"Fick du inte meddelandet?"

Frasen "didn't you get the memo", som först blev allmänt populär i Mike Judges kultklassiker Office Space, sägs oftast till dem som inte har fått något memo. Filmen i sig illustrerar på ett utmärkt sätt hur statisk och opersonlig kommunikation skapar missnöje, misstro, frustration och till slut kan bränna upp ditt kontor i lågor. Naturligtvis ska inte all teamkommunikation vara utformad för att ständigt ge en varm känsla, men genom att förbättrar teamkommunikationen och därmed samarbetet i teamet kan du undvika att skapa kulturella tomrum som leder till missnöjda anställda, starka interna hierarkier och många andra problem på ditt kontor.

Hur bättre kommunikation kan rädda ditt kontor

Tack vare forskargrupper som arbetar dygnet runt och den moderna teknikens underverk har det traditionella memot blivit en relik från det förflutna, reserverat för dem som styrs av en rigid kommunikationspolicy, t.ex. politiker och advokater. Man kan säga att memot fortfarande lever kvar i viss mån inom moderna kommunikationsmetoder som e-post, men vi hänvisar till en kommunikationsstil som memot föddes ur: torrt, opersonligt, statiskt, lätt att ignorera och som leder till förvirring.

På LeanKit handlar det om att hjälpa team att hitta enklare sätt att få mer gjort och kontinuerligt förbättra hur de arbetar tillsammans. Effektiv kommunikation är ett av de första stegen på vägen mot bättre produktion.

Här är tre enkla idéer som hjälper till att förbättra kommunikationen mellan teammedlemmarna, främja en företagskultur som bygger på samarbete och minska förvirringen & frustrationen.

1. Team Stand-Ups - Stand-Ups blir snabbt standard inom en rad olika branscher och företag. Teamets stand-up kan paketeras på olika sätt, från Daily Scrums till Morning Roll Calls. Det är en idé som skapades av programvaruteam, men alla kan dra nytta av ett stand-up-möte där alla får komma till tals.Konceptet är enkelt: Ett kort 15 minuter långt möte där lagmedlemmarna deltar i diskussioner om vad de har gjort, vad de gör och vilka hinder de kan ha. En stand-up, som skiljer sig från statusmöten, kommunicerar till hela teamet vad som pågår, hur allas arbete hänger ihop och hur de kan hjälpa varandra.I princip är det en taktik för teamkommunikation ansikte mot ansikte som gör att människor inte arbetar isolerat.
2. Chat/Instant Messaging - Det här kanske är en självklarhet, men en del organisationer ryggar tillbaka vid tanken på att ge sina team tillgång till chattverktyg online. Även om de kan leda till att man inte alltid håller sig till sina uppgifter, överväger fördelarna i hög grad riskerna.Om du använder ett chattprogram online blir kommunikationen smidigare och samarbetet blir mer dynamiskt. Chatt gör det möjligt att föra diskussioner i realtid i en virtuell miljö och ta upp ämnen som kan vara av omedelbar betydelse eller som bara behöver en snabb engångsföreteelse. Det är också ett visuellt hjälpmedel som teammedlemmarna kan använda för att se vem som är tillgänglig för att ansluta. Chatt ska inte ersätta e-post, men den kan fungera som ett effektivare och mer ändamålsenligt kommunikationsverktyg när den används på rätt sätt.Om du kan få alla att enas om en chattplattform som ska fungera som ett centralt verktyg för snabbmeddelanden kommer du att bli förvånad över hur bra ditt team samarbetar och kommunicerar i farten.

   Här är en hjälpsam lista för att komma igång.

3. Visuella projektledningsverktyg online - Det finns inget bättre sätt att samla alla i teamet för effektiv kommunikation än att samla allt arbete på ett och samma ställe. Visualisering har alltid varit en stimulans för kommunikation och det fungerar ännu bättre i ett team. Genom att illustrera ditt arbete som en helhet gör projektledningsverktyg online det möjligt för gruppmedlemmarna att se hur deras uppgifter ingår i ett större sammanhang. När ett arbete konsolideras kommer människor naturligt nog att samlas kring detta arbete och vilja diskutera det. Föreställ dig det som den gamla goda vattenkylaren, men i stället för att diskutera gårdagens Game of Thrones pratar du om det arbete som ska göras för din nya produkts marknadsföringsmaterial.När arbetsuppgifter försenas eller inte går framåt är det första steget i problemlösningsprocessen att samla alla på samma sida och få rätt information. Ett verktyg för visuell hantering på nätet gör det och mer därtill. De ger djup och detaljer till kontexten i varje samtal.När du kopplar in en lösning för visuell hantering i din team stand-up och ett verktyg för snabbmeddelanden kommer din teamkommunikation att fungera på alla cylindrar.

Vi har passerat "memoåldern" med hjälp av superladdade databytes och strömlinjeformade digitala apparater. Vår arbetskultur har förändrats på ett sätt som innebär att produktionsmetoderna är knutna till en mer meningsfull kommunikation. Omedelbar och personlig kommunikation är på modet. Det statiska och det som saknar djup är borta.

Möjligheten att chatta med en teammedlem uppfyller vårt behov av omedelbar tillfredsställelse och ger oss möjlighet till enkla uppdateringar utan att behöva gå in i ett möte. Det dagliga samspelet ansikte mot ansikte ger klarhet i detaljerade problem och för människor samman. Verktyg för visuell hantering skapar ett teamcentrum för all kommunikation och ger direkt ansvar för arbetsuppgifter, vilket leder till produktiva samtal.

Chatt, dagliga möten och lösningar för visuell hantering online är inte bara verktyg som kan användas för att förbättra kommunikationen inom teamet, utan också för att främja en sund företagskultur som gör alla glada och kanske till och med förhindrar att kontoret brinner ner till grunden.

Relaterade inlägg

Arbetsledning för grupper Projektledning Teambuilding March 14, 2018

Arbetsledning för team En global plan för arbetsledning i samarbete [Video] July 22, 2019

Arbetsledning för team 7 Tips för att förbättra projektproduktiviteten och lagarbetet 13 november 2018