Vad är Lab Management?
Om vetenskap är den plats där nyfikenhet, upptäckter och innovation möts för att dricka kaffe, är laboratorieförvaltning processen att se till att dörrarna är öppna, lamporna tända och gräset bryggas. Laboratorier inom den akademiska världen och industrin är beroende av effektiv laboratoriehantering för att underlätta och stödja de banbrytande vetenskapliga prestationer som skapar rubriker och förbättrar våra liv.
Den här bloggen kommer att innehålla de bästa tipsen för att hantera ett framgångsrikt labb baserat på Planviews arbete med ett av de mest avancerade medicinska simuleringslabben i USA. Men låt oss först klargöra vilka ansvarsområden som laboratorieförvaltning innebär.
Att förvalta ett laboratorium liknar att förvalta ett företag, och som i alla företag är resurser lika med intäkter.
Laboratorieförvaltningens roll är att se till att laboratoriets begränsade resurser används fullt ut och att de uppnår sina mål. En laboratoriechef kan bland annat ha hand om evenemang, personal, inventarier, arbetsflöden, utbildning, bidrag och daglig verksamhet - labbrockar och provrör städar inte sig själva.
En bra labbchef måste ha teknisk kunskap, analytisk, organisatorisk och kreativ förmåga att lösa problem och, viktigast av allt, skapa en mer innovativ kultur. Det går inte att ha ett framgångsrikt labb utan en effektiv labbförvaltning.
Fallstudie om laboratorieförvaltning
Som specialist på kirurgisk simulering och simuleringskoordinator för det medicinska simuleringslabbet vid Parkview Mirro Center for Research and Innovation övervakar Cortney Webb labbförvaltningen av denna toppmoderna anläggning. Här finns en av de mest avancerade medicinska simuleringsteknikerna som finns, och kliniskt yrkesverksamma kan hålla evenemang i något av de tre laboratorierna, som alla är utrustade med högupplevd medicinsk utrustning. Laboratorierna, utrustningen och laboratoriepersonalen är alla resurser som Webb måste fördela strategiskt för att lyckas med laboratorieförvaltningen.
Utan någon standardiserad process för att hantera inkommande förfrågningar om evenemang fick labbet ta till e-post, samtal och samtal i korridoren som sedan vidarebefordrades till labpersonal via e-post, sms eller pappersanteckningar. Laboratoriepersonalen var då tvungen att öppna varje kalenderhändelse en och en för att identifiera vilka resurser som var tillgängliga, vilket ofta ledde till mänskliga fel, t.ex. dubbelbokningar och ombokningar.
För att skapa en smidigare process med färre fel hjälpte Planview labbet att bygga ett system för att begära evenemang som odlade samarbete och effektiv labbförvaltning.
Proffsiga tips för laboratoriehantering
Project Management
Att sammanföra de olika delarna av komplexa projekt kommer att falla helt och hållet på laboratorieföreståndarens axlar. Vad gör en labbchef framgångsrik? Det är hur de tar sig an problem och skapar lösningar.
Att hålla sig organiserad
Organisation inom laboratorieförvaltningen innebär mer än att ha ett rent skrivbord. Du kan inte låta resurser falla mellan stolarna. För att uppnå harmoni i labbet och uppnå målen måste alla resurser - personal, utrustning och fysiskt utrymme - vara korrekt redovisade och ordnade.
Kommunicera med teamet (personligen och digitalt)
Genom att regelbundet höra av sig till personalen kan man hålla fokus och diskutera frågor innan de blir till problem. I en studie av framgångsrika laboratorier från McKinsey & Company konstaterades att talanghantering starkt korrelerade med hög prestanda. Inget labb bör försumma sin personal.
Ledning
Ledarskap är en påverkansprocess som maximerar andras ansträngningar för att uppnå klart definierade mål. När ledarna i laboratorieförvaltningen åtar sig att bygga upp en inkluderande kultur inspirerar de laboratoriemedlemmarna till produktivitet.
Att omsätta strategin i praktiken
För att implementera de tips för laboratoriehantering som nämns ovan valde Webb att omstrukturera och automatisera sitt system för begäran om evenemang i Planview PPM Pro. Anpassade rapporter och instrumentpaneler gjorde det möjligt för ledningen att införa en förenklad strategi för att organisera och schemalägga resurser.
Labbet utformade mallar som var skräddarsydda för var och en av deras tre kliniska miljöer, baserat på den specifika kapaciteten på den aktuella platsen. När en begäran om evenemang kommer in kan laboratoriepersonalen nu snabbt se vilka rum som har reserverats, vilken personal som behövs och vilken utrustning som har begärts för ett evenemang upp till 60 dagar framåt i tiden.
"Vi har många resurser att hålla reda på och vi måste veta var allt och alla befinner sig när som helst", säger Webb.
De måste också fakturera för dessa resurser, så varje resurs tilldelas ett dollarbelopp i PPM Pro, vilket gör att ledningen kan veta exakt hur mycket de ska ta betalt för ett evenemang baserat på den faktiska användningen per halvtimme och omedelbart generera en faktura.
Genomförande i laboratoriet
När laboratorieförvaltningen har schemalagt en händelseförfrågan tilldelar de personalen uppgifter i Planview Projectplace-, ett verktyg för projekthantering som integreras sömlöst med PPM Pro. Digitala Kanban-tavlor i Projectplace håller personalen på rätt spår med checklistor över aktiviteter som ska utföras från 30 dagar fram till evenemanget och efter evenemanget. Till exempel vet simuleringsspecialisten att han/hon sju dagar innan projektet inleds måste ha slutfört saker som t.ex. testning av scenarioprogrammering och verifiering av utrustningsinventering.
Varje fredag håller labbet ett veckovis prognosmöte där de går igenom alla kommande händelser för att se till att alla är uppdaterade om sina uppgifter. Varje medarbetare kan utföra en uppgift åt någon annan, så att alla öppna kort kan diskuteras och bearbetas i teamet.
Detta standardiserade arbetsflöde skapar enhetlighet, främjar en samarbetsmiljö och stimulerar öppen kommunikation mellan ledning och personal. Det är lätt för alla intressenter att se exakt var ett projekt befinner sig vid varje given tidpunkt, vad som är på väg att bli färdigt och vad som har slutförts med framgång.
Att hitta rätt lösning
Det är inte lätt att leda ett laboratorium. Alla laboratorier är olika, och hur du hanterar ditt laboratorium beror på många faktorer. Du kan läsa mer om hur vi hjälpte Parkview Health att införa ett smidigare arbetsflöde med högre effektivitet.
![En global plan för hantering av samarbetsarbete [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
