För den oinvigde kan Kanban låta mer som en aptitretare du beställer på en sushirestaurang än som en metod för projektledning. Kanban är kanske inte ätbart, men det är en japansk exportvara. Det skapades av en japansk ingenjör på Toyota på 1940-talet som ett sätt att organisera arbetet och åtgärda ineffektivitet i företagets tillverkningssystem.
Kanban väckte först intresset hos företagsledare i början av 2000-talet, då det främst användes för att optimera arbetsflöden för mjukvaruutveckling. Idag används Kanban inom alla discipliner av kunskapsarbete för att hjälpa grupper att visualisera, hantera och optimera sitt arbete.
Vetenskapen bekräftar Kanbans fördelar: Hjärnan bearbetar visuell information 60,000 gånger snabbare än ord. Genom att utnyttja den visuella informationens inneboende kraft sätter Kanban fart på kommunikationen och förståelsen.
6 Benefits of Kanban for Project Management
Här är sex sätt på vilka Kanban kan gynna projektledningen i ditt team:
#1 Mångsidighet
Den centrala idén bakom Kanban är att kommunicera med hjälp av visuella signaler, och fördelarna med detta är stora inom alla branscher och yrkeskategorier. Eftersom Kanban är universellt tillämpbart kan det implementeras av alla team i företaget, från teknik till marknadsföring och administration. Dess mångsidighet gör det enkelt för teammedlemmar och projekt att flytta sömlöst mellan olika funktioner - till exempel att flytta ett innehållsprojekt från redigering till grafisk design, eller en ny programvarufunktion från integration till testning.
#2 Kontinuerlig förbättring
En av Kanbans vägledande principer är att alla ska fokusera på ständiga förbättringar. Kanbans visuella system för projektledning gör det lättare att granska processer och göra förbättringar som minskar slöseri, effektiviserar arbetsflödet och minskar omkostnaderna.
#3 Reaktionsförmåga
Inom bilindustrin, där Kanban började, skapades den för att bättre matcha lager och efterfrågan genom att endast sätta igång processer när lagret var mycket lågt - en metod som kallas "just-in-time-leverans". I projektledningstillämpningar är reaktionsförmåga fortfarande en av Kanbans viktigaste fördelar. Kanban gör det möjligt att reagera smidigare på verksamhetens behov.
#4 Ökad produktion
Kanban uppmuntrar grupper att begränsa hur mycket arbete som pågår vid varje tidpunkt, ett koncept som kallas att begränsa "WIP" (work-in-process). Att begränsa WIP uppmuntrar teamet att arbeta tillsammans för att föra arbetet över mållinjen och eliminera distraktionen från multitasking så mycket som möjligt. Det förbättrade samarbetet och det intensiva fokuset gör att team som tillämpar Kanban kan få mer gjort snabbare.
#5 Stärkta team
Hela teamet äger Kanban-systemet och delar ansvaret för att arbetet ska gå i mål. Kanban gör det möjligt för team att fatta smidigare beslut som för projekt framåt med innovation och effektivitet.
#6 En mer perfekt produkt
Kanbans fokus på ständiga förbättringar och smidig respons på problem innebär ofta att projekt som fullföljs till slut har färre fel och kräver mindre omarbete. Det ger kvalitetskontrollen tillbaka till projektledningsprocessen och ger mer exakta resultat.
Läs mer
Om du funderar på att köpa en Kanban-baserad lösning bör du först göra din research. Läs recensioner av projektledningsprogram, jämför produkter utifrån funktioner och budget och kör en demo av de program som du valt ut. Den bästa lösningen för ditt team är den som kan anpassas till era vanliga arbetsflöden och som erbjuder de funktioner ni behöver i en plattform som är lätt att implementera.
