La gestion des tâches consiste essentiellement à identifier et à suivre l'avancement des différentes tâches qui composent un volet de tâches spécifique, un lot de travaux ou un projet global. Les tâches peuvent donc aller d'une demi-douzaine à des milliers potentiellement. Une chose qui reste cependant constante dans la théorie de la gestion des tâches est l'accent mis sur la clarté des informations et la façon dont cela peut vous aider, vous et votre équipe, à réussir.
La théorie de la gestion des tâches a un impact sur l'ensemble du projet
Théorie de la gestion des tâches couvre les méthodologies et les cadres de base dans lesquels les gens gèrent l'éventail des tâches dont ils sont responsables. Il existe une grande variété de points de vue différents sur les meilleures façons d'effectuer la gestion des tâches, ainsi qu'un grand nombre de excellent logiciel de gestion de projet en ligne qui peut faire de la gestion des tâches un processus assez simple et facilement navigable. La théorie de la gestion des tâches et la façon dont un individu ou un chef de projet aborde le sujet sont très importantes car il s'agit d'un ensemble de lignes directrices qui déterminent l'efficacité et la productivité de leur gestion des tâches, ce qui a un grand impact sur le respect des plans de projet, des jalons et des délais.
Comment la théorie de la gestion des tâches est-elle liée au chemin critique ?
La première étape de la gestion des tâches consiste à identifier ce qui doit être fait et quand cela doit être fait. Ce peut également s'inscrire dans la méthode du chemin critique qui identifie l'ordre à suivre pour qu'un volet de tâches interdépendantes soit réalisé dans les plus brefs délais. L'identification des tâches peut se faire de différentes manières, sur un plan personnel par exemple, la préparation de la visite d'invités peut être identifiée ainsi :
- Créer une liste d'achats
- Vérifiez que les draps et les serviettes sont propres
- Lavez les draps et les serviettes qui ne conviennent pas
- Allez acheter la liste de courses
- Mettez les serviettes et les draps dans le sèche-linge
- Balayer les pièces nécessaires
- Mop salle de bain
- Sortir les serviettes et les draps et aménager la chambre des invités
Une fois que toutes les tâches nécessaires ont été identifiées, on passe à l'étape suivante de la théorie de la gestion des tâches, à savoir le suivi. Pour autant que toutes les tâches soient exécutées, le suivi de leur progression et de la proximité de leur achèvement est une activité constante. Pour un chef de projet en charge d'une équipe, cela peut être une expérience accablante car il faut obtenir et déchiffrer le déluge d'informations afin de maintenir à jour le plan du projet ou le diagramme de Gantt.
De bons outils de gestion de projet peuvent aider
Heureusement, il existe aujourd'hui de nombreuses façons de mettre automatiquement à jour l'avancement des tâches individuelles sans y consacrer toute votre journée. Un bon outil de gestion de projet vous donnera un tableau de bord à accès rapide qui affiche des informations faciles à comprendre sur l'état d'avancement de chaque tâche dans son propre cycle. Si la méthode la plus courante consiste à fournir ces informations sous forme de pourcentages, il est également possible de modifier vos tableaux de bord pour afficher les données sous forme de camemberts, de barres ou de tout autre format.
Les avantages de disposer d'un logiciel de gestion des tâches efficace sont multiples :
- Il est plus facile de suivre les progrès et d'identifier les problèmes ou les goulets d'étranglement.
- Gestion des ressources devient plus clair car vous pouvez repérer les tâches qui doivent être prioritaires par rapport aux autres
- Les échéances et les calendriers sont facilement épinglés aux tâches
- Les volets de tâches connexes peuvent être considérés comme un tout, créant ainsi une unité de tâches plus importante.
- Les rapports et les mises à jour sont facilement diffusés à l'équipe et à l'ensemble du personnel. autres parties prenantes
Comme il s'agit d'un élément essentiel de la gestion de projet, il est essentiel de s'assurer que vous disposez d'une stratégie de gestion des tâches qui fonctionne pour vous et votre équipe afin de garantir la réussite du projet.
