En av Kanban-metodens viktigaste metoder är att göra processpolicys explicita. Detta hjälper teammedlemmar och intressenter att förstå vad som förväntas, vilket minskar förvirring och möjliggör en mer konsekvent process. Innan mekanismen i en process är tydliggjord kan det vara svårt att föra en meningsfull diskussion om hur den kan förbättras.
Utan en gemensam förståelse för hur arbetet ska utföras tenderar diskussioner om problem att bli känslomässiga, anekdotiska och subjektiva. Om du gör din policy tydlig underlättar du en mer rationell, empirisk och objektiv diskussion om frågor och hur teamet kan bli effektivare.
Hur man gör processpolicyer explicita i Planview AgilePlace
Planview AgilePlace erbjuder ett antal sätt att hjälpa dig att fånga, bevara och dela med dig av teamets policybeslut, direkt på din kanban-tavla:
- Ge en beskrivning av styrelsen för att kommunicera syftet med ditt arbete.
- Utforma styrelsens layout så att den återspeglar beslutsfattandet och arbetsflödespolicyerna.
- Definiera tydliga riktlinjer för körfält för att fastställa när arbetet är redo att flyttas.
- Skapa legendkort för att förmedla ytterligare information och instruktioner.
- Ange WIP-gränser för att begränsa mängden arbete som flödar genom systemet.
- Upprätta policyer för tjänsteklass i enlighet med affärsrisker och konsekvenser.
- Skapa mallar för styrelser för konsekventa, upprepbara processer.
- Använd fördefinierade uppgiftskort för att säkerställa ett konsekvent genomförande.
Med hjälp av dessa tekniker ger Planview AgilePlace teammedlemmarna möjlighet att bestämma det mest effektiva sättet att hålla arbetet igång i systemet.
1. Styrelsebeskrivning
Meddela tydligt syftet med ditt arbete till andra medlemmar i din organisation genom att inkludera en styrelsebeskrivning (tillgänglig i menyn Styrelse Settings ). Detta ger kontextuell information som hjälper andra att förstå hur styrelsen används. Lär dig hur du uppdaterar dina styrningsinställningar i Planview AgilePlace.
2. Layout av styrelsen
Det sätt på vilket du utformar din styrelse hjälper teammedlemmar och intressenter att visualisera hur planeringsbeslut fattas och hur arbetet utförs. Ändra layouten för din backlog så att den återspeglar din beslutsprocess för planering av kommande arbete. Du kan till exempel ha utsedda körfält för att visa varifrån arbetsförfrågningar kommer. Eller så kanske du vill visualisera ett ramverk för beslutsfattande, t.ex. en PDCA-analys (Plan-Do-Check-Act) eller en SWOT-analys (Strengths-Weaknesses-Opportunities-Threats).
När arbetet läggs upp på tavlan är det viktigt att stegen återspeglar teamets process på ett korrekt sätt. Planview AgilePlaces flexibla boardeditor låter dig visuellt modellera alla processer, oavsett hur komplexa de är. Använd vertikala banor för att visualisera varje steg i flödet och horisontella simplanes för att representera parallella processer på samma tavla.
3. Fältpolicyer
Processpolicyer används för att förklara när ett arbetsmoment är redo att flyttas till nästa körfält eller underkörfält på tavlan. De hjälper teamet att besvara viktiga frågor, t.ex. hur arbetskön fylls på och när ett kort kan flyttas till nästa körfält.
För att hantera policyer för körfält i Planview AgilePlace går du till Board Layout Editor och klickar på ikonen Inställningar i rubriken för det körfält som du vill lägga till.
4. Legend-kort
Att lägga till legendkort på tavlan är ett annat sätt att explicit kommunicera information eller instruktioner till teamet. I det här exemplet använder IT-tjänsteteamet ett kort för att förklara hur nya förfrågningar ska skickas in.
5. Begränsningar för WIP
Genom att ställa in gränser för pågående arbete (WIP) i Planview AgilePlace kan ditt team fastställa riktlinjer för hur mycket arbete som kan tillämpas på specifika steg i processen (dvs. på banor) eller på individer (dvs. på användare). Visuella indikatorer visar när gränser har uppnåtts eller överskridits för att hjälpa teamet att identifiera flaskhalsar och begränsa mängden arbete som flödar genom systemet. Lär dig hur du ställer in WIP-gränser i Planview AgilePlace.
6. Klass av tjänst
Service Class of Service (CoS) används i kanbansystem för att definiera en uppsättning servicenivåer baserat på hur verksamheten påverkas. Vanliga exempel är expedite, datumberoende, reglering och standard.
Policyer för prioritet och flödeshastighet upprättas för varje CoS för att hjälpa organisationer att hantera den risk som är förknippad med kostnaden för fördröjning. Planview AgilePlace gör den CoS som är kopplad till varje arbetsmoment tydligt synlig med hjälp av färger eller ikoner på varje kanban-kort. Du kan också göra den policy som är kopplad till varje CoS-kategori synlig. Om du vill veta hur du hanterar CoS-policyer i Planview AgilePlace, klicka här.
7. Mallar för styrelser
Genom att använda styrelsemallar för fördefinierade affärsprocesser säkerställer du att arbetet utförs på ett mer enhetligt sätt i flera team i organisationen. Planview AgilePlace tillhandahåller ett omfattande bibliotek med mallar för att implementera ett brett utbud av affärs- och IT-processer, inklusive Scaled Agile Framework (SAFe). Du kan enkelt ändra dessa mallar eller spara din befintliga taveldesign som en anpassad mall. Klicka här för att läsa mer.
8. Fördefinierade uppgiftskartor
För upprepningsbara arbetsuppgifter kan du med Planview AgilePlace skapa fördefinierade uppgiftskort för att se till att arbetet utförs korrekt varje gång. Identifiera de uppgifter som måste slutföras och lägg till dem på uppgiftslistan i det överordnade kortet. Duplicera vid behov. Lär dig hur du konfigurerar och använder arbetsbord.
Möjliggöra ständiga förbättringar med hjälp av policyer
Att upprätta teamdrivna policyer är en viktig faktor för att möjliggöra evolutionära förändringar i samarbete. I takt med att teamet utvecklas och växer kan - och bör - policyer kontinuerligt ses över och förbättras för att återspegla den aktuella situationen. Planview AgilePlace gör det enkelt att kommunicera dessa policybeslut till teammedlemmar och intressenter direkt på Kanban-tavlan.
