De nyblivna distansarbetarna är inte de enda som måste göra en betydande anpassning när de byter ut (helt eller delvis) ett företagskontor mot ett hemmakontor. Ledarna måste också ändra sina tillvägagångssätt, åtgärder och attityder.
För att skapa sammanhållning i stället för kaos lyfter vi nedan fram fem bästa metoder för att hantera distansarbetare:
1. Individualisera upplevelsen av distansarbete.
Vissa distansarbetare är energiska och glada över att få arbeta ensamma, särskilt om de utför uppgifter som kräver långa perioder av intensiv koncentration. Vissa distansarbetare tycker att det är isolerande, andra tycker att det är dränerande och många (åtminstone under de första veckorna och månaderna) kämpar med att skapa en gräns mellan hem- och kontorslivet.
För att lindra denna vanliga och kostsamma brist på distansarbete bör ledarna försöka förstå varje distansarbetares preferenser och inom rimliga gränser försöka anpassa arbetsupplevelsen. Till exempel:
- Anpassa frekvensen av check-ins (vissa människor föredrar fler kontaktpunkter och andra mindre).
- Ge distansarbetarna möjlighet att kontrollera sitt dagliga arbetsschema (fokusera mer på resultat än på aktiviteter).
- Ge coachning (detta är något som ofta förbises när det gäller distansarbetare).
Även när vissa anpassningar inte kan göras (åtminstone inte för tillfället) är distansarbetarna ofta tacksamma för möjligheten att bli lyssnade på och behandlade med respekt, och denna känsla bidrar i hög grad till att skapa ett positivt förhållande till ledningen och organisationsledningen i allmänhet.
Enligt Gallup: "Att acceptera en distansarbetares metod och resonemang hjälper cheferna att coacha individen för företagets räkning och främja de företagsfördelar som kännetecknar arbete utanför arbetsplatsen. Individualisering hjälper distansarbetare att känna sig omhändertagna som en person, vilket är en grundläggande del av engagemanget."
2. Utrusta distansarbetarna med verktyg för att lyckas.
En undersökning av Gartner har visat att 74 procent av ekonomicheferna planerar att flytta minst fem procent av de anställda som tidigare var på plats till permanent distansanställningar när COVID-19-krisen är över. För att se till att denna massöverflyttning från kontoret till hemmakontoret blir smidig och framgångsrik bör ledarna se till att deras distansarbetare har alla följande viktiga verktyg:
- Snabbt internet för att stödja dagliga arbetsaktiviteter, t.ex. videokonferenser, streaming, tillgång till molnbaserade tjänster osv.
- Ett virtuellt privat nätverk (VPN) för att kryptera trafik från en fjärrarbetares slutpunkt (t.ex. dator, bärbar dator, surfplatta eller smartphone) till internet. Eftersom hackare inte har nyckeln kan de inte snoka och stjäla data.
- Programvara för säkerhetskopiering och återställning av data, vilket inte bara är nödvändigt för produktiviteten (att behöva skriva om en rapport eller ett förslag på 50 sidor på grund av en skadad hårddisk är plågsamt), utan också viktigt för säkerheten.
- Programvara och utbildning för säkerhet vid slutpunkter, så att fjärranställda inte blir den svagaste länken i försvarskedjan för cybersäkerhet.
- Molnbaserad programvara för samarbetshantering (CWM), t.ex. Planview AdaptiveWork Go, som integrerar anpassningsförmåga, samarbete och effektivitet i en centraliserad plattform som används av alla anställda - både på distans och på kontoret.
- En produktiv och bekväm arbetsmiljö, som kan omfatta laptopstativ, ergonomiska stolar och andra typer av utrustning och tillbehör som främjar produktiviteten och förebygger långvariga skador. Vissa organisationer som Google ger till och med sina distansarbetare $1,000 för att inrätta sitt hemkontor.
3. Främja förtroende.
Den kanske mest utmanande anpassningen som ledare måste göra har att göra med kontroll. På företag kan ledarna se att deras team arbetar effektivt och produktivt. I en virtuell miljö måste ledarna dock införa och utveckla en stödstruktur som främjar förtroendet. Mikromanagement är inte bara frustrerande för distansarbetarna på ett personligt plan, utan det hämmar snarare än ökar produktiviteten. Det hindrar också ledarna från att se helheten.
Enligt forskning från Gallup är några av de sätt på vilka ledare kan skapa förtroende hos distansarbetare följande:
- Tillhandahålla allt nödvändigt material, all nödvändig utrustning och information.
- Kontinuerligt dela med sig av feedback om talanger, prestationer och möjligheter till lärande och utveckling. Fokusera inte bara på det negativa.
- Följ upp de löften som du har gett under anställningsprocessen.
- Hjälp distansarbetarna att bidra på ett sätt som är meningsfullt för dem, och ge dem erkännande för det.
Som Gartner varnade för: "[Ledare] kan vara oroliga och till och med frustrerade över att förlora den ständiga insyn som de en gång hade i sina anställda, men de ska inte reagera genom att göra mikromanagement. Det kommer bara att leda till att de redan stressade medarbetarna blir oengagerade och trötta ut."
4. Skapa förväntningar.
Fjärranställda vill och behöver veta vad som förväntas av dem, och ledare som inte ger denna information (eller inte ger den tydligt) kommer alltid att kämpa med problem med prestation, produktivitet och moral. Med detta sagt bör reglerna för engagemang vara rimliga, realistiska, rättvisa och tillämpas konsekvent i hela teamet - inklusive ledarna.
Enligt råd från Inc.: "Gör dig själv och ditt team redo för framgång genom att tydligt ange både uppgifterna och skälen till dem, och hjälp ditt team att förstå exakt hur du kommer att mäta framgången. Det innebär att du måste definiera omfattning, tidsfrister och resultat för varje uppgift eller projekt som ditt team arbetar med. Annars ska du inte bli förvånad om du om några veckor undrar vad alla gjorde."
5. Överkommunicera eller underkommunicera.
En viktig förändring från kontorsarbete till distansarbete är att överdriven kommunikation på kontoret vanligtvis är problematisk, men att den är mycket fördelaktig, om inte till och med nödvändig, på distansarbete. Detta betyder naturligtvis inte att ledarna ska ägna sig åt en oavbruten kampanj av e-post, sms, videokonferenser och telefonsamtal. Det betyder snarare att de bör inse att kommunikation i ett distansarbetssammanhang inte bara är instruerande (tala om för folk vad de ska göra) eller åtgärdande (åtgärda problem).
Det är också en central del av teamets sammanhållning och övergripande engagemang, vilket naturligtvis innebär att lyssna på teamet och ta hänsyn till deras feedback, åsikter och uppfattningar. Med andra ord bör överdriven kommunikation inte vara ett symptom på misstro; den bör vara ett uttryck för en äkta önskan om att främja engagemang på individ- och gruppnivå.
Enligt Entrepreneur: "Det är bättre att överkommunicera än att underkommunicera för att se till att teamet fungerar smidigt. Företagen kan överväga att hålla dagliga eller veckovisa möten för att lösa eventuella problem så att det distribuerade teamet känner sig tryggt att använda de utsedda kommunikationskanalerna."
Slutsats
Ledare som på ett effektivt sätt anpassar, justerar och utvecklar sina rutiner för att hantera distansarbetare - vilket är en process som tar tid och innebär experiment och optimering - kommer att finna sig själva i spetsen för högpresterande, sammansvetsade team som är mycket större än summan av sina individuella delar. Som McKinsey & Company konstaterar: "Distansarbete var på frammarsch före krisen, men pandemin har visat att distansarbete är här för att stanna."
