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Dans une grande organisation, les équipes de projet fonctionnent en silos plus petits qui impliquent un segment de l'entreprise. Mais avec tant de pièces mobiles dans une entreprise, il est facile pour ces équipes de perdre de vue la manière dont elles s'intègrent dans la stratégie commerciale globale.
L'inverse est également vrai : Lorsque les dirigeants examinent la façon dont des projets et des objectifs commerciaux disparates contribuent à la stratégie globale de l'entreprise, il peut être difficile de s'assurer que ces projets visent les mêmes objectifs, à moins que vous n'ayez mis en place une solution pour surveiller cet alignement et gérer l'exécution de votre stratégie d'entreprise.
Un bureau de gestion de projet d'entreprise (EPMO) remplit exactement ce rôle, offrant une vue de l'entreprise au niveau de la stratégie pour centraliser les projets et l'exécution de la stratégie, garantissant l'alignement des objectifs et la transformation de l'entreprise à toute échelle. Avec cette équipe en place, les organisations peuvent prendre de meilleures décisions sur les projets à entreprendre et mettre en œuvre des processus de gestion qui permettent un changement rapide, même dans les grandes organisations.
Si le concept d'un PMO d'entreprise vous est inconnu, voici cinq façons dont cette solution peut vous aider à gérer le changement.
Comment un PMO d'entreprise peut améliorer la gestion du changement
1. Améliorer les rapports sur les portefeuilles
Le rapport de portefeuille est un processus essentiel pour gérer les projets et s'assurer que les activités disparates restent alignées sur les délais et autres objectifs.
Le rapport de portefeuille à ce niveau fait entrer l'EPMO dans un rôle facilité pour créer et mettre en œuvre une stratégie à long terme pour une meilleure intégration des changements, ainsi que la capacité de remanier les flux de travail et d'autres aspects de la gestion de projet pour mieux soutenir le résultat final.
Avec un PMO d'entreprise, les organisations disposent d'une fonction désignée pour gérer tous les portefeuilles et projets de l'entreprise. Le fait d'avoir cette perspective au niveau de l'entreprise dans tous les portefeuilles améliore la vision nécessaire à la prise de décision et à la gestion du changement dans toute l'organisation. Ce bureau de programme apporte des compétences en matière de comptabilité et d'analyse afin d'améliorer également le retour sur investissement des projets proposés et des portefeuilles achevés et d'informer sur les changements à apporter pour obtenir un meilleur rendement.
2. Alignement des objectifs stratégiques dans une grande organisation
Pensez à un PMO d'entreprise comme un PMO pour vos PMO. Dans la plupart des entreprises, un certain nombre de PMO sont couramment utilisés pour organiser les petits projets au sein de l'organisation. Une récente enquête de Gartner auprès des responsables de la gestion de portefeuille et de projet a révélé que leurs organisations utilisaient en moyenne neuf PMO dans leurs flux de travail habituels.
Quatre-vingt-onze pour cent des personnes interrogées ont déclaré que leur organisation avait mis en place un EPMO, ce qui permet d'avoir une vision stratégique de la manière dont ces diverses solutions PMO contribuent à la réalisation d'objectifs commerciaux plus larges.
3. Rationaliser la réactivité, même à l'échelle
Les grandes organisations complexes peuvent se débattre avec un manque d'agilité. Il est donc difficile de mettre en œuvre des changements, quels qu'ils soient. Que vous ayez modifié vos objectifs commerciaux ou que vous mettiez en œuvre un changement culturel plus large au sein de l'organisation, les nombreuses parties mobiles d'une entreprise peuvent ralentir la mise en œuvre de ces changements.
Un PMO d'entreprise peut contribuer à une meilleure supervision lors de la mise en œuvre de ces changements, car il n'est pas embourbé dans le quotidien d'un PMO plus technique. Les changements de politique, les nouvelles directives de conformité et les itérations plus rapides des nouvelles initiatives de projet ne sont que quelques-unes des façons dont une EPMO peut transformer une grande organisation paresseuse en une machine finement réglée et réactive.
4. Améliorer la communication et la collaboration entre les départements
Les PMO individuels peuvent fonctionner en silo. Même lorsque les projets intègrent des membres de l'équipe de plusieurs départements, les projets eux-mêmes vivent souvent de manière isolée, coupés des autres projets et portefeuilles - même si leurs performances et leurs résultats finaux ont un effet les uns sur les autres.
Un EPMO facilite cette communication et cette collaboration. En abattant les murs qui séparent les projets, les chefs de projet et les membres de l'équipe peuvent mieux coordonner leurs activités pour s'aligner sur d'autres projets connexes. Cela peut permettre une meilleure prise de décision, une meilleure allocation des ressources internes et une meilleure vision et exécution des initiatives stratégiques à l'échelle de l'entreprise.
La vue d'ensemble d'un PMO d'entreprise ne profite pas seulement aux cadres - elle aide toute l'organisation à voir et à comprendre ses objectifs.
5. Terminer les projets dans les délais et dans le respect du budget
L'amélioration des flux de travail et de la gestion des flux de travail, la rationalisation des communications, l'allocation efficace des ressources et l'adhésion plus large de la direction soutiennent tous le même objectif de rendre les projets plus rapides, plus efficaces et plus productifs pour l'organisation. En créant un EPMO, votre organisation crée un bureau dont l'objectif est de mettre en œuvre des solutions pour soutenir une efficacité accrue et disposera d'une meilleure plate-forme pour achever les projets à temps et dans le respect du budget prévu.
Les économies réalisées, notamment en termes de ressources, d'argent et de main-d'œuvre humaine, renforceront les résultats de votre entreprise tout en élargissant vos horizons au moment d'envisager les futures options de transformation de l'entreprise.
Conclusion
Un projet unique est une entreprise complexe impliquant un large éventail de tâches, de stratégies commerciales, d'applications, de capacités et de personnes. Multipliez cette structure par le nombre de projets qui se déroulent dans votre entreprise, et la complexité de la gestion de projet croît de façon exponentielle.
Pour poursuivre la transformation de l'entreprise tout en assurant l'efficacité et la rationalisation des opérations, les entreprises ont besoin de solutions simples et intelligentes pour cartographier ces processus et surveiller l'activité. Si votre organisation ne dispose pas actuellement d'un PMO d'entreprise, il est temps de réfléchir à ce qui se perd dans la mêlée.
Lorsque vous voulez croître, pivoter ou corriger votre trajectoire, le changement est l'élément critique pour votre organisation. Les EPMO peuvent aider à diagnostiquer les opportunités et les besoins pour faciliter cette entreprise complexe.
