Det kan vara svårt att hantera flera projekt. Som chef är det ditt jobb att se till att tidsfrister hålls, att resurser förvaltas och att budgetar alltid följs. Men när du hanterar flera projekt och koordinerar med dussintals team som är utspridda över hela kartan kan det kännas nästintill omöjligt att hålla koll på dina olika arbetsflöden.
På vissa sätt är det nämligen så. Den praktiska projektledningsmetoden är inte alltid lämplig för chefer som ansvarar för flera projekt, och därför skapades project portfolio management (PPM).
Projektportföljhantering tittar på alla projekt i en organisations portfölj och fastställer vilka av dessa projekt som bäst överensstämmer med företagets mål och målsättningar. Projekt som för företaget vidare mot ett önskat resultat tas sedan upp, medan irrelevanta och alltför riskfyllda projekt avbryts eller förkastas helt och hållet.
Med andra ord tittar PPM på vilka projekt du bör genomföra för att uppnå dina specifika mål. När allt kommer omkring är det troligare att en sund projektportfölj uppnår dina mål och maximerar din avkastning på investeringen.
I teorin minskar denna förvaltningsteknik friktionen genom att integrera alla aktiva projekt i en enda portfölj, vilket innebär att man i praktiken tar bort grupperna från avdelningarnas silos och låter dem arbeta tillsammans, under ett tak, för att nå ett gemensamt mål. För att PPM ska fungera effektivt måste det dock finnas fullständig öppenhet i projekten. Allt från utförda uppgifter till tilldelade resurser bör dokumenteras och utvärderas när du hanterar en projektportfölj, så att du och dina intressenter alltid vet hur projektet ser ut, vilken budget det har och vilka resurser som har tilldelats.
Oavsett vilken ledarstil du föredrar kan det vara både skrämmande och tidskrävande att övervaka flera projekt. Och om du tappar kontrollen över hur arbetsflödet fortskrider har du svårt att upprätthålla transparens och säkerställa att projektet lyckas. Därför bör du alltid besvara de sex frågorna nedan när du bygger upp din projektportfölj. På så sätt kan du effektivt mäta hur välfungerande och framgångsrik din PPM är.
1. Vilka mål arbetar du för närvarande mot?
Målet med PPM är att få team att arbeta för att uppnå gemensamma mål som gynnar din organisation. Det är därför viktigt att du har dessa mål klart definierade innan du börjar starta projekt. När du har specifika mål som du vill uppnå kan du få en bättre uppfattning om vilka projekt som kan hjälpa dig att nå dessa mål och vilka som kan bli en tids- och pengabrist.
2. Vad arbetar era team med?
Hela syftet med PPM är att spåra flera projekt som ingår i en enda portfölj. Om du inte har en uppfattning om vilka projekt och uppgifter som dina team arbetar med är det omöjligt att få en korrekt bild av hur långt de har kommit och hur de beräknade resultaten av varje pågående projekt ser ut. Genom att spåra teamets initiativ och framsteg kan du dessutom få en bättre uppfattning om hur du kan fördela resurserna mer effektivt, så att alla medlemmar får den hjälp de behöver för att nå era olika mål.
3. Hur använder du dina resurser?
En av de främsta fördelarna med PPM är att det ger organisationer möjlighet att minimera kostnaderna och samtidigt förbättra avkastningen på investeringarna. Men för att uppnå det resultatet måste dina resurser utnyttjas effektivt. Hur ser du till att resurserna används effektivt när du övervakar flera projekt?
Det bästa sättet att garantera att resurserna används på rätt sätt är att endast arbeta med projekt som främjar dina mål. På så sätt används dina resurser endast för att slutföra uppgifter som driver företaget framåt, i stället för att slösas bort på onödiga projekt som inte stöder dina strategiska mål.
4. Hur kan du förutse och kontrollera risker?
En del av effektiv projektledning är att kunna hantera risker som kan påverka projektets resultat. Fördelen med PPM är att det kräver att du använder en datadriven metod för att hantera projekt, vilket innebär att du redan i beslutsfattandet innan ett projekt påbörjas bör ha dokumenterat risker och problem samt fungerande lösningar. Om inte är det viktigt att alla inblandade parter tittar på potentiella risker innan de börjar arbeta, eftersom PPM inte innebär samma praktiska mikromanagement som traditionell projektledning.
Du kanske till och med vill överväga att ta in externa konsulter för att hjälpa till att brainstorma risker och lösningar, om det behövs.
5. Kan du fastställa en exakt, datadriven budget?
När det gäller PPM är datadriven mer än bara ett populärt modeord - det är en absolut nödvändighet. Eftersom hanteringen av en hel projektportfölj kräver ett mer generellt tillvägagångssätt måste cheferna förlita sig på mätvärden för att kunna fatta beslut om:
- Vilka projekt ska påbörjas?
- Hur man uppskattar risker, lönsam avkastning och nödvändiga resurser?
- Upprättande av en exakt budget
Utan exakta uppgifter som återspeglar dina resultat i tidigare och pågående portföljer har du ingen fullständig uppfattning om vad som krävs för att dina projekt ska bli framgångsrika. Och ingenstans är detta så sant som i din budget.
Att samla in och analysera data för en hel projektportfölj låter förstås som en utmanande och till och med överväldigande process för en person. Som tur är kan PPM-programvara göra det arbetet åt dig - bland annat hjälpa dig att ta fram en korrekt budget och fördelning av resurser som ska föra dina projekt från en milstolpe till nästa. Eller i vissa fall till och med stödja projekt från början till slut.
6. Kan du absorbera några förändringar?
Projekt existerar inte i ett vakuum. Plötsliga förändringar i det sociala, politiska eller ekonomiska landskapet i ett eller flera länder kan ha stor inverkan på resultatet och omfattningen av din projektportfölj. Till och med något så till synes obetydligt som förändringar i tekniken kan ha en enorm effekt på resultatet av ditt projekt.
Med andra ord är inget projekt utan osäkerhet.
Att förbereda sig för oväntade förändringar börjar redan i planeringsfasen och bör övervägas noggrant när man bedömer ett projekts eller hela portföljens hälsa och resultat. Minska motgångar som orsakas av förändringar genom att brainstorma potentiella förändringar under planeringsfaserna av portföljförvaltningen. Med hjälp av några reservplaner är det troligare att du kan klara av dramatiska förändringar och skydda din projektportfölj.
Optimera din PPM-process
När portföljerna är optimerade gör de det möjligt för team och projektledare att arbeta mot gemensamma mål som bidrar till ett större värde för organisationen. Dessutom kan en framgångsrik PPM hjälpa er att skörda större fördelar som kollektiv än vad ni skulle göra genom att hantera en rad enskilda projekt.
Med hjälp av ett omfattande verktyg för projektportföljhantering har det aldrig varit lättare att övervaka projektportföljer . Dessa portföljverktyg syftar till att förenkla PPM-processen genom att automatisera beräkningar och sammanställa viktiga data, från att utveckla strategiska planer till att fördela resurserna effektivt mellan projekten, så att du kan komma fram till en rad åtgärdsstrategier som för dig närmare dina mål och målsättningar.
![Programvara för projektledning: Kaotiska sätt att arbeta [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2017/08/Chaotic-Ways-of-Working-2.jpg)
