.jpg)
Projektledare har ett stort arbete framför sig. När så många projekt pågår samtidigt kan det vara svårt att fokusera på det som är viktigt och samordna de olika resurser som behövs för att varje projekt ska gå smidigt framåt. När de saknar insyn i varje projekt är det vanligt att chefer prioriterar projekt som inte ger något värde för företaget, helt enkelt för att de inte har något enkelt sätt att veta vilka som är viktigast för företagets resultat.
Projektportföljhantering (PPM) kan vara avgörande för en organisation. Med rätt strategi för PPM kan företag få ökad effektivitet, bättre prioritering, bättre resultat, högre lönsamhet och återvunnen kontroll över sina portföljer.
Ett felaktigt tillvägagångssätt kan dock vara katastrofalt. Projekten kan överskrida budgeten, fel beslut kan fattas, de anställda kan bli irriterade och resultaten kan bli suboptimala.
För att ge projektledarna den insyn och de realtidsdata de behöver för att maximera lönsamheten och se till att saker och ting håller tidsplanen har PPM-lösningar dykt upp under de senaste åren.
Dessa verktyg ger robusta projekthanteringsfunktioner - inklusive portföljhantering, projektintag, resurshantering och genomförande. Sammantaget hjälper dessa funktioner organisationer att öka avkastningen och minska kostnaderna samtidigt som de får bättre insyn i verksamheten.
Utmaningarna med projektportföljförvaltning för företag
Det är vanligt att en projektledare har tre, fem eller till och med tio projekt på gång samtidigt. Vissa av dessa projekt kräver samma resurser - oavsett om det handlar om personal, teknik eller tillgångar. Vissa av dem är kritiska för uppdraget, medan andra görs av goodwill, och ytterligare andra görs bara för att ingen vet hur slösaktiga de faktiskt är.
Om du saknar insikt i denna kakofoni av information kan det leda till allvarliga problem för hela din portfölj, inklusive dessa fyra:
1. Felaktigt hanterade tidslinjer
Utan tillräcklig insyn i dina projekt är det omöjligt för projektledare att veta om de har kapacitet, om de har rätt resurstilldelning eller om de har rätt milstolpar planerade för att hålla tidsfristerna.
En kritisk anställd kan till exempel ha fyra projekt på sitt bord som alla ska vara klara samtidigt. Även om de bästa PM:arna kan hantera flera projekt samtidigt finns det bara så många timmar på en dag.
I bästa fall kommer ditt team bara att få jobbet gjort - men inte till sin fulla potential. I värsta fall kan flaskhalsar leda till försenade starttider eller tidsfrister som inte hålls.
2. Projekt som överskrider budgeten
När du inte har en djup insikt i din projektportfölj är det svårt att hålla reda på vart pengarna går. Alltför ofta överskrider projekten budgeten. Beroende på hur mycket och hur ofta detta sker kan det ha en enormt negativ inverkan på resultatet, vilket bland annat leder till minskad lönsamhet, färre resurser och missnöjda aktieägare och investerare.
Risken med dålig PPM är en lägre avkastning på investeringen än beräknat. Att kunna se budgetrestriktioner och risker från ett enskilt projekt och resursnivå för projektledare och ett fågelperspektiv för ledningen är svårt, men det behöver inte vara det.
3. Överarbetade och stressade anställda
Med projektspecifika uppgifter utspridda överallt tvingas arbetstagarna hoppa från plattform till plattform och prata med varje person som är involverad i varje enskilt projekt bara för att hålla koll på hur saker och ting fortskrider. För att se till att tidsfristerna hålls och att målen uppnås måste dessa uppgifter övervakas.
Men i dagens tidsålder av omedelbar tillfredsställelse och förväntningar i realtid lämnar detta gamla tillvägagångssätt mycket att önska. Ingen vill ägna sin tid åt att gå från en plattform till en annan när de vet att de i dagens moderna tid borde kunna se allt på en central plats via en instrumentpanel i realtid.
4. Dåliga beslut
När du inte har djup insyn i alla projekt i din portfölj är det omöjligt att fatta de bästa besluten. Vissa projekt kan ge enorma intäkter, medan andra kan vara tids- och resurskrävande. Utan rätt data kan projektledare oavsiktligt besluta att lägga mer resurser på ett mindre lönsamt projekt medan ett viktigt projekt är i fara.
Förteckningen ovan är på intet sätt uttömmande. Dessa utmaningar i projektportföljhanteringen kan dock få förödande konsekvenser.
Hur PPM-lösningar löser dessa problem
Företag vänder sig i allt större utsträckning till moderna PPM-lösningar för att övervinna dessa utmaningar och mycket mer.
Med rätt PPM-plattform på plats kan projektledare påskynda tidslinjerna över hela linjen tack vare ökad synlighet och verktyg för schemaläggning i realtid. Den här insikten bidrar till att minska kostnaderna avsevärt och ger projektledare klarhet i utgifterna - liksom vilka projekt som är värdefulla och vilka som är mindre prioriterade.
Dessutom ökar PPM-verktygen de anställdas produktivitet genom att de inte behöver växla mellan olika plattformar för att hitta den information de behöver. Tack vare automatiseringen skickas allt till ett ställe. Detta gör det lättare för de anställda att arbeta, vilket ökar moralen.
PPM-lösningar hjälper också organisationer att fatta bättre beslut. Genom att fokusera på högprioriterade projekt är det lättare för projektledare att få de resurser de behöver för att se till att saker och ting blir gjorda i tid - på rätt sätt. Dessutom ökar robusta analysverktyg för rapportering den organisatoriska anpassningen, vilket gör det lättare att upprepa tidigare framgångar.
PPM-programvara för moderna företag
Om du letar efter en bättre metod för projektportföljhantering kan Changepoint Project Portfolio Management (daptiv) hjälpa din organisation att uppnå bättre resultat.
Med Changepoint PPM kan du snabbt uppnå affärsvärde samtidigt som du ökar insynen i din verksamhet och utvecklar din PPM-strategi. Den anpassningsbara plattformen gör det möjligt att övervaka och hantera flera olika typer av arbete, inklusive vattenfall, agil och lean. Som en extra bonus behöver du inte heller oroa dig för IT-problem eller omfattande kodning som krävs för att plattformen ska passa dina behov.
Om du räknar ihop allt detta är det en biljett till en effektivare organisation - en organisation som glädjer både kunder, anställda och aktieägare.
