L'importance du contrôle des coûts dans la réussite de la gestion de projet est une chose que tout gestionnaire de projet connaît. La capacité de maintenir une approche organisée des tâches tout en restant conscient du contrôle des coûts n'est pas une compétence facile. Bien que la gestion du temps et des ressources soit essentielle pour atteindre les objectifs, c'est la performance des coûts qui détermine en fin de compte le résultat positif d'un projet.
Gestion des coûts
Pour établir un niveau de contrôle adéquat sur le budget, un chef de projet doit exercer une supervision stricte des coûts. En d'autres termes, ils doivent être conscients à tout moment de l'affectation des fonds et savoir si quelque chose doit être modifié pour respecter le budget fixé. Les chefs de projet ne doivent jamais se laisser surprendre par un dépassement inattendu du budget.
En définitive, le sous-ensemble de toute gestion de projet est la gestion des coûts. Si vous ne pouvez pas gérer des coûts simples, vous aurez encore plus de mal à gérer des projets complexes. La capacité à contrôler le budget signifie qu'un chef de projet doit être capable d'identifier la source des coûts, pour commencer. Voici quelques domaines sur lesquels un chef de projet devrait garder l'œil lorsqu'il pratique une gestion efficace des coûts :
- Budget original
- Coût actuel approuvé
- Coût prévu vs. coût réel
- Coût engagé
Une fois qu'un chef de projet est familiarisé avec les domaines à surveiller, il existe également quelques outils qu'il peut utiliser pour rester sur la bonne voie.
Conseils pour un contrôle des coûts réussi
Quelle que soit l'expérience ou les compétences, des écarts budgétaires peuvent toujours se produire. Bien qu'il ne soit généralement pas possible de les éliminer entièrement, leur identification précoce peut réduire leur impact ultérieur et leur occurrence dans les projets futurs. Voici quelques moyens de gérer avec succès le budget d'un projet et de maintenir le contrôle des coûts :
- Capturez l'ensemble de la portée dans votre déclaration WBS .
- Insistez sur la contribution et la collaboration des parties prenantes extérieures
- Déterminer les catégories de coûts utilisées dans l'organisation
- Développer une confiance dans l'équipe de gestion de projet
- Agissez immédiatement
Un calendrier de projet peut être utilisé en conjonction avec un WBS approfondi pour suivre de près les coûts et déterminer très tôt quand un budget risque d'être dépassé. Un autre moyen de gestion des coûts est le logiciel de contrôle des coûts, qui est également la mesure la plus moderne et la plus exacte.
Technologie de contrôle des coûts
L'importance du contrôle des coûts peut être définie de la manière la plus précise lorsqu'on utilise un logiciel de gestion de projet. Les entreprises peuvent évaluer efficacement tous les aspects des coûts associés à un projet en quelques minutes. Ils peuvent évaluer, optimiser et contrôler tous les aspects de la gestion des coûts à partir d'un seul tableau de bord.
La technologie de gestion de projet Planview AdaptiveWork permet aux chefs de projet d'effectuer des tâches de gestion des coûts telles que :
- Surveillez tous les coûts en temps réel pour vous assurer qu'ils restent alignés sur le budget.
- Établir les coûts par tâche et par équipe
- Suivre la productivité pour estimer les heures facturables
- Définir des taux basés sur les tâches et des taux horaires, selon les besoins
Le contrôle des coûts est essentiel et une entreprise ne peut pas se permettre de sous-estimer le budget d'un projet important. Le moyen le plus efficace de contrôle budgétaire moderne est la technologie. Un logiciel comme Planview AdaptiveWork peut aider les chefs de projet à rester sur la bonne voie et à automatiser des calculs simples. Avec des outils comme celui-ci, les chefs de projet peuvent se concentrer sur ce qu'ils font le mieux : mener le projet à la réussite.
