Hittills har vi ägnat mycket tid åt att titta på hur en välplanerad Kanban-design kan stärka IT-verksamheten och göra det lättare för teammedlemmarna att slutföra uppgifter inom överenskomna tidsramar. Kanban har visat sig vara ett ovärderligt verktyg för teambaserad projektledning och ger cheferna mer kontroll över resurser och kapacitet i sina team.
Men hur hanterar Kanban större projekt som kräver deltagande från flera team och avdelningschefer? I det här inlägget kommer vi att titta på hur du kan skala din Kanban-design bortom ditt IT-driftsteam så att du kan samarbeta med alla i din företagsorganisation.
Det bästa av allt är att det inte är så svårt som du tror att införa en Kanban-design för hela organisationen. Med lite planering och förberedelser kan du faktiskt skapa en skalbar Kanban-tavla som optimerar produktiviteten på alla avdelningar.
VARFÖR KANBAN FUNGERAR FÖR STORA PROJEKT
Det finns ett antal fördelar med att skapa en Kanban-tavla på programnivå för din organisation, till exempel:
- Ge intressenter, chefer och teammedlemmar en helhetsbild av hur deras delprojekt passar in i målen och affärsmålen.
- Öka samarbetet över avdelningsgränserna genom att uppmuntra grupperna att dela information och arbeta tillsammans för att nå ett gemensamt mål.
- Förhindra att det uppstår silos mellan avdelningar genom att visa grupperna hur deras arbete är nödvändigt för att stärka grupperna i andra avdelningar.
En Kanban-tavla på programnivå är utmärkt för att stärka relationerna mellan avdelningar och hjälper även teamet att tänka mer på hur deras handlingar gynnar företaget som helhet. Som ett resultat av detta drivs grupperna inte enbart av sina egna mål, utan snarare av hela organisationens mål.
OPTIMERA DIN KANBAN-TAVLA PÅ PROGRAMNIVÅ
Nu när vi har tagit upp fördelarna med en Kanban-tavla på programnivå finns det en viktig punkt som måste lösas för att dina projekt ska gå smidigt: Din Kanban-design.
När du arbetar med stora projekt som omfattar hela företaget är det viktigt att hålla din Kanban-tavla organiserad hela tiden. Den goda nyheten är att Kanban gör det enkelt att organisera arbetsflödet mellan avdelningar så att olika typer av arbete integreras sömlöst i tavlan på ett smidigt och lättförståeligt sätt. Ett sätt att uppnå detta är att färgkoda Kanban-korten utifrån deras arbetstyp.
Du kan till exempel skapa en Kanban-design som tilldelar:
- Ljusgröna kort för alla uppgifter i samband med A3-processen.
- Mörkgrönt kort för arbete som är utformat för att generera intäkter, t.ex. uppgraderade funktioner och andra initiativ som drivs av försäljnings- och marknadsavdelningar.
- Orangea kort för arbete som syftar till att skydda intäkterna för att upprätthålla stabilitet och tillförlitlighet.
- Röda kort för alla större tvärfunktionella initiativ.
Genom att skapa ett organiserat, färgkodat arbetsflöde blir det lättare för dig att spåra resurser, uppgifter och kapacitet på olika avdelningar inom organisationen. Detta minskar sannolikheten för att uppgifter försvinner i arbetsflödet (förutsatt att du använder WIP-gränser för att minimera pågående arbeten), vilket gör det lättare att prioritera och delegera uppgifter till flera team samtidigt. Naturligtvis kan du behöva ändra din Kanban-design så att den fungerar bäst med din organisations unika mål och begränsningar.
KANBAN FRÄMJAR KONTINUERLIG PRODUKTIVITET
Kanbans skönhet ligger i dess förmåga att rymma olika typer av arbete i en lättanvänd projektplan. Den här graden av flexibilitet gör det lätt för organisationer att skapa stora initiativ över avdelningsgränserna, så att alla avdelningar kan kombinera sina färdigheter och sin expertis på ett sätt som driver företaget framåt.
Dessutom ger Kanban ytterligare insyn i arbetsflödet, även när man arbetar med stora projekt på programnivå. Detta gör det lättare för chefer att se vilka uppdrag som fastnar eller orsakar flaskhalsar och hur dessa uppdrag påverkar andra pågående uppgifter i arbetsflödet. Detta gör inte bara att cheferna omedelbart blir uppmärksammade på problem som håller på att uppstå, utan styrelser på programnivå ger också en övergripande inblick i dessa hinder, vilket är värdefullt för att komma fram till innovativa och effektiva lösningar.
Den andra stora fördelen med att införa en Kanban-tavla för hela organisationen är att Kanban hjälper till att förhindra att silos mellan avdelningar bildas. Detta beror på att Kanban, även på programnivå, upprätthåller en öppen kommunikationskanal mellan alla berörda avdelningar. Kombinera detta med det extra lager av öppenhet som Kanban innebär och du har ett recept för samarbete där team slutar sträva efter att uppnå avdelningsmål och börjar arbeta tillsammans för att gynna organisationen som helhet.
HUR DU FÅR DIN KANBAN-DESIGN ATT LYCKAS
Det finns ingen dold hemlighet för att skapa en Kanban-tavla på programnivå som fungerar. Allt du behöver är god projektledning och organisationsförmåga samt en öppen dörrpolitik som främjar kommunikation mellan olika avdelningar. Med dessa element på plats är du på god väg att skapa en Kanban-design som fungerar för alla i din organisation, vilket är det första steget mot att se till att alla team är på samma sida.
Om du vill veta mer om hur du kan skala din Kanban-tavla för IT-drift och mer än så kan du ladda ner vår e-bok, "Using Kanban for IT Operations",, som går närmare in på hur IT-driftsteam kan balansera efterfrågan och kapacitet med hjälp av Kanban.
