Il est largement admis - en fait, c'est désormais une évidence - que la collaboration (et les logiciels de collaboration Web) est importante pour la réussite d'une organisation. Cependant, ce qui peut être négligé, c'est l'impact considérable de la collaboration sur les performances. Une étude a révélé que les organisations qui pratiquent une collaboration efficace sont cinq fois plus productif que leurs homologues moins collaboratifs. Et pourtant, malgré cela, une enquête distincte a révélé que 86% des employés attribuer la responsabilité des échecs sur le lieu de travail à (oui, vous l'avez deviné) une collaboration inefficace ou essentiellement inexistante.
Dans un instant, nous allons explorer le rôle clé que jouent les logiciels de collaboration Web pour améliorer la collaboration dans l'ensemble de l'organisation, et avec les parties prenantes externes. Cependant, il est tout d'abord intéressant d'examiner une raison majeure - et inattendue - pour laquelle tant d'organisations ont du mal à collaborer : les applications de chat.
Pourquoi les applications de chat ne sont pas des outils de collaboration Web efficaces
Les applications de chat sont présentées par divers fournisseurs comme des outils de collaboration web idéaux. En effet, leur matériel de marketing montre des photos de travailleurs souriants qui semblent être engagés, énergisés et excités par le travail d'équipe. Cependant, comme de nombreuses organisations l'ont découvert - en particulier les grandes entreprises - le tableau dans la réalité est nettement différent et beaucoup moins inspirant.
Il y a quelques raisons pour lesquelles les applications de chat peuvent déclencher la confusion au lieu d'établir la clarté:
- Les applications de chat ont tendance à dominer et à évincer d'autres options de communication qui, dans certains cas, sont de bien meilleurs canaux pour collaborer, comme les espaces de travail virtuels et les vidéoconférences. Oui, c'est formidable d'avoir la possibilité d'envoyer ou de recevoir un texte rapide, ou d'engager un échange court, simple et ciblé. Mais pour les conversations plus complexes, ou celles qui impliquent plusieurs participants, les applications de chat peuvent être des obstacles plutôt que des améliorations.
- Les travailleurs qui ne répondent pas immédiatement aux messages peuvent être perçus à tort comme ne faisant pas leur travail. Ce n'est pas parce qu'une personne "travaille" qu'elle est disponible pour chatter. Et si, en théorie, les travailleurs devraient pouvoir résoudre ce problème en changeant leur statut, dans la pratique, toute personne qui semble être "occupée" ou "absente" pendant trop longtemps est perçue comme filtrant l'entrée/la sortie de certains collègues (de la même manière que certains travailleurs examinent l'identification de l'appelant avant de décider de répondre à un appel ou de laisser un appel aller sur la messagerie vocale).
- Les applications de chat déclenchent des distractions et peuvent conduire à l'épuisement. Voici pourquoi : lorsque les travailleurs sont concentrés sur des tâches, leurs ondes cérébrales se déplacent dans une direction haut-bas le long du cortex préfrontal. Mais lorsqu'ils sont alertés par des stimuli externes - comme les notifications continues des applications de chat - leurs ondes cérébrales se déplacent dans une direction descendante et ascendante le long du cortex pariétal. Cette fluctuation constante entre les ondes cérébrales haut-bas et bas-haut n'est pas seulement épuisante, mais elle conduit à un travail inefficace et de mauvaise qualité.
Il est nécessaire de souligner que les applications de chat ont effectivement un rôle à jouer dans le mélange de logiciels de collaboration en ligne, et les critiques ci-dessus ne demandent pas qu'elles soient bannies. Le message est plutôt que les applications de chat n'ont pas été conçues comme des outils de collaboration primaires basés sur le web - et les organisations qui croient le contraire sont généralement celles qui ont une un nombre excessif de conversationsmais très peu de collaboration effective.
Solutions de collaboration Web
Les solutions de collaboration web de premier ordre évitent tous les pièges et les limites des applications de chat, et permettent une collaboration efficace de plusieurs manières, notamment :
- Lier de manière transparente les courriels à des éléments de travail et des tâches spécifiques, ce qui garantit que toutes les personnes concernées - et pas seulement l'expéditeur et le(s) destinataire(s) du courriel - sont au courant des informations pertinentes.
- Permettre aux responsables de se connecter à des membres individuels de l'équipe ou à des groupes plus importants, afin que chacun soit informé - mais pas distrait. Cela permet également de créer automatiquement une piste d'audit pour référence ultérieure, et aide les nouveaux membres de l'équipe à se mettre rapidement à niveau.
- Permettre aux membres de l'équipe de modifier et de mettre à jour des documents dans un emplacement centralisé au sein de la solution logicielle de collaboration Web, ou à l'aide d'outils de stockage en nuage populaires (par exemple, Google Docs, Box, etc.). Cela améliore considérablement la collaboration et évite les cauchemars du contrôle de version.
- Relier les équipes internes aux clients, aux entrepreneurs, aux indépendants et aux autres parties prenantes externes, afin que toutes les parties concernées soient dans la boucle et puissent apporter des contributions efficaces et significatives. Comme indiqué dans un article de réflexion publié par le Institut de gestion de projet (PMI) : "La gestion des parties prenantes est essentielle à la réussite de tout projet."
En outre, le meilleur logiciel de collaboration en ligne est complété par des applications mobiles riches en fonctionnalités, mais faciles à utiliser, qui permettent aux travailleurs de poursuivre le voyage de travail entre les appareils. Il est essentiel que les applications mobiles reflètent la sensation et la fonctionnalité du logiciel de collaboration Web (c'est-à-dire la version de bureau), afin que les travailleurs ne rencontrent pas d'interfaces et d'écrans inconnus - ce qui n'est pas seulement ennuyeux, mais ralentit la productivité et peut entraîner des erreurs de saisie et des malentendus.
Collaboration Web : Meilleures pratiques
Les organisations qui veulent récolter les fruits d'une collaboration efficace sont encouragées à adopter les meilleures pratiques suivantes :
- Assurez-vous que tous les membres de l'équipe - ainsi que toute partie externe, comme les clients et les consultants - savent comment accéder aux caractéristiques et aux fonctions des logiciels de collaboration basés sur le Web. Les meilleures solutions sont intuitives, faciles à utiliser et disposent d'excellentes ressources de formation (à la fois à la demande et guidées).
- Gardez à l'esprit les lieux et les fuseaux horaires lorsque vous planifiez des réunions en ligne.
- Établissez et appliquez des politiques concernant les rapports et la documentation (par exemple, décidez quelle documentation sera stockée dans la solution logicielle de collaboration web, et quelle documentation sera stockée dans un dépôt en ligne tiers).
- Vérifiez régulièrement comment les membres de l'équipe se portent. Il s'agit de favoriser le travail d'équipe et de faire preuve de soutien, et non de faire de la microgestion. Comme Gartner met en garde : "[Les managers] peuvent être inquiets et même frustrés de perdre la visibilité constante qu'ils avaient autrefois sur leurs employés, mais ne réagissez pas en faisant de la microgestion. Cela ne fera que désengager et fatiguer des employés déjà stressés."
- Mettez en place un contrôle d'accès basé sur les rôles au sein du logiciel de collaboration Web, afin que les membres de l'équipe et les parties prenantes externes aient accès aux espaces de travail virtuels et aux documents dont ils ont besoin - mais rien de plus. Cela permet non seulement de simplifier les choses, mais aussi de renforcer la sécurité.
Le mot de la fin
Une collaboration efficace est essentielle pour une performance optimale, la productivité, l'efficacité, l'innovation, la réussite du client et l'avantage concurrentiel. Pourtant, comme nous l'avons souligné précédemment, de nombreuses organisations se débattent dans ce domaine plutôt que de s'y efforcer. La mise en œuvre d'un logiciel de collaboration Web de premier ordre et l'adoption des meilleures pratiques clés contribueront grandement à surmonter cet obstacle et à ouvrir la voie à un avenir beaucoup plus fructueux - et collaboratif.
