Innotas genomför varje år en undersökning bland projektledare, PMO:er, CIO:er och IT-chefer för att få en uppfattning om trender inom projekt- och portföljhantering. Under årens lopp verkar flera trender hålla i sig, samtidigt som nya insikter alltid tycks komma i förgrunden, oavsett om det alltid finns något intressant att dela med sig av, debattera och reflektera över.
Här är mina favoritresultat från undersökningen 2016:
Över 70 % av organisationerna rapporterar att de inte har tillräckligt med resurser för att möta inkommande projektbehov.
This is one of those findings that I do not find surprising, in fact, I am surprised that this number is not 100%. I have never come across any organization that has resources sitting on the sidelines, just waiting to be utilized. There is always more work to be done than available resources to carry out the work. The question always is, “Are my resources working on the right things?” They are always busy and you are always resource-constrained, but how effective are your resources? What is particularly interesting is that this number was 60% in 2015’s survey. I believe this is indicative of where the macro-markets are heading. There is concern over the upcoming election, public markets are volatile, unicorns are falling, and venture capital investments are starting to pull back as compared to years before. All of this uncertainty, in my opinion, is causing organizations to re-think their hiring strategy and create urgency to get more done. In addition to most reporting not having enough resources, 46% also reported that resourcing is their #1 challenge – even more challenging than prioritization, alignment, or benefits realization. Bottom line is that no one has more resources than they need and proper resource optimization will become more important over the next 12-18 months.
75% har ett formaliserat PMO
Projektledningskontor (PMO) blir allt populärare. Det verkar som om organisationens intressenter i allt högre grad har insett värdet av ett PMO under årens lopp. I 2014 visade våra undersökningsresultat att endast 61% rapporterade att de hade ett formellt PMO - i år ökade den siffran till 75%. De flesta organisationer håller med om att deras PMO är avgörande för att planera och genomföra viktiga projekt och initiativ. Som sådana har de vanligtvis till uppgift att driva effektivitet och styrning av projektledningsstandarder. Det är logiskt att vi skulle förvänta oss att PMO-användningen ökar i mer konkurrensutsatta tider. Denna trend kan också vara direkt relaterad till populariteten av agila och lean metoder; man kan dra slutsatsen att den fortsatta ökningen av PMO-användning är ett försök att öka standardiseringen av projektleveransprocessen.
PMO:s primära mål och projektets framgångsmått är inte anpassade till varandra.
Organisationer verkar ha utvecklats bort från att fokusera sina PMO:er på att sänka kostnaderna, eftersom 50% rapporterade att deras PMO:s primära mål är "projektleveranser i tid och inom budget". Vi har blivit konditionerade att leverera under alla omständigheter, så det är naturligt att fokusera på projektets slutförande framför projektresultat (affärseffekter). På frågan om hur projektets framgång mäts svarade nästan 2/3 av de svarande att de mätte projektets framgång med "mätning av tids- och/eller budgetföljsamhet" - detta är i linje med det primära målet för de flesta PMO:er - men det viktigaste måttet på projektets framgång rapporterades vara "att uppfylla intressenternas förväntningar" med 68% (Obs: flera svar var tillåtna). Alternativt var "att uppnå affärsresultat" också bland de tre främsta i 2016 som ett mått på projektets framgång, med en svarsfrekvens på 61 % - vilket innebär att resultaten är lika viktiga och mäts lika ofta som resultaten.
Det finns en tydlig skillnad mellan hur de flesta PMO:er mäts (leverans i tid och inom budget) och hur projektets framgång mäts (uppfyllande av intressenternas förväntningar). Detta kan vara en viktig faktor för den rapporterade andelen misslyckade projekt på 55 %. Det är viktigt att ha anpassade mätvärden för att se till att ditt PMO har en positiv uppfattning och att den rapporterade avvikelsen visar att det finns en möjlighet till förbättring.
Slutsats
En del av svaren i undersökningen är inte alarmerande; det är samma saker som vi har hört eller kämpat med i årtionden. Det som är oacceptabelt för mig är dock att vi, som yrkesverksamma inom projektledning, tillåter att status quo fortsätter. Idag har vi så många verktyg och kunskaper till vårt förfogande - samarbetsprogram, projektportföljhantering (PPM), prediktiv analys och fantastiska visualiseringsverktyg - att vi bör utmana våra organisationer och intressenter att bli bättre. Marknaderna kommer bara att bli mer konkurrensutsatta och organisationer måste investera i rätt verktyg och processer för att förbättra effektiviteten i sina IT- och PMO-organisationer.
Oavsett vad du tycker om vissa av mina åsikter är det första steget att veta var din organisation står. Du kan ladda ner hela rapporten här och få mer nyckelstatistik som hjälper dig att bedöma om du behöver göra några förändringar eller inte.
