Quel que soit le domaine du projet, mais surtout dans l'informatique et le développement, c'est une règle non écrite que la probabilité que reçoive une demande de changement de dernière minute est directement proportionnelle à la façon dont tout se déroule parfaitement. Il est facile de supposer qu'un client a vu les fruits de votre travail et que, impressionné par votre efficacité, il pense maintenant que l'ajout d'une toute nouvelle fonctionnalité à sa nouvelle application est quelque chose que votre équipe peut faire sauter le vendredi précédant le lancement, tout en faisant un happy hour.
La réalité, bien sûr, est qu'une demande de changement a un effet similaire à celui d'un iceberg devant une ligne de passagers du début du20 siècle. Il y a une panique justifiée alors que tout le monde se précipite pour agir, en essayant de changer de cap et de boulonner des lignes de code sans que tout s'effondre, tandis qu'un sentiment d'affaissement prend lentement le dessus.
Évidemment, ce n'est pas une situation idéale pour qui que ce soit. C'est en partie la raison pour laquelle tant d'équipes informatiques adoptent des outils et des pratiques Agile spécifiquement conçus pour "absorber" les changements, ce qui permet de réagir plus rapidement aux imprévus. Donc, dans cet esprit, voici quelques secrets pour prendre en charge les demandes de changement de dernière minute.
Gardez le client dans le mix.
Les clients peuvent avoir différents niveaux de compréhension de votre domaine et de la difficulté ou des problèmes causés par la demande d'un changement de fin de match. Dans la plupart des cas, et surtout pour les demandes de changement, le client peut ne pas être conscient de l'ampleur des défis qu'il pose et, par conséquent, vous devrez lui expliquer en détail. Il ne s'agit pas de traiter votre client comme un enfant d'âge préscolaire, mais plutôt de vous assurer qu'il comprend les enjeux et qu'il signe la demande en toute connaissance de cause. Sinon, la demande du client de corriger une nouvelle avalanche de bogues peut se transformer en déception du client lorsque le projet est retardé ou dépasse le budget.
Une grande partie de cela devrait être abordée dans le processus d'approbation de votre équipe . À ce stade, il est important de déterminer si le changement relève ou non de la portée du projet, s'il est urgent et quelles seront les conséquences si le changement est approuvé.
Disons que le changement est approuvé par . Avant d'aller de l'avant, communiquez clairement ce à quoi le client s'engage - par exemple, combien cela coûtera et si le projet sera retardé. Cette communication ouverte peut atténuer un peu la panique d'une demande de changement tardive tout en renforçant votre relation avec le client à long terme.
Restez organisé.
Le client souhaite apporter un changement majeur et toutes les parties prenantes concernées ont donné leur accord. Avant d'ajouter une fonctionnalité, de créer une nouvelle API ou de préparer une base de données alternative, un nouveau calendrier des tâches doit être créé et diffusé. Mais pour que les membres de l'équipe puissent rester concentrés sur les tâches importantes et respecter les nouveaux délais, ils doivent tous avoir accès à ces nouvelles informations.
Les outils de collaboration basés sur le cloud peuvent fournir exactement la plateforme dont les équipes ont besoin pour organiser les tâches de manière claire et efficace. Et comme de plus en plus d'outils de collaboration actuels prennent en charge les cadres agiles tels que Kanban et Scrum, les équipes peuvent gérer les tâches plus facilement que jamais grâce à la puissance visuelle des tableaux Kanban, des swimlanes et autres. Avec les bons outils, répondre aux demandes de changement de manière organisée devient aussi facile que de créer une carte de tâches que tout le monde peut voir.
Accélérez votre temps de réponse.
Alors que nous reprenons des pages du livre de jeu Agile, il est bon de se rappeler qu'une certaine dose d'incertitude est à prévoir dans tout projet. Mais si vous êtes équipé pour communiquer les demandes, assigner les tâches et collaborer aux solutions le plus rapidement possible, vous pouvez accélérer vos réponses à demandes de changement tardives tout en minimisant les retards (et les maux de tête) qui les accompagnent souvent.
Mais comment exactement les équipes peuvent-elles commencer à traiter les demandes de changement plus rapidement et plus efficacement ? Comme pour la gestion des tâches, une partie importante de l'équation consiste à utiliser les bons outils. Le courrier électronique ne suffit pas toujours lorsqu'il s'agit de faire du travail rapidement. Au lieu de cela, les équipes devraient utiliser des outils de collaboration qui les placent toutes sur la même plateforme basée sur le cloud, leur permettant de communiquer et de répondre aux besoins en temps réel.
Planview AdaptiveWork a conçu un outil de gestion visuelle des tâches dans ce but. Avec Planview AdaptiveWork Go, les équipes peuvent travailler comme elles le souhaitent, que ce soit par le biais de sprints dans Scrum, de tableaux Kanban, ou quelque chose entre les deux. Vous pouvez créer et assigner des tâches en cliquant sur un bouton, et le suivi des progrès est aussi simple que de se connecter à votre espace de travail visuel. Pour en savoir plus , découvrez dès aujourd'hui comment Planview AdaptiveWork Go aide les équipes à gérer les problèmes et les demandes en temps réel.
