Permanenta möten har ett dåligt rykte - även om de startas i syfte att hålla ett visst ämne, mål eller initiativ i fokus, utvecklas de ofta till störande tidsspill som hindrar teamet från att göra verkligt arbete. Vi har alla återkommande möten i våra kalendrar som ger upphov till skratt bakom skärmen. Men när de är korrekt ledda och organiserade kring ett gemensamt mål kan stående möten vara ett effektivt sätt att hålla teamet fokuserat och synkroniserat. Den här bloggen fokuserar på flera idéer för stand-up-möten som du kan prova med ditt team för att uppnå denna effektiva synergi. Men först vill jag fråga vad ett "stand-up"-möte egentligen är.
Ett stand-up-möte - en typ av stående möte - är ett kort, dagligt möte som används för att hålla teamet i linje med varandra under hela arbetsveckan. Ett stand-up-möte kallas också daily stand-ups, daily huddles, eller i vissa agila kretsar daily scrum, och syftet med ett stand-up-möte är att klargöra mål och prioriteringar, diskutera potentiella hinder och faktiskt tala som ett team om det arbete som utförs.
För team som använder Kanban-tavlor för att hantera sitt arbete är dagliga möten ett utmärkt sätt att förstärka de mest användbara metoderna i Kanban, t.ex. begränsa WIP och uppmuntra ett pull-system i hela teamet. Dagliga stand-ups kan ge teamet energi så att arbetet går framåt, och hur de kan hjälpa teamet att förutse och förebygga potentiella hinder innan de blir till större problem.
Å andra sidan kan dåligt genomförda, oorganiserade eller på annat sätt ineffektiva stand-ups ha en negativ effekt på teamets moral. Även om det finns många olika sätt att genomföra en stand-up finns det några bästa metoder som alla team bör följa. Här är några av de bästa idéerna för standup-möten som du kan prova med ditt team.
1. Ställ dig upp. Bokstavligen
De dagliga mötena ska kännas mer som en samling under en timeout i en fotbollsmatch än som ett styrelsemöte. Det är en tid för att ta kontakt, analysera den aktuella situationen och göra en snabb plan för att hålla saker och ting i rörelse. Det finns en påtaglig skillnad i energi när människor måste släpa sig in i ett mötesrum, lägga ner sina saker, ta fram sina datorer, fylla på kaffet osv. än när de samlas runt en skärm för ett snabbt samtal. När alla är inne och har satt sig har du förmodligen redan slösat bort 5-10 minuter av vad som egentligen inte borde vara längre än ett 15 till 20 minuter långt möte.
Genom att helt enkelt uppmuntra dina standups att hålla medan du står kan du spara tid på hela mötet samtidigt som du uppmuntrar alla att hålla fokus. Det är mycket mindre troligt att ditt team sitter fastklistrat vid sina datorskärmar om de vet att de bara kommer att vara där för en snabb konversation. Det här rådet gäller främst för grupper som sitter i samma lokaler - det mest effektiva sättet att inrätta en stor skärm i ett centralt område där alla kan samlas.
Distribuerade team har ingen fysisk plats, men kan ändå se till att deltagarna står upp under stand-ups och att de sätter på videon. Det kan tyckas dumt, men det är ett litet sätt att ge teamet en känsla av enhet som ofta saknas i distribuerade team.
2. Välj en (realistisk) tid och håll dig till den
När du genomför dina stand-up-möten beror till stor del på hur ditt team är sammansatt och fördelat. Om ditt team är utspritt över hela världen kommer din stand-up att se annorlunda ut än om teamet är samlokaliserat. De mest framgångsrika stand-up-mötena är dock de som är konsekventa när det gäller tid och plats. Så när du bestämmer dig för att planera dina första standups, se till att det sker vid en tidpunkt då alla kan träffas.
For co-located teams, you’ll often hear advice to make stand-ups first thing in the morning—but do so with caution for a few reasons. First, depending on your office culture, some people might have different definitions of ”first thing in the morning” than others. Setting an 8am standup meeting alienates those who have determined a later start to work best for them. It also leaves little flexibility for those who inherently have more variability in their schedule.
I slutändan vill du att ditt team ska vill att ska delta i stand-up-möten. Arbeta för att hitta en tid som passar alla bäst.
Globalt spridda team måste använda lite mer kreativitet för att hitta tider för möten som fungerar bra för alla. Detta kan kräva lite mer flexibilitet, men det är värt det för att få alla i ett rum samtidigt. Dessa distribuerade team kan överväga att göra standups 2-3 gånger per vecka istället för dagligen för att göra mötena mindre besvärliga.
3. Ha en fastställd dagordning
En av de största nackdelarna med ständiga möten är att de tenderar att smyga sig på oss - vi planerar att gå in i varje möte med en bestämd dagordning, men på något sätt går vi in i dessa så viktiga, vi måste ha dem varje vecka utan att ha en klar uppfattning om vad vi ska diskutera.
Effektiva stand-up-möten har en dagordning som är förutbestämd av en uppsättning frågor som teamet har bestämt att de är värda att diskutera dagligen. Frågorna bör vara tillräckligt fokuserade för att hjälpa teamet att snabbt identifiera problem och hinder för flödet.
Här är ett exempel på frågor som du kan använda som utgångspunkt för teamets standup. Anpassa dessa frågor efter behov för att tillgodose teamets behov:
- Vilket arbete (hur många kort) pågår för närvarande?
- Vad ska vi avsluta i dag? Behöver någon extra hjälp med att få något gjort?
- Är något blockerat för närvarande? Om ja, vad kan göras för att avlägsna blockeringen av detta arbete?
- Finns det något dolt arbete som görs som vi behöver visualisera?
- Planerar vi att påbörja något nytt arbete i dag?
- Om ja - finns det något som vi kan hjälpa till med att avsluta först innan vi tar fram nytt arbete?
- Om nej - vad är viktigast för oss att göra härnäst?
Dessa frågor hjälper till att hålla igång teamet och ser till att varje stand-up-möte engagerar teamet på ett produktivt sätt.
4. Fokusera på flödet, inte på status
Du kanske har lagt märke till att ingen av frågorna ovan var: "Var står vi i detta?" Dagliga stand-ups är inte statusmöten - de är inte en tid för att bara säga: "Här har jag kommit fram till hur långt jag har kommit med detta", eftersom det inte är information som är användbar/relevant för de flesta i teamet. Syftet med stand-ups är att diskutera hur arbetet kan fortsätta.
5. Håll det kort, eller ta det offline
För att återgå till jämförelsen med vårt möte - de dagliga mötena är avsedda att vara snabba, energirika samtal, inte långa djupdykningar i specifika problem.
Jag rekommenderar att du har en bestämd tidsgräns för stand-up-övningar - oavsett om den är 10, 15 eller 20 minuter - av två anledningar. Den första är att det hjälper till att hålla samtalen fokuserade, vilket gör att teamet är engagerat. Det andra är att det hjälper till att hålla "känslan" av stand-up-mötet annorlunda än andra möten. Om ditt stand-up-möte ständigt övergår i andra möten är det förmodligen inte faciliterat på ett sätt som gör att det känns produktivt och viktigt för teamet. Återigen vill du att ditt team ska tycka om stand-ups. Om de inte tycker om dem deltar de inte, och om de inte deltar kan du lika gärna ställa in mötena helt och hållet.
Håll alla engagerade genom att hålla mötena korta och fokuserade. Vad får stand-ups att bli långa? Djupa samtal som bara berör en eller två gruppmedlemmar. Undvik dessa djupdykningar under stand-up - det är helt enkelt inte rätt tid eller plats för att diskutera problem. Det är platsen för att identifiera dem, diskutera vilka som behöver involveras ytterligare och sedan gå vidare till nästa fråga.
6. Tala för dig själv
Ett annat sätt att få hela teamet engagerat är att använda skolmetoden som går runt i rummet. I stället för att låta en person läsa igenom alla kort på tavlan kan du välja en facilitator som ställer frågorna ovan och sedan låter varje person tala om sina egna kort på tavlan.
7. Rotera facilitatorer
När det gäller vem som ska underlätta mötena är det delade ansvaret ett annat sätt att förstärka idén att -teamet äger sin styrelse och allt arbete på den. turas om att facilitera, rotera varje vecka eller varje dag, men se till att ni har ett snabbt sätt att avgöra vem som är på tur. Genom att rotera mellan facilitatorerna kan du göra det till ett gemensamt ansvar att diskutera arbetet - och hålla standups produktiva - i stället för att lägga allt på en person.
8. Håll en förbättringspåminnelse
Under stand-ups är det normalt att grupperna upptäcker möjligheter att förbättra processer eller metoder som ligger utanför räckvidden för ett visst kort. Det är faktiskt en av de bästa delarna av effektiva standups - att få teamet att engagera sig på den nivån. Ha en fil på tavlan där du registrerar dina idéer. När du påbörjar en planeringsprocess bör du arbeta med dessa förbättringsprojekt parallellt med det vanliga projektarbetet.
Testa det!
Vill du börja genomföra stand-up-möten (eller förbättra befintliga möten) med ditt team? Prova tipsen i det här inlägget och kolla in de här andra resurserna för att se till att dina möten är effektiva.
Hur man genomför effektiva Standups och Retrospectives
Daglig Kanban-konferens: Är ditt team redo för nästa utveckling?
