Oavsett om du är en kock som använder ett recept för att laga en ny förrätt, ett barn som använder instruktioner för att bygga en ny legosats eller en utvecklare som använder ett kodexempel för att lära dig ett nytt språk, kan guider rädda ditt förstånd och hjälpa dig att lära dig snabbare. Samma sak gäller för att skapa en ny Kanban-tavla eller för att ändra en befintlig tavla.
Det kan vara till stor hjälp att se hur andra lag strukturerar sina styrelser. Det är faktiskt därför vi inkluderar mallar för tavlor i vår applikation och har kurerade tavelgallerier som 10 Kanban Board Examples for IT Operations & Development. Alltför ofta ser vi dock att grupper fastnar i "mallfällan". Det händer när du försöker tvinga ditt team att följa en mall i stället för att skapa en Kanban-tavla som återspeglar ditt faktiska arbetsflöde.
Genom tusentals interaktioner med kunder har vi lärt oss att de mest framgångsrika teamen bygger sina tavlor för att kartlägga sin egen process, och sedan ändrar de kontinuerligt sina tavlor för att korrekt återspegla sin unika process när den utvecklas.
Undvik mallfällan
Oavsett om du skapar en helt ny Kanban-tavla eller är redo att göra ändringar i en befintlig tavla, kommer du ofta att använda tavelmallarna som vägledning. Det är frestande att betrakta sådana mallar som "bästa praxis" - snabba lösningar som gör dig automatiskt framgångsrik. Men "bästa praxis" är en slutfras som antyder att det inte finns något mer att lära sig.
När det gäller dessa exempel är det lätt att tänka: "Det fungerade för dessa organisationer, så varför skulle det inte fungera för vår organisation?". Men om din organisation inte är en kopia av de organisationer som har lyckats på ett visst sätt kommer du förmodligen inte att få samma resultat. Det är bättre att betrakta listor, exempel, mallar och liknande som "god praxis" som du kan undersöka, ta del av och tillämpa vid behov.
När kan du använda en mall för Kanban-tavlan "som den är"?
Det kan vara lämpligt att använda en mall för Kanban-tavlan i följande situationer:
- För nya team utan befintligt arbetsflöde: I det här fallet kan mallar vara ett bra sätt att lära sig av andras erfarenheter och börja med några steg på vägen mot lärande.
- För att spara tid när du bygger upp ditt arbetsflöde i ett nytt forum eller verktyg: I det här fallet tar du den mall som är mest lik din process och ändrar den så att den efterliknar din befintliga process.
- För att få idéer om hur du kan förändra din styrelse: Se steg 3 nedan.
Men om du inte tillhör någon av de tre kategorierna ovan kan du sannolikt dra nytta av att hoppa över mallen och börja med att kartlägga din egen unika process. De fem stegen nedan hjälper dig att lära dig hur du anpassar din styrelse för att nå framgång.
5 steg för att anpassa din Kanban-tavla
Ditt arbetsflöde kommer att förändras i takt med att affärsbehoven kräver det. Eftersom Kanban-tavlan är en återspegling av ditt arbetsflöde vill du att den också ska förändras. Det finns ingen perfekt utformning av Kanban-tavlan. Nyckeln är att inse att din styrelse är ett pågående arbete som du kontinuerligt kommer att uppdatera när du identifierar och löser problem. Här är några rekommenderade steg för att göra just det:
1. Kartlägg din nuvarande process
Det är väl värt att investera tid för att titta på det webbseminarium som vår VD Chris Hefley höll förra året om kartläggning av din Kanban-process. Det här webbseminariet tar dig längre än att förstå ditt arbetsflöde och hjälper dig att identifiera olika inkommande källor till efterfrågan, diskutera köer, identifiera äganderätten till arbetet i hela processen och mycket mer. Ofta misslyckas team med att identifiera dolt arbete eftersom det inte är uppenbart eller märkt som sådant. Webbseminariet kan hjälpa dig att fylla den luckan. Om du inte har tid för hela webbseminariet kan du ta några minuter för att läsa igenom bildspelet .
En viktig punkt från webbseminariet som jag vill upprepa är: "Motstå suget att omarbeta eller förbättra processen [när man börjar med ett nytt verktyg som Planview AgilePlace]. Börja bara med det du gör nu." På samma sätt föreslår Kanban-metoden att du, efter att ha visualiserat din nuvarande process, förbinder dig att inleda en kontinuerlig ström av små, evolutionära förbättringar. Varför?
- Det är lättare för människor att hantera en rad mindre förändringar än en stor förändring på en gång. Många stora förändringar överges innan de lyckas.
- Det är svårt att mäta om en förändring är framgångsrik eller misslyckad om man inte har information att jämföra den med. Om du börjar med förändringar direkt har du inget sätt att mäta om de är lyckade eller misslyckade.
- Att utbilda människor i hur man identifierar och åtgärdar problem är en nyckelkompetens som kan hålla ditt företag flytande på lång sikt.
- När du har visualiserat din befintliga process är du redo att observera och samla in data.
2. Bestäm ett problem att angripa
Kanban-tavlan kan visualisera mer än bara korten på tavlan och hur arbetet flödar genom systemet. När du gör din Kanban-tavla verkligt representativ för din process och börjar begränsa arbetsflödet börjar du snabbt se när arbetet inte rör sig genom systemet så bra som du önskar. Om arbetet till exempel börjar samlas i ett steg (eller körfält) vet du att du måste titta närmare på vad som kan orsaka en flaskhals.
När du börjar känna igen problematiska mönster på din tavla kan du bestämma vilka som skulle vara mest användbara att förbättra.
- Välj ett problem som det är relativt lätt att påverka på ett positivt sätt. Att få en snabb vinst tidigt är ett bra sätt att få folk att känna förtroende för din förmåga att driva en framgångsrik förändring.
- Välj bara ett problem. Om du gör för många ändringar på en gång är det svårt att ta reda på vad som verkligen orsakade vilket resultat. Du måste veta vad du ska upprepa eller undvika för att nå framgång i framtiden.
När du väl har bestämt vilket problem du ska angripa ska du titta på ditt nuvarande tillstånd jämfört med ditt önskade tillstånd och identifiera den klyfta som måste överbryggas.
3. Utforma en förändring och skapa en hypotes
I det föregående steget identifierade du klyftan mellan ditt nuvarande och önskade tillstånd. Nu vill ni fundera på hur ni kan börja överbrygga denna klyfta. Här är några saker att tänka på:
- Ett problem kan ha mer än en orsak, så en förändring är inte alltid en patentlösning. Angripa en orsak per experiment.
- Utforma små ändringar för att hålla kostnaderna nere, upprätthålla höga säkerhetsnivåer och skapa snabb feedback.
- Identifiera hur mycket närmare du tror att förändringen kommer att föra dig till ditt måltillstånd.
Ju större och mer komplicerat experimentet är, desto högre är kostnaden. Ju högre kostnaden är, desto mer måste du göra rätt från början. Vi vet alla att ingen fattar perfekta beslut hela tiden, men storskaliga, spontana reaktioner utan hypoteser kan orsaka mer smärta än de löser problem.
Eftersom du inte kan förutsäga framtiden, kan du i stället utforma mindre, billiga experiment. Om din hypotes är felaktig är skadan liten. Med andra ord, om du ska misslyckas, misslyckas du snabbt och billigt. När du och ditt team antar detta tankesätt och visar förmågan att ta små och billiga kalkylerade satsningar kommer organisationens förtroende för din förmåga att leda en framgångsrik förändring snabbt att öka.
4. Gör förändringen, observera och granska uppgifterna.
Nästa steg är att genomföra den faktiska ändringen. Var omtänksam när du gör ändringar i din Kanban-tavla och ditt arbetsflöde, eftersom de direkt påverkar teamets dagliga arbete. Undvik att skapa en massa overheadkostnader och se till att du kommunicerar ofta och tydligt om vad som händer så att folk inte blir förvirrade och frustrerade.
Efter att ha genomfört förändringen, observera dess effekt. Många team misslyckas med att mäta effekterna av de förändringar de gör. Det spelar ingen roll om måttet är kvantitativt eller kvalitativt, men du förlorar möjligheten att förändringen ska påverka framtida beslut om du inte stänger kretsen och analyserar effekten mot din hypotes.
5. Upprepa, upprepa, upprepa
Gör evolutionära, inte stegvisa, ändringar i din Kanban-tavla. Om du är bekant med Agile-konceptet borde detta vara begripligt. Ha ett mål som du vill uppnå, men planera inte varje steg i förväg. Lär dig istället av varje steg för att planera nästa. Med vissa intervaller kan du granska framstegen på den större vägen och se hur nära du är det avsedda målet.
Sammanfattning
Lösningar är till hjälp, men förmågan att förstå och lösa problem är oumbärlig. Att ge någon en lösning kan ge en betydande, men kortsiktig fördel. Att lära någon att lösa problem på egen hand ger dock ett exponentiellt värde. Genom att hjälpa din organisation att bli duktig på att lösa de problem som de står inför ger du dem färdigheter för att generera exponentiella vinster långt utöver förmågan att fortsätta anpassa sina Kanban-tavlor.
