Temperatur, luftfuktighet, lufttryck, vind, nederbörd och molnighet. Tillsammans utgör dessa sex element vädret. Om man inte tar hänsyn till alla sex är väderrapporter och prognoser ofullständiga.
Samma sak gäller för ditt projektledningskontor (PMO). I alla projektdrivna organisationer finns det en uppsättning komponenter. De är alla relativa och dynamiken mellan dem påverkar resultatet av dina initiativ och din portföljs hälsa. Genom att kunna övervaka varje element inom ramen för ditt PMO kan du få en bättre väderprognos.
De sex elementen i ditt PMO:
Temperatur: Din portfölj.
När det gäller vädret är temperaturen det grundläggande måttet som påverkar alla andra element. Detsamma gäller för din portfölj. Mätningen av din portfölj - från kall till varm, kaotisk till organiserad - bestämmer andra elementära beteenden i ditt PMO. Genom att förstå hur din portföljs ekonomi och dina investeringar ser ut kan du bedöma tillgångsallokering och balansera risk mot resultat. Kort sagt, din portfölj gör det möjligt för dig att förutse och förbereda dig för kallfronten eller värmeböljan.
Luftfuktighet: Dina projekt.
Luftfuktighet är ett kvantitativt mått på vattenånga i atmosfären och anger sannolikheten för nederbörd. Antalet projekt i din pipeline, tillhörande omfattning och motsvarande budget ger ett liknande mått. Att veta vilka projekt som är på gång och vilka som planeras visar hur tungt luften är och kan hjälpa dig att planera för en bra eller dålig hårdag.
Atmosfäriskt tryck: Dina resurser.
Det atmosfäriska trycket, som är ett mått på det tryck som utövas av luftens vikt, varierar beroende på var du befinner dig. Samma sak gäller för dina resurser beroende på var du befinner dig i portföljen och projektplanen. Om ditt projekt ligger på en högre nivå finns det färre resurser tillgängliga för att starta nya initiativ; om du befinner dig i Death Valley är du inte bara desperat på jakt efter en oas, utan du har också extra resurser i släptåg för att leta efter vatten.
Vind: Din hastighet.
När det gäller väder är vind den stora rörelsen av luft. I ditt PMO representerar vinden hastigheten i dina projekt, eller deras förändringshastighet i förhållande till en referensram. Du vet bättre än någon annan att omfattning, budget och resurser kan ändras under projektets gång - vilket direkt påverkar hastigheten och slutförandet av projektet. Men med förmågan att mäta och spåra varje element följer också förmågan att förutsäga hur långt vinden kommer att föra ett projekt när det oundvikliga inträffar: förändring.
Grumlighet: Din efterfrågan.
Hur tydlig är din utsikt? Olika typer av moln signalerar olika väderförhållanden och anger nederbördsnivån. En klar himmel är bra, men moln producerar den nederbörd som behövs för att hålla marken frisk. För ditt PMO representerar molnen hälsan i din pipeline för efterfrågan. Vilken typ av moln (projekt) är på gång? Cirrocumulus, Altostratus, Cumulonimbus, för att nämna några. Vad betyder det för PMO? Om du förstår hur varje moln, eller projekttyp och tidslinje, påverkar ditt PMO och förbättrar kvaliteten på din väderprognos.
Nederbörd: Dina resultat och fördelar.
Nederbörd är en kondensationsprodukt som faller under gravitationen. För denna metaforiska övning är nederbörd goda nyheter för ditt PMO. Den anger att rörledningen är tillräckligt mättad för att producera en form av nederbörd som kan mätas. En värmebölja torkar ut marken och skapar vattenbrist, medan rätt nederbördsnivå håller marken frisk och växande. Tänk på de fördelar som ett projekt ger eller på ordspråket "aprilregn ger majblommor". Ett lyckat projekt ska ge mätbara fördelar som kan ses i hela organisationen.
Så, vad är PMO-väder?
Kombinationen av dessa sex element - portfölj, projekt, resurser, hastighet, analys och fördelar - är vad som utgör ditt PMO-väder. Men små förändringar i varje element kan ändra hela prognosen, så hur mäter man dynamiskt varje variabel för att skapa en korrekt väderprognos?
Meteorologer förlitar sig idag på en kombination av instrument och teknik för att analysera vädret. I takt med att tekniken har förbättrats har också noggrannheten i väderprognoserna ökat. Samma sak kan sägas om alla PMO:er. Om din organisation förlitar sig på manuella eller föråldrade instrument för att spåra alla rörliga delar i projektportföljen äventyras noggrannheten. Det är därför många av dagens PMO:er förlitar sig på programvara för projektportföljhantering (PPM) för att hantera projekt- och portföljlivscykeln.
Den största fördelen med en PPM-lösning är den insyn som den ger i alla rörliga delar. Genom att använda realtidsdata för instrumentpaneler och rapportering får PMO:er den information de behöver för att övervaka vädret och göra justeringar vid behov. Med hjälp av dessa analyser och rapporter kan du planera portföljen bättre och uppnå bättre resultat för ditt företag. Så att du alltid vet hur du ska klä dig för vädret.
