I dagens teknikintensiva värld strävar många företag efter att höja sig över konkurrenterna och få resultat av sina ansträngningar och idéer så snabbt som möjligt. Det är okej att vilja ha omedelbar tillfredsställelse - våra kunder verkar förvänta sig det - men som vi alla vet tar det tid att skapa något bra. Men om du sparar tid på otroligt värdefulla projekt kan det ge stora vinster. Så hur kan du göra det till en vana? Några idéer och principer från "agil" lovar att hjälpa dig att nå dit.
What is Agile?
För att utforska tillämpningen av "agil" på portföljhantering måste vi börja med "vad är agil?" och varför det är effektivt för att skapa värde. Jag kommer att generalisera några av de begrepp som du förmodligen redan känner till från agila utvecklingsmetoder och sedan koppla dem till portföljhantering.
Agilitet är inte lika med scrum eller kanban. Scrum och kanban (och andra) är metoder för att tillämpa agila principer. Agila principer kan tillämpas på andra sätt och i andra syften.
I huvudsak innebär agilitet helt enkelt att du kontinuerligt levererar värde - oavsett om det gäller en produkt, ett projekt eller, vanligast, mjukvaruutveckling. Du kan tillämpa agila principer med Scrum, men agilitet i sig är inte Scrum. I det här inlägget kommer vi att titta på agilitet som används inom portföljhantering.
Oavsett om det är "agilt" i sig är det till allas fördel - både för vår organisation och för oss - att leverera värde kontinuerligt och helst snabbare. Genom att använda en agil strategi kan vi uppnå detta.
Det låter bra, men hur fungerar det? I sin enklaste form (och detta är de grundläggande principerna för agilitet) går processen så här:
- Du gör en lista över de saker du vill göra. Inom ett projekt är det användarberättelser eller episka berättelser. I en portfölj är det själva projekten och initiativen.
- Du räknar ut affärsnyttan av varje enskild produkt. Du kan använda ditt eget mått för detta, som våra kunder gör med "scoring"-funktionen i Innotas, eller så kan du använda NPV eller ROI.
- Du kan göra lite arbete för att dela upp riktigt stora saker i mindre, mer hanterbara saker - som också är lättare att uppskatta och leverera.
- Du rangordnar dina objekt efter affärsvärde
- Sedan börjar du arbeta nedåt på listan och avslutar alltid det du arbetar med innan du börjar med nästa sak. På så sätt arbetar du alltid med det viktigaste, eller de få viktigaste (mest värdefulla) sakerna, och levererar dem innan du börjar arbeta med något mindre viktigt.
- Sedan går du igenom den här slingan igen, med början vid steg 1: kontrollera din lista, gör eventuella tillägg som har tillkommit på grund av förändringar i affärsmiljön eller på grund av nya idéer, se till att affärsnyttan är korrekt, och ändra ordning på listan efter värde om det behövs. Börja sedan arbeta med det viktigaste och gör det tills det är klart. Upprepa sedan.
Fördelar med Agile
Till skillnad från sin äldre kusin "waterfall" är agilitet till sin natur utformad för att snabbt anpassa sig till förändringar. I en snabbt föränderlig miljö kan detta vara skillnaden mellan framgång och misslyckande; oavsett hur väl projektet genomfördes, om förändringar i miljön gör det till fel projekt bör du inte arbeta med det längre. Detta är ganska viktigt om du försöker minimera riskerna och leverera mer kvalitativa projekt. Missförstå mig inte, vattenfallsplanering har sin plats för projekt som inte innebär någon större risk och vars steg är välkända - som att bygga ett hus i ett bostadsområde, men inte för att bygga nya affärsmjukvarutillämpningar.
Det är ganska lätt att se hur denna "agila slinga" kan tillämpas på ett enskilt utvecklingsprojekt. Men hur tillämpar vi samma tillvägagångssätt på projektportföljen - alla de projekt som du ska leverera under nästa kvartal, år eller fem år?
Det är mycket likt:
- Du räknar ut affärsvärdet av din lista över kandidatprojekt.
- Om projekten är mycket stora kan du dela upp dem i olika delar.
- Du ordnar listan efter affärsnytta
- Du börjar arbeta med de viktigaste först.
- Granska ofta framstegen och ändra rangordning av projekten vid behov.
- Upprepa från steg 1
Naturligtvis kan du ha flera team som arbetar med flera projekt samtidigt. Men tanken bakom agilitet är att de ska arbeta med de projekt som ger (eller bevarar) mest affärsnytta. Och de kommer att lämna de projekt som är mindre anpassade till affärsnyttan till senare (eller aldrig). Detta är agil portföljhantering. Och det är annorlunda - även om det är besläktat - med agil projektledning.
Det bästa av båda världarna
Agil portföljhantering sker inte över en natt, så du måste införliva det där det behövs. Om din organisation redan hanterar projekt med hjälp av agila metoder är nästa steg ofta att föra in uppgiftsdata från det agila verktyget till ett annat verktyg - som Innotas - som gör det möjligt att samla information på ledningsnivå för alla dina projekt så att du kan se och spåra statusen för din portfölj som helhet. Om din organisation också ansvarar för vattenfallprojekt kan du hantera dem i samma system och fatta beslut som baseras på portföljen som helhet.
För att sammanfatta det hela
Det viktigaste att komma ihåg när det gäller agilitet är målet att kontinuerligt och ofta leverera affärsnytta, att fokusera på affärsnytta som nyckelmått och att omfamna förändringar på ett sådant sätt att du kontinuerligt levererar mer värde med tiden. Agilitet är ett tillvägagångssätt, inte en metodik i sig (även om metoder kan vara till hjälp). Dessutom kan alla använda agilitet - det handlar bara om att prioritera leverans av affärsvärde framför effektivitet och att arbeta för att leverera det värdet så snabbt som möjligt. Det spelar ingen roll vilken metod du använder så länge den överensstämmer med dessa principer.
Slutligen är målet - och det du kommer att uppnå - att leverera mer värde snabbare, samtidigt som du är lyhörd för förändringar. Verktyg och processer kan underlätta övergången till detta tillvägagångssätt.
