Tidsuppföljning eller tidrapportering har stora fördelar för organisationer, men det kan vara svårt att få ditt team med på tåget. Det är uppenbart varför organisationer vill använda tidsuppföljning - ökad synlighet, ansvarighet, optimering av resurser och återföring till avdelningar. Det är dock troligt att dina anställda inte ser det på det sättet. De ser troligen tidsuppföljning som en möjlighet till mikromanagement (Big Brother), kontroll av utfört arbete eller bristande förtroende - inget av detta kan vara sant. Ta ett steg tillbaka och se det med deras ögon. För att få ett bättre mottagande och mindre motstånd kan du uppmuntra dina chefer att fokusera på fördelarna för de anställda, snarare än att bara titta på fördelarna för organisationen. Nedan följer några fördelar för de anställda som kan vara till hjälp när du lanserar ditt initiativ för tidsuppföljning eller tidsredovisning:
Fler resurser
Du kommer aldrig att ha tillräckligt med resurser. Marknaderna är mycket mer konkurrensutsatta än någonsin, vilket tvingar din organisation att göra mer med samma mängd resurser. För PMO:s eller projektledare är en av de mest utmanande aspekterna av deras jobb att argumentera för ytterligare resurser. Genom att spåra tid kan cheferna mäta hur mycket tid som läggs ner på projekt och göra exakta prognoser för framtida behov av resurser - vilket gör det lättare för dem att kvantifiera sina argument för att anställa.
Skifta från ett reaktivt krisläge till ett proaktivt läge
När du vet att du kommer att förknippa ditt arbete med en viss tid kommer du naturligt att fokusera på de saker som är viktiga. Det är lätt att fastna i "brådskande ärenden" eller "brandövningar" som i slutändan inte påverkar resultatet. Vi har alla varit med om det: en begäran kommer in och det kommer bara att "ta några minuter" att utföra, så du gör det och går vidare. Oplanerade uppgifter bidrar dock till att man förlorar perspektivet på den större bilden. Genom att följa tiden fokuserar du inte bara på det "brådskande" utan även på det "brådskande och viktiga", vilket i slutändan ökar din inverkan på organisationen.
Öka trovärdigheten genom bättre prognosprecision
Bara vetskapen om att du kommer att spåra det du har arbetat med och hur länge kommer att leda till en godartad konkurrens. Om du ser hur mycket tid du spenderar på uppgifter i förhållande till andra, kommer gruppmedlemmarna att sträva efter att göra bättre ifrån sig - vilket leder till bättre organisatoriskt genomförande.
Förstå den tid som går åt till annat än projektarbete
Om du vet var du har spenderat din tid har du större chans att vara produktiv. Hur många gånger har du inte frågat dig själv: "Oj, var har tiden tagit vägen? Jag kan inte fatta att vi redan är 3 veckor in i månaden." Genom att tänka igenom och registrera var du spenderar din tid kan du snabbt bli mer medveten om hur mycket tid du lägger på produktiva respektive icke-produktiva uppgifter. Du kan sedan göra justeringar om det behövs.
Försök att använda några av förslagen ovan när du talar med din organisation om tidsuppföljning. De vet redan att organisationen kommer att gynnas, men försök att få tidsuppföljningen att handla om dem, inte om dig.
