Som projektledare känner du kanske till projektledningens 3 hävstänger. Denna teori, som ibland kallas "trippelbegränsning", innebär att de flesta projekt genomförs med följande begränsningar:
- Projekten ska levereras inom den förutbestämda budgeten.
- Projekten ska slutföras inom de överenskomna tidsfristerna.
- Projekten förväntas arbeta inom den överenskomna omfattningen.
Dessutom säger teorin om de tre spakarna att projektledare kan styra två av spakarna, men att detta leder till att den tredje spaken rör sig oberoende av de andra två. Med andra ord kan du ändra två av begränsningarna, men den återstående begränsningen kommer att leda till att projektet blir lidande på ett eller annat sätt.
Teorin om de tre spakarna fungerar som en slags kompromiss, där optimering av en del av projektet kommer att ha en negativ inverkan på en annan. Om du till exempel vill behålla en konstant omfattning samtidigt som du skär ner på kostnaderna, kommer din tidslinje att förlängas. Om du vill öka omfattningen av projektet och förkorta tidsplanen kommer projektkostnaderna att öka.
Hur effektiv är metoden med 3 hävstänger?
Filosofin med de tre spakarna ansågs länge vara ett av de viktigaste begreppen inom projektledning. Även om teorin fortfarande har sina anhängare, är kritikerna nu snabba med att påpeka bristerna i den.
Att anta att ett projekts framgång är begränsad till tre begränsningar är till att börja med en överdriven förenkling som reducerar komplexiteten i projektledningen. Kostnad, tid och omfattning är alla mycket viktiga komponenter i ett projekt, men de är inte de enda som avgör framgången. Man tror nu att -projekt har ytterligare begränsningar som påverkar deras prestanda och resultat. Några av dessa ytterligare begränsningar är fördelar, risker och kvalitet.
Det finns bara en styrbar hävstång
En annan kritik mot teorin om de tre hävstängerna ifrågasätter uppfattningen att projektledare har möjlighet att påverka alla begränsningar. Kritiker menar att teorin om de tre spakarna ger en illusion av valfrihet, men att cheferna i själva verket bara har kontroll över projektets omfattning.
Detta beror på att tid och kostnader är mer rigida och därför mindre mottagliga för förändringar än omfattning. Det är visserligen möjligt att ändra projektets tidsfrist och budget när som helst under projektets livstid, men processen är mycket mer komplicerad än att bara justera omfattningen.
Detta beror på att ändringar av budget och tidsfrister vanligtvis kräver en viss nivå av ledningens ingripande, medan vem som helst som arbetar med ett projekt kan påverka omfattningen utan att behöva vädja till intressenterna. Av denna anledning är scope förmodligen den farligaste begränsningen att leka med, eftersom ändringar av den kan ha en allvarlig inverkan på projektets tid och kostnad. Och när man tänker på alla konsekvenser som följer av okontrollerad scope creep är det lätt att förstå varför chefer bör vara extra noga med att hindra anställda från att utvidga omfattningen i onödan.
Alla problem har inte samma lösning
En av de största nackdelarna med teorin om de tre hävstängerna är dess generaliserade tillvägagångssätt för att lösa problem. Eftersom projekten reduceras till tre enkla begränsningar, uppmuntrar tre hävstänger cheferna att lösa problem med hjälp av en grundläggande ekvation: Genom att manipulera X och Y förändras Z.
Låtsas att ditt projekt överskrider budgeten och att du måste hitta ett sätt att skära ner på kostnaderna för att projektet ska lyckas. Med hjälp av tre spakar kan du minska kostnaderna genom att manipulera omfattningen och tiden. I teorin ger en begränsning av omfattningen och en förkortning av projektets varaktighet dig mer pengar.
Tyvärr är det inte alltid så enkelt. Vissa problem kan inte lösas genom att bara kasta mer pengar på dem eller genom att förlänga tidsfristerna. I sådana här situationer är det inte alltid den bästa lösningen att använda de tre spakarna.
Dessutom hävdar experter nu att det finns en fjärde begränsning, kvalitet, som påverkar alla tre faktorerna oberoende av varandra. Vissa anser att kvalitet ursprungligen var en del av räckvidden, men vissa anser att kvalitet är en fjärde faktor som bör beaktas genom att man tittar på testning och acceptanskriterier under projektets beslutsfas.
Användning av omfattning för att hantera ditt projekt
Som nämnts ovan är det enklaste sättet att göra ändringar i projektet att justera omfattningen. Dessutom är det den enda begränsning som du har fullständig kontroll över. Intressenterna har vanligtvis ansvaret för att fastställa budgetkrav och bestämma längden på dina projekt. Därför är det nästan omöjligt att ändra projektets kostnader och tidsåtgång utan att först involvera cheferna i processen.
Omfattningen är däremot något som du kan kontrollera. Som projektledare är en del av ditt jobb att hantera projektets omfattning så att uppgifterna slutförs och företagets mål uppfylls. Och eftersom det är den mest "kraftfulla" av begränsningarna kommer varje ändring du gör i arbetets omfattning att ha en lika kraftfull effekt på tid och kostnad. Det betyder att du kan optimera tid och kostnad genom att helt enkelt reglera projektets omfattning, i stället för att använda de tre spakarna för att kontrollera projektet.
Fördelen med detta är att man kan kontrollera omfattningen utan att behöva vända sig till externa parter. Om du behöver göra ändringar i budgeten måste du samråda med intressenterna och få godkännande i förväg, och om du behöver ändra projektets längd måste du förklara varför för chefer och styrelseledamöter och hoppas att du är tillräckligt övertygande för att få dem att ändra sig. Men omfattningen är annorlunda - du har full kontroll över projektets inriktning och mål och du kan göra ändringar som du anser vara lämpliga.
Men med stor makt följer också stort ansvar. Chefer som intar en nonchalant attityd när det gäller omfattningen kan allvarligt hämma projektets resultat och till och med få det att stanna upp när omfattningen och bristen på inriktning slukar tid och resurser.
Du kan förhindra detta genom att göra följande:
- Tänk alltid på företagets mål när du hanterar projektets omfattning.
- Gör inte misstaget att prioritera tekniska mål framför affärsmål.
- Prioritera dina uppgifter så att du kan tilldela och spåra resurser på ett effektivare sätt.
En av de största utmaningarna du kan ställas inför är de ständigt föränderliga förväntningarna från intressenterna. Med tiden är det mer sannolikt att intressenterna begär ändringar i projektet. Detta är särskilt vanligt i långvariga projekt där nya intressenter kommer in halvvägs in i projektet. Att tillgodose dessa önskemål kan vara en balansakt, eftersom vissa kan vara helt felaktiga. Därför bör du använda ditt omdöme och endast tillgodose önskemål som behövs för att nå projektmålen.
Sammanfattningsvis
Det är viktigt att komma ihåg att räckvidden inte är något som ska ändras på måfå. När du använder scope för att hantera dina projekt, använd det på ett sätt som gör att du kommer närmare företagets mål.
Det bästa sättet att effektivt hantera projektets omfattning är att hela tiden ha ett finger på pulsen. Även om det kan tyckas svårt att göra hjälper en pålitlig projektledningslösning till genom att undanröja alla hinder mellan dig och dina mål och målsättningar. Funktioner som Kanban- och Gantt-tabeller ger ökad öppenhet och hjälper dig att hantera omfattningen genom att prioritera uppgifter och ge dig en visuell representation av arbetsflödet och framstegen. På så sätt har du större chans att lyckas utan att behöva begära ändringar av projektets kostnader och tidsåtgång.
![Programvara för projektledning: Kaotiska sätt att arbeta [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2017/08/Chaotic-Ways-of-Working-2.jpg)
