Lorsqu'il s'agit de choisir un nouveau logiciel de gestion de projet, les entreprises s'appuient généralement sur les tableaux de bord, le contenu (par ex. rapports, livres blancs, articles, billets de blog, vidéos, etc.), études de cas, examens par les pairs, matrices de comparaison, démos, fiches techniques et autres outils permettant d'évaluer les solutions potentielles. Naturellement, tous ces éléments sont des pièces clés du puzzle de la prise de décision.
Cependant, il y a une question critique à laquelle les entreprises doivent répondre au cours de ce processus, car elle détermine fondamentalement si leur expérience et leur investissement en matière de logiciel de gestion de projet seront gratifiants ou regrettables : "sera-t-il adapté à notre organisation ?"
La raison pour laquelle cette question est si importante est que - de manière assez surprenante - la plupart des solutions logicielles de gestion de projet ne sont pas conçues pour s'adapter et s'aligner sur les besoins et la culture uniques d'une entreprise. Au lieu de cela, ils imposent une structure et un cadre rigides, et demandent essentiellement aux utilisateurs finaux de les prendre ou de les laisser.
Malheureusement, la plupart des utilisateurs finaux choisissent la seconde solution. En effet, il n'est pas rare que ces mêmes utilisateurs finaux reviennent à des feuilles de calcul, des courriels, des bases de données maison et d'autres outils inadéquats. ad hoc les outils que la nouvelle solution logicielle de gestion de projet était censée remplacer - non pas parce qu'ils le veulent, mais parce qu'ils estiment devoir le faire. C'est le moindre des deux maux.
Dans le même temps, les dirigeants d'entreprise sont obligés de se rendre compte que le court chemin vers la valeur qu'on leur avait promis s'est transformé en une longue route sinueuse vers le gaspillage d'argent et de temps. C'est toute la douleur, et aucun gain. C'est la mauvaise nouvelle.
La bonne nouvelle - surtout pour les chefs de projet expérimentés (et frustrés !) qui ont vécu le scénario ci-dessus plus de fois qu'ils ne veulent s'en souvenir - est que certaines solutions logicielles de gestion de projet sont conçues pour s'adapter aux entreprises et non l'inverse.
Voici les cinq aspects qui distinguent les solutions "centrées sur l'entreprise" du peloton :
- Ils soutiennent l'utilisation de méthodologies multiples dans l'ensemble du portefeuille et au sein des projets individuels, tels que waterfall, critical chain, critical path, agile, lean, etc.
- Ils permettent aux utilisateurs finaux de créer des vues personnalisées sur leurs tableaux de bord personnels qui mettent en évidence les données de travail clés dont ils ont le plus souvent besoin (par ex. calendriers, plans, feuilles de temps, dépenses, mises à jour de statut, etc.), dans une disposition et un format qui leur conviennent le mieux.
- Ils offrent une variété d'éléments personnalisés permettant de rationaliser et d'optimiser les processus, tels que validation et règles commerciales, flux de travail planifiés, notifications, traitement des e-mails, champs personnalisés et actions personnalisées.
- Ils disposent d'une API REST robuste permettant de développer pratiquement n'importe quelle application personnalisée souhaitée, et d'intégrer les données du référentiel de gestion de projet avec des outils bureautiques externes et des systèmes patrimoniaux.
- Ils disposent d'une vaste bibliothèque d'applications web et mobiles qui améliorent les fonctionnalités personnalisées et étendent les possibilités (par exemple, publication de diapositives, création d'organigrammes, obtention d'un instantané des tendances, etc.)
En résumé
Lors de l'évaluation des solutions logicielles de gestion de projet potentielles, il ne suffit pas aux entreprises de se concentrer sur les caractéristiques et les fonctions souhaitées. Ils doivent également répondre à ce qui est sans doute la question la plus importante de toutes : "s'adaptera-t-il à notre organisation ?"
Si la réponse est oui, les entreprises doivent poursuivre leur évaluation. Si la réponse est non, ils devraient pousser un soupir de soulagement au nom de leurs utilisateurs finaux reconnaissants, et raccourcir encore plus leur liste.
