Din organisations förmåga att reagera snabbt och ställa om till förändringar och störningar är avgörande för att förbli relevant för dina kunder. I en nyligen genomförd webbsändning, Planning Deconstructed , Heather Westomoreland, Product Manager för planeringskapaciteter hos Planview, och Angie Sarmiento, Marketing Manager för Planview Solutions, diskuterar kontinuerlig planering och de steg som organisationer kan ta för att få en mer proaktiv roll när det gäller att skapa, genomföra och hantera olika planeringstyper. Den här bloggen ger en enkel analogi om hur man kan utnyttja kontinuerlig planering när man planerar en resa, hur man utvärderar planeringsmetoderna inom organisationen, vilka steg man bör tänka på när man påbörjar sin planeringsprocess och vilken kapacitet som behövs för att utveckla sin kontinuerliga planeringsprocess.
Analogi med kontinuerlig planering - planering av en resa
För att bättre förstå hur kontinuerlig planering fungerar kan du tänka på följande planeringsövning där du planerar en semester.
Att planera en resa kan snabbt bli överväldigande. Du måste tänka på flyg, boende, städer att besöka, var du kan äta, marktransporter och mycket mer. Tricket är att dela upp resan i mindre delar och skapa iterativa program.
Du vill till exempel besöka ett nytt land varje år under de kommande fem åren. För att förenkla planeringen måste du dela upp varje stad du planerar att besöka i separata iterativa program. När du har skapat dina program kan du sedan fastställa mål för varje program. Tänk på variabler som tid på året, möjligheter till kostnadsbesparingar, resekompisar och tillgänglighet. Därefter bör du ta hänsyn till faktorer som faktiska landmärken, turistattraktioner och restauranger att prova. Genom att beskriva dessa typer av variabler kan du fastställa en färdplan som gör det möjligt att fatta bättre beslut i hela programmet. Här är en enkel beskrivning av hur det kan se ut.
- Strategy mål: Identifiera vilket land du vill besöka: Storbritannien.
- Iterativt program: Bestäm vilka städer du vill besöka: London.
- Projekt: Bestäm målet med resan: Skriv en blogg om din resa.
- Resultat: Tänk med målet i åtanke. Undersök alla de platser du planerar att besöka som kommer att bidra till din blogg. Definiera sedan ytterligare kostnader, fördelar och värde. Om du förstår detaljerna i dessa resultat kan du finansiera resan på rätt sätt och uppnå varje milstolpe.
Men vänta. Hur är det med de oväntade händelserna? Som du vet finns det ingen plan som är huggen i sten - störningar inträffar. Förmågan att vara smidig eller flexibel i din planeringsprocess är avgörande - även när planen redan är i gång. Du kan reagera bättre på dessa förändringar genom att utveckla beredskapsplaner och skapa scenarier för att göra det lättare att fatta beslut om avvägningar.
Till exempel kan ett kraftigt åskväder hindra dig från att åka på London Eye eller så kan turen till Stonehenge ta längre tid än väntat, vilket kan påverka dina planer för kvällsmiddagen. Om du planerar i förväg och har möjlighet att ändra och prioritera om kommer resan att gå mycket smidigare.
Oavsett om du planerar en semester eller din nästa strategiska portfölj, kan din organisation bli bättre när kontinuerlig planering tillämpas:
- Effektivisera processen för prioritering och fördelning av medel.
- Finansiera program iterativt och utifrån strategiska mål.
- Kontinuerligt identifiera och lösa motstridiga prioriteringar, kapacitets- eller finansieringsfrågor.
- Gör det möjligt för dig att leverera oftare
- Lägg till smidighet i din kontinuerliga planeringsprocess, vilket ger en viktig fördel.
Hur kan du tillämpa detta exempel på planeringsprocessen i din organisation? För att införliva en strategi för kontinuerlig planering måste du förstå din organisations nuvarande mognadsgrad.
Vilken är den nuvarande planeringsmetoden för din organisation?
Tänk på dessa viktiga frågor, inte bara för hur ni planerar för närvarande utan också för hur ni kan införa en kontinuerlig planering:
- Hur planerar din organisation för närvarande?
- Vilka typer av planering utnyttjar din organisation?
- Vilka är de viktigaste intressenterna som bör involveras?
- Finns det en befintlig process för att regelbundet och kontinuerligt se över dina planer för att säkerställa att planen genomförs och levereras på rätt sätt? Om så är fallet, behöver planen ändras?
- Vilka steg behövs för att införa en kontinuerlig planering?
- Vilka typer av planering är nödvändiga för att förbättra mognadsgraden?
- Ingår organisationens strategiska prioriteringar i er årliga planeringsprocess?
- Förstår du konsekvenserna av beslut om avvägningar, om du accepterar nya, försenade eller avbrutna projekt inom din strategi?
- Vad händer med din årliga plan när den har godkänts?
- Hur mäter din organisation resultatet?
Nu när du har undersökt din organisations planeringsprocess, vilka verktyg, vilken teknik och vilka möjligheter som behövs för att ta din kontinuerliga planeringspraxis till nästa nivå.
5 Kapaciteter som behövs för att förbättra den kontinuerliga planeringen i näringslivet
När din organisation påbörjar planeringsprocessen bör du leta efter ett planeringsverktyg som gör det möjligt för dig att:
- Prioritera dina strategier eftersom de påverkar programprioriteringen.
- Analysera efterfrågan i samband med programmen och resultaten.
- Utvärdera resurskapacitet och budgetar. "Har vi tillräcklig resurskapacitet för att tillgodose efterfrågan inom den begärda tidsramen?"
- Flytta investeringar för att balansera den tillgängliga resurskapaciteten inom den begärda tidsramen.
- Samarbeta med intressenter. Program-, projekt- och resultatansvariga måste samordna tillgången till resurser, respektera kritiska tidsramar och milstolpar och komma överens om godkända kompromissbeslut.
Om du vill göra en djupare djupdykning i denna information rekommenderar jag att du:
- Titta på hela webbsändningen Planning Deconstructed för att se en produktdemonstration som visar hur man skapar scenarier och fattar beslut om avvägningar så att man kan uppdatera planerna när oväntade störningar inträffar.
- Läs Planning Deconstructed e-bok
- Besök info/planering, eller
- E-post [email protected]
