta betraktas som ett misslyckande. Även om mycket ligger utanför våra händer kan många misslyckade projekt förhindras genom korrekt kommunikation, spårning och beslutsfattande. När det gäller leverans i tid kommer till exempel organisationer som tillämpar portföljhantering i hög grad att se 71% av sina projekt i tid, jämfört med 41% för organisationer med låg eller ingen portföljhantering. Samma sak gäller för projekt som inte överskrider budgeten, där organisationer med portföljhantering med hög mognad rapporterar 74% projekt som inte överskrider budgeten jämfört med 46% (Källa: PMI). Genom att inte implementera portföljhantering i ett PPM-system missar din organisation en möjlighet att få fler projekt i tid och inom budget.
Leverera värde
Delivering value or having the perception of delivering value is one of the biggest challenges for IT PMOs. In fact, according to the State of the CIO, 56% of business executives still view IT as a cost center. This perception is also why 72% claim their PMO continues to be called into question by senior management (Source: ESI International). Your PMO is delivering value, but the inability to demonstrate this value contribution is hurting you. There are many ways PPM can help demonstrate value – prioritization based on business alignment, portfolios for better decision making, detailed resourcing plans, and accurate forecasts or roadmaps. My favorite one is having the ability to determine ROI on strategic projects or initiatives. According to PMI, organizations that consider themselves as “portfolio management leaders” can demonstrate ROI for 30% of their strategic initiatives, as compared to the reported 7% from other organizations. A best-of-breed PPM solution will provide top-down visibility and configurable reporting to demonstrate ROI, regardless of how your organization defines return.
Kommunikation & Rapportering
En annan viktig förväntan från projektledare och PMO är korrekt kommunikation och rapportering av projekt och initiativ. Detta kan omfatta projekthälsa, risker, uppdateringar av tidsplanen eller andra viktiga resultatindikatorer (KPI:er) som organisationen kommit överens om. Över 80% av företagsledarna anser att projektledningsgrupper bör rapportera om projektstatus som ett av sina främsta mål. Det är dock inte fallet - endast 33 % av företagsledarna anser att projektledarna gör statusrapportering på ett bra sätt (källa: Gartner). Varför är detta fallet om de flesta inte skulle hävda att detta är ett fokusområde för rollen? Många organisationer har inte gett projektledningsgrupper rätt verktyg för att kunna göra effektiv och ändamålsenlig rapportering. En PPM-lösning tillhandahåller flera konfigurerbara rapporter och instrumentpaneler som underlättar kommunikationen med alla intressenter - från teammedlemmar till ledningen och affärsverksamheten (LOB).
Företagsagilitet
Besluten kommer att fattas på grundval av aktuell information, men när miljön förändras bör PMO sträva efter organisatorisk smidighet. Det är viktigt att anpassa sig till förändringar eftersom ingenting i dagens affärsvärld är statiskt - prioriteringar ändras, resurser flyttas (eller flyttas) och affärsbehov utvecklas för att förbli konkurrenskraftiga. PMO:er bör ständigt söka efter sätt att öka smidigheten och hålla sig i linje med affärsmålen. Organisationer med portföljhantering har 6x högre strategisk anpassningsförmåga - vilket innebär att de är mer benägna att anpassa sig till affärsmålen än organisationer utan portföljhantering (Källa: PMI). En hög grad av smidighet i affärsverksamheten skapar en krusningseffekt - anpassning säkerställer att man arbetar med prioriterade saker, prioritering säkerställer fokus på värde, leverans av värde resulterar i förändrade uppfattningar och så vidare. PPM-lösningar som stöder både portföljplanering och projektgenomförande gör det möjligt för organisationer att öka sin smidighet och dra nytta av dess fördelar.
När du avslutar året och börjar planera för nästa år, låt inte PPM Grinch stjäla från dig. Utveckla argument och motivering för att investera i PPM-programvara. Här på Innotas har vi sammanställt en ny guide, "Building a Business Case for Project Portfolio Management (PPM)": Enabling Every Level of the Organization" som hjälper dig att kommunicera fördelarna med PPM för varje roll och nivå i din organisation.
Trevlig semester!
