Din organisation håller på att förändras. Kanske är du en del av ett nytt projektledningskontor (PMO). Eller kanske är du en erfaren PMO-ledare som vill förbättra dina färdigheter. Du är modig och redo att gå i spetsen för de utmaningar som väntar när det gäller att utveckla processer och styrning. Men de har gett dig en smörkniv för den ordspråksmässiga "striden" för att döda den eldsprutande draken.
Som PMO-ledare är du ansvarig för att centralisera projekt till en enda portfölj, etablera styrning och processer och prioritera projekt utifrån strategiska mål - men du har inte de verktyg som krävs för att genomföra processen effektivt. Och det är ännu mer komplicerat... Du leder egentligen inte de personer som utför arbetet - du leder bara processerna för att uppnå effektivitet och upprepbarhet för att få de resultat som organisationen behöver.
Vad gör du?
Det här är en samling tips som hjälper dig att förbättra dina kunskaper, minska riskerna och ta itu med utmaningarna för att främja ditt nybildade PMO.
Fem egenskaper att odla
- Var proaktiv - Se något som är fel och leta efter sätt att åtgärda det. Ta initiativ till att centralisera information, standardisera processer och prioritera arbetet. Få all projekt- och planinformation på ett och samma ställe. Behovet av att centralisera information i ett skalbart format kommer i framtiden att bidra till att skapa förutsättningar för ett bättre tekniskt verktyg.
- Var målinriktad - Sätt upp realistiska, kortsiktiga mål för att komma framåt i mognad. Fokusera dina ansträngningar på att flytta din organisation från nivå ett (kaos med makt) till nivå två (organiserad och konsekvent). Skapa en plan för att nå dit. När planen väl är fastställd kan du använda en projektledningslösning för att se till att projekt och processer standardiseras, prioriteras och anpassas till den övergripande affärsstrategin.
- Kommunicera ofta - Var inte reaktiv i din kommunikation om projekt. Håll alla informerade genom att ge intressenterna insyn, så att de kan fatta beslut vid förändringar och hålla sig uppdaterade om projektets status. Kom dock ihåg att ständigt vädja till organisationen och ledningens rapporterings- och kommunikationsbehov för att se till att personalen fokuserar på rätt projekt.
- Var data smart - Din framgång beror nu på att dina intressenter uppskattar den information du tillhandahåller. Upprätta din stridsplan och skapa mätvärden och KPI:er som kommer att driva ditt PMO på vägen mot att leverera organisationens strategiska mål. Överväg vilka funktioner som ditt verktyg för projekthantering kan stödja och fastställ vilka mätvärden som är viktiga och som ger rätt bild av hälsa, risk och status för verksamheten. Exempel på KPI:er är korrekt resursutnyttjande, riskhantering, budgetuppföljning och ekonomi.
- Föredra med gott exempel - Du leder projekt som involverar din mest värdefulla resurs - människor. Lagmedlemmarnas acceptans är avgörande för framgång. Ledningens godkännande är vanligtvis en självklarhet. Men det kan vara svårt att få medhåll från dem som faktiskt "utför" arbetet (som inte alltid ser värdet av standardisering). Hjälp dem att förstå varför deras arbete är viktigt för projektet, gör det lättare att hantera och utföra de uppgifter som de måste göra och fira deras bidrag.
Om du vill veta mer om hur project portfolio management kan hjälpa dig att bli en framgångsrik PMO-ledare kan du kolla in workshopserien om hur du kan aktivera ditt PMO i hög hastighet.
