Les grands principes de la conception d'un système Kanban de base

Dans notre dernier billet, nous avons mentionné qu'il y avait quatre principes à respecter lorsque conçoit un système Kanban de base. Nous avons également abordé les deux premiers principes et la manière de les appliquer aux opérations informatiques.

Pour ceux qui ne s'en souviennent pas, les quatre principes de Kanban sont les suivants :

1. Rendre le travail visible.
2. Limiter les travaux en cours.
3. Mesurer et améliorer l'avancement de votre travail.
4. Communiquer l'état du travail.

Dans ce billet, nous allons examiner les deux derniers principes et la manière dont ils sont appliqués dans un système Kanban de base. Cela vous permettra, à vous et à vos services informatiques, d'être mieux armés pour réduire les contraintes et maximiser la collaboration, afin que les projets se déroulent sans heurts du début à la fin.

TENET 3 : MESURER ET AMÉLIORER L'AVANCEMENT DE VOTRE TRAVAIL

L'objectif de la mise en œuvre d'un système Kanban est d'améliorer la manière dont les projets sont gérés au sein de votre organisation. Mais les changements positifs ne se produisent pas du jour au lendemain. Le succès est atteint lorsque la progression est mesurée et ajustée en conséquence, de sorte que les tâches progressent sans heurts dans la file d'attente de production.

Vous vous souvenez de la théorie des contraintes ? C'est l'idée que votre équipe n'est aussi efficace que l'élément le plus faible du système. Quelle que soit l'efficacité avec laquelle vous gérez les projets, vous allez rencontrer des goulots d'étranglement à un moment ou à un autre. Les contraintes peuvent être n'importe quoi, d'un coéquipier en difficulté à une erreur de calcul des ressources et des capacités, ou même un pépin dans votre système informatique. La bonne nouvelle est que Kanban permet d'identifier facilement ces contraintes, afin que vous puissiez y remédier et apprendre à vos coéquipiers comment éviter des goulots d'étranglement similaires à l'avenir.

En d'autres termes, les goulots d'étranglement font partie du progrès, à condition qu'ils soient traités en conséquence. Cela nous amène au troisième principe, la mesure des progrès.

Le progrès doit être mesuré comme un voyage rempli de différentes étapes entre son point de départ et son point d'arrivée. Comme nous l'avons mentionné, il y aura des obstacles tout au long de ce voyage, alors se concentrer uniquement sur la rapidité d'exécution des tâches est une recette pour l'échec. Au lieu de cela, lorsque vous mesurez l'avancement de votre projet, posez-vous les questions suivantes :

1.Quel est le taux d'arrivée de notre travail par rapport au taux de fermeture ? Cela montre si les équipes sont capables de répondre à la demande. À l'aide des diagrammes de flux cumulatifs (CFD), vous pouvez voir si votre équipe a la capacité de suivre les nouveaux projets planifiés et non planifiés, en plus de mesurer la quantité de travaux en cours (WIP) dans votre flux de travail. Ceci est important pour éviter les débordements et mesurer précisément la capacité.

2.Combien de temps faut-il pour que les travaux soient terminés ? Que vous mesuriez le succès ou que vous recherchiez les goulots d'étranglement dans votre flux de travail, vous devez connaître le temps nécessaire à l'exécution d'un travail du début à la fin. Vous pouvez mesurer cela dans des histogrammes en regardant Lead Time et Cycle Time. Le délai d'exécution examine le temps nécessaire à l'achèvement d'un projet, à partir de la minute où il a été attribué, et le temps de cycle vous donne le temps nécessaire pour terminer une tâche une fois que celle-ci a effectivement commencé. Les deux sont utiles pour estimer quand les équipes respecteront les délais, mais le temps de cycle est plus précis pour les prévisions car il ne tient pas compte des temps d'arrêt. Il y a aussi le temps moyen de réparation (MTTR), qui examine le temps nécessaire pour réparer un composant défaillant dans votre flux de travail.

3.Où le travail se bloque-t-il ? Parfait pour identifier les goulots d'étranglement, le délai d'exécution vous donne un aperçu plus approfondi des tâches qui prennent anormalement de temps à accomplir. À partir de là, vous pouvez identifier ce qui se trouve dans l'arriéré et ce qui est inactif depuis une longue période de temps. Armé de ces informations, vous êtes en mesure d'élaborer un plan d'action qui élimine les goulots d'étranglement qui existent dans votre flux de travail, afin que vous puissiez reprendre votre productivité à une vitesse optimale.

Comme vous pouvez le constater, le progrès est plus complexe que le simple fait d'atteindre la ligne d'arrivée. L'examen de ces trois éléments ne vous permet pas seulement de mieux comprendre les progrès réalisés par votre équipe, il vous aide également à résoudre les problèmes et à responsabiliser les travailleurs, de sorte que vous avez plus de chances d'atteindre vos objectifs dans les délais convenus.

TENET 4 : COMMUNIQUER L'ÉTAT DU TRAVAIL

Rien n'empêchera plus rapidement une collaboration efficace que les silos départementaux. Lorsque les équipes travaillent de manière indépendante, avec leurs propres buts et objectifs, sans réfléchir à la manière dont leur projet affecte l'organisation dans son ensemble, des frictions apparaissent inévitablement. Et la façon la plus simple de glisser dans la mentalité de silo est de ne plus communiquer avec les autres départements.

Just how dangerous are departmental silos? Consider this scenario: The developer team at a software company is working on an update for their most popular mobile application, which 50 % of customers use because it can be synced up with their desktop computer at home. At the same time, the IT Operations team is working on a security patch for its desktop application that addresses recent vulnerabilities. Since the two teams aren’t working together, they end up eliminating the compatibility between mobile and desktop applications. Unable to sync data across their devices since the latest update, customers are now upset at the recent patch—and the organization now has to work around the clock to repair the problem in a timely manner.

Les deux équipes travaillent sur leurs propres projets, réfléchissent à leurs propres feuilles de route informatiques. Ni l'un ni l'autre n'a tenu compte de la façon dont son projet pourrait affecter l'entreprise dans son ensemble, et ses actions pourraient apporter à l'entreprise une mauvaise publicité et même affecter ses gains potentiels. Mais comment faire pour abattre les silos et empêcher ce scénario de devenir la norme ?

La clé d'une collaboration efficace est une bonne communication.

Chaque fois qu'une équipe entreprend un projet, il est important de communiquer avec les autres départements et de voir s'il est possible d'adopter une approche interdépartementale. Après tout, chaque département a un domaine d'expertise qui peut apporter de la valeur à votre projet. Cela est particulièrement vrai pour les équipes d'exploitation informatique, car la nature flexible et polyvalente de leur travail les amène à s'attaquer à un certain nombre de tâches différentes qui ont un impact direct sur plusieurs départements d'une organisation.

Heureusement, Kanban permet de maintenir facilement un canal de communication ouvert entre les opérations informatiques et les autres départements de votre organisation. Non seulement les tableaux Kanban numériques permettent de voir facilement sur quels projets les autres départements travaillent, mais votre solution logicielle devrait également être accompagnée d'outils de collaboration intégrés qui favorisent la communication entre les équipes. Ainsi, les parties prenantes, les chefs de service et les cadres peuvent toujours rester informés de l'orientation des projets au sein de leur organisation. Et c'est ainsi que vous empêchez la formation de silos départementaux.

METTRE EN PLACE UN SYSTÈME KANBAN DE BASE EST UN JEU D'ENFANT

La conception d'un système Kanban de base est plus facile que vous ne le pensez, et lorsque tous les membres de votre organisation adopteront l'approche Kanban, vous commencerez à remarquer un flux de travail beaucoup plus fluide. Kanban aide les équipes d'exploitation informatique à collaborer avec d'autres départements, de sorte que tout le monde travaille vers le même ensemble de buts et d'objectifs.

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