Slutet på den traditionella Project Portfolio Management (PPM)-världen är nära. Det har förutspåtts att agila program och produkthantering kommer att ersätta projektledning som det dominerande tillvägagångssättet för effektiv företagsförändring och resultat senast 2023. Vidare kommer 80 procent av organisationerna att ha ett PMO som fokuserar på att integrera produkter och program under samma tidsperiod. Att anta Lean Portfolio Management kan vara nyckeln till att öka smidigheten, möta nya krav och bli en PMO för ett smidigt företag. Men hur tar man sig dit?
Eftersom dessa förändringar förväntas ske inom mindre än fem år måste du vara förberedd. Om du är som de flesta människor tänker du förmodligen på de förändringar du behöver genomföra i din egen organisation. Det finns ingen standardmetod eller handbok, och vi försöker alla att komma på det. Det är skönheten och förutsättningen för den snabba agila världen.
För att få dig att börja i rätt riktning har vi beskrivit tre steg för att införa Lean Portfolio Management och uppnå snabbare leveranser.
Tre steg för att bli ett agilt företag med Lean Portfolio Management (LPM)
Innan vi börjar med det första steget ska vi ta en titt på vad LPM egentligen är.
Vad är Lean Portfolio Management? Den består av fem huvuddelar:
- Finansiering av värdeflödet: Gå från att finansiera projekt till att finansiera resultaten av en produktplan.
- Lean Demand Management: Dela upp arbetet i mindre bitar med lean business cases som samlar in tillräckligt med information för att avgöra om hypotesen är värd att testa.
- Iterativ planering: Finansiera i mindre steg, visa värdet tidigare och återkomma för att begära ytterligare pengar för andra faser.
- Kapacitetsplanering: Tilldela team och delade resurser till produkter och hanterade beroenden.
- Lean Governance: Effektivisera tillsyn och godkännanden, vara anpassningsbar och fortsätta att förbättra och hitta effektivitetsvinster.
Hur gör man då för att bli ett PMO för det agila företaget?
1. Gör en affärsmässig bedömning av förändringen.
Vad försöker du åstadkomma och hur ska du nå dit? När du letar efter rätt tillvägagångssätt som leder till det förväntade resultatet bör du identifiera dina grundläggande mål:
- Förutsägbarhet - För att möta efterfrågan måste du göra och uppfylla åtaganden.
- Kvalitet - Minska defekter och teknisk skuld för att öka kundernas förtroende och underlätta hanteringen av programvaruprodukter och tjänster.
- Kostnadsbesparingar - Prioritera investeringar genom att involvera rätt team så att resurserna fokuseras på lösningar med högt värde.
- Tidig avkastning på investeringar - Introducera produkter på marknaden i mindre steg och ta betalt för dem tidigare för att snabbare förverkliga värdet.
- Produktanpassning - Leverera produkter i mindre partier och samla in frekvent kundfeedback för att snabbt kunna ändra inriktning för att möta förändrade kundkrav.
- Innovation - Informera team och kommunicera sammanhanget till organisationen så att osäkerheten på marknaden kan utnyttjas.
De förväntade resultaten kommer att utgöra den strategi som din organisation kommer att använda för att bygga team, bygga upp en backlog och producera produkter och tjänster.
2. Överbrygga strategi till genomförande.
I denna ständigt föränderliga värld är det mer komplicerat än någonsin att koppla ihop strategi och genomförande. Smidighet - vad du bör sträva efter - kan sammanfattas i två viktiga saker.
- Förmåga att samla in feedback och reagera så att du kan leverera snabbare.
- Resultaten är viktiga snarare än aktiviteter eller leveranser
I takt med att agilitet växer och skalar bortom ett fåtal leveransteam kommer det att komma en tid då det inte går att använda traditionella portföljhanteringsmetoder. Traditionella finansieringsmodeller för portföljer kräver en lång tidshorisont från affärsidén med detaljerade kostnadsberäkningar till att arbetet utförs, resultatet levereras och fördelarna realiseras.
Agila team använder inte detaljerade kostnadsberäkningar eftersom de levererar stegvis och gör ändringar oftare. Istället använder de sig av återkopplingsslingor för att planera och göra förändringar utifrån vad kunderna vill ha. Med detta tillvägagångssätt är det nästan omöjligt att förutsäga lagets resultat. Det är dock viktigt att de bygger rätt saker. Detta skapar en klyfta mellan strategi och genomförande, på grund av:
- Bristande synlighet från portföljen till grupperna
- Inflexibel årlig planering och finansiering
- Oförmåga att visa att värde har levererats i förhållande till de strategiska målen
- Svårt att anpassa prioriteringarna till de förändrade marknadsförhållandena och kundernas feedback.
Detta skapar spänningar bland chefer, PMO och leveransteam.
Det behövs ett nytt tillvägagångssätt för att överbrygga strategi till genomförande. Det tillvägagångssättet är att tillämpa Lean-principerna för att eliminera slöseri, optimera byggkvaliteten, respektera människor och bygga, mäta och lära sig på finansieringsprocessen. Genom att använda ett mer iterativt tillvägagångssätt med Lean Portfolio Management använder du strategisk planering för att definiera mål och resultat och använder finansiering på hög nivå för värdeflöden eller produkter i stället för projekt.
3. Fastställa kursen
Innan du skapar en plan som leder dig till din slutdestination måste du förstå var du befinner dig i dag och var du vill vara i framtiden. Var alltid öppen med de hinder som försvårar resan.
Identifiera processer som du kan göra idag och processer som du vill göra i framtiden. Bestäm sedan vilka personer, processer och verktyg som behövs för att finansiera produkter eller värdeflöden. För att din plan ska bli verklighet måste du dokumentera processerna. Planera, kommunicera dina planer och processer och planera om vid behov. Genom att följa den här resekartan kan du vinna teamets och kundernas förtroende och övervinna tekniska begränsningar. Söka kontinuerlig feedback och förfina processer och planer utifrån denna feedback.
Kom ihåg att människor i organisationer är resistenta mot förändringar. Du som PMO-ledare är förändringsagenten. Fokusera på de önskade resultaten så att du kan påverka det som är viktigast för organisationen. Minska identifierat avfall i processer och styrning. Slutligen, öka reaktionsförmågan på förändringar, värdet av resan och målet om smidighet. När du använder dig av dessa steg kommer du snabbt att se hur det är fördelaktigt att bygga upp smidighet med Lean Portfolio Management för att uppnå de uppnådda resultaten.
Om du vill veta mer, se till att kolla in den populära 15-minuters teatersessionen som presenterades på Gartner PPM Summit, "A Practical Guide to Faster Delivery with Lean Portfolio Management."
