Vous vous demandez comment améliorer vos compétences en gestion de projet ? Vous êtes au bon endroit. Dans ce blog, nous allons aborder les idées sous-jacentes de la gestion de projet, car elles ont résisté à l'épreuve du temps et se sont avérées être les piliers d'une bonne gestion de projet.
Ces derniers temps, la discipline de la gestion de projet a connu une évolution importante. C'est devenu plus un acte de coordination et d'encadrement qu'une dictature, et l'élément humain a pris le dessus. Vous avez peut-être déjà vu la représentation d'un projet en termes de portée, de temps et de capacité, mais si nous redessinons l'image aujourd'hui, elle ressemblera à ceci :
Déconstruisons cette image en examinant les trois éléments qui la relient : "Personnes," "Priorité," et "Processus."
People
Pour livrer efficacement la portée de votre projet avec la capacité dont vous disposez (aka les personnes), vous devez être bon avec vos interactions. Voici trois aspects qui vous aideront à vous améliorer.
Emotions - Développez un sens de ce que chacun dans l'équipe ressent en ce moment. La façon dont les gens réagissent à une situation spécifique est fortement déterminée par leur état émotionnel du moment. Cela ne vous aidera pas si vous voulez transmettre une excellente idée à Jim, mais que ce dernier se sent un peu déprimé en raison d'une situation spécifique dans sa vie personnelle. Vous pourriez être plus efficace si vous en étiez conscient et si vous pouviez établir une stratégie pour vos communications ou vos réunions en conséquence. De plus, reconnaître les états émotionnels des membres de votre équipe vous aidera à développer des relations beaucoup plus solides.
Motivations - Maintenir les gens dans un état d'énergie élevé lorsqu'ils travaillent sur des ambitions ou des objectifs peut faire ou défaire un chef de projet. Et il n'existe pas de solution unique pour garantir la motivation de votre équipe ; c'est une combinaison de plusieurs petites choses. Clarté de l'objectif, connaissance de l'impact de leur travail, de l'environnement de travail, des incitations, etc. Le point étant, même si ce sont de petites choses, elles sont si variées que vous qu'il est facile de les négliger. Demandez-vous si toutes ces petites pièces sont en place avant que le travail ne commence vraiment.
Engagement - Le niveau d'engagement est déterminé par le caractère passionnant du problème qu'une équipe ou un individu est en train de résoudre ou par la variété du travail. Mais le défi est qu'il n'est peut-être pas possible d'alimenter le groupe avec des travaux stimulants ou difficiles en permanence. Ce qui aide ici sont deux choses : raconter des histoires et mélanger les choses. Quelle que soit l'œuvre, le récit que vous créez autour d'elle contribue à façonner la perception des gens à son égard. Assurez-vous de continuer à mélanger les choses afin d'éviter la routine ou la banalité.
Priorité
Étant donné que vous avez un champ d'application défini et un temps limité, il est vital pour vous de savoir comment et quoi prioriser. Examinons trois choses qui vous aideront à améliorer votre capacité à établir des priorités.
Concentrez-vous sur le WHY/WHAT/HOW - Il est indispensable de bien comprendre l'activité globale du client ou de l'organisation pour laquelle vous travaillez. Cela permet de comprendre le "pourquoi" global et de répondre à des questions telles que "comment" et "où" votre travail crée un impact. Le suivant serait très spécifique au projet, le "quoi". Ce sont les détails du projet qui doivent être réalisés comme les objectifs, les résultats, les délais, etc. La mise en correspondance du "quoi" et du "pourquoi" vous aide à déterminer les priorités et à fixer des objectifs. Ensuite, vous inscrivez ces priorités et ces objectifs dans un calendrier basé sur la portée, le temps et la capacité ou les ressources disponibles. Il s'agit du "comment", c'est-à-dire du plan qui vous permettra de faire du projet une réussite. Tout cela peut sembler excessivement simpliste, mais il est étonnant de constater à quel point nous avons souvent tendance à rester bloqués sur le "comment" plutôt que d'utiliser la cartographie "pourquoi/quoi/comment" pour prendre des décisions.
Indicateurs de progrès/état/risque - Une fois que les choses sont en marche, vous devez vous assurer que votre équipe dispose d'un chemin sans heurts pour réaliser le plan. Pour procéder à ces ajustements, vous devez être conscient de la façon dont les choses se déroulent ; si possible, vous devriez être en mesure de prédire les choses avant qu'elles ne deviennent une réalité, qu'il s'agisse de succès ou d'échec. Vous pouvez définir des indicateurs tout au long de la vie du projet qui peuvent vous aider à prédire si les choses se déroulent comme prévu ou si vous vous dirigez vers une catastrophe imminente. Les indicateurs fondamentaux dont vous avez besoin concernent le "progrès". c'est-à-dire la part du projet total que vous avez réalisée, la "vitesse" pour savoir si vous arriverez à la ligne d'arrivée à temps et les "risques" pour anticiper un problème que vous pourriez rencontrer et vous préparer à le résoudre. Il existe déjà des métriques standard que vous pourriez utiliser comme indicateurs, puis des méthodologies prédéfinies que vous pourriez utiliser pour établir des priorités et agir en conséquence. Il s'agit de s'assurer que vous avez mis en place ces trois indicateurs et que vous les suivez de près. Il est également utile de partager ces indicateurs avec toutes vos parties prenantes afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Contingence planifiez - Malgré toute la planification que vous avez faite, les choses vont forcément déraper dans le monde réel. Certains d'entre eux peuvent être des problèmes mineurs et d'autres des catastrophes importantes. La manière et la rapidité avec lesquelles vous gérez ces problèmes et ces catastrophes déterminent si vous pouvez mener à bien le projet. Il est donc judicieux d'identifier ces zones potentielles à l'aide d'indicateurs ou d'expériences passées et de préparer un plan B. Cela permet de gagner le temps nécessaire pour prendre des décisions et surmonter les obstacles. Il existe quelques stratégies pour développer un plan d'urgence bien conçu, comme la création d'une ventilation stratégique de l'ensemble de votre projet en étapes basées sur les résultats et la mise en place d'un plan d'urgence pour chaque étape afin d'atteindre le résultat final si votre plan initial échoue.
Processus
Là où le processus devient important, c'est lorsque vous travaillez avec une capacité déterminée et un projet limité dans le temps. Il est essentiel que vous optimisiez l'efficacité et qu'il y ait un minimum de chaos. Dans un tel scénario, trois éléments peuvent être bénéfiques.
Gestion de l'effort - Jusqu'à très récemment, nous considérions les éléments de temps, de portée et d'effort du travail d'un point de vue très simpliste, c'est-à-dire que vous disposez de cette quantité de temps, de cette capacité et de cette quantité de travail, maintenant faites-le - un modèle pour toutes les situations. Mais avec l'importance accrue accordée aux méthodologies agiles et à l'élément humain, il y a quelques nouvelles choses auxquelles il faut penser, comme le flux de travail, le changement de contexte, la continuité, le multitâche, etc. Une bonne compréhension des personnes avec lesquelles vous travaillez directement est essentielle pour évaluer leurs capacités et leurs limites. Il y aura des situations où il est préférable de laisser les gens terminer une chose avant qu'ils ne puissent sauter sur la suivante, et il y aura des moments où ils devront travailler sur deux choses à la fois. Il y aura des moments où le temps et les capacités seront limités et où la seule chose que vous pourrez ajuster sera la portée. Armé de ces connaissances, vous pouvez prendre des décisions très spécifiques au contexte. Il existe également des outils et des méthodologies qui vous aident à le faire, comme Scrum et Kanban.
Au fur et à mesure que vous vous améliorez dans ce domaine, vous serez en mesure de jongler avec le temps, la capacité et la portée comme un champion. Planview propose deux outils de ce type pour vous aider, Projectplace et LeanKit.
Gestion de la redondance - Dans tout projet, certaines choses sont répétitives ou similaires. Les modèles que vous pouvez réutiliser à plusieurs reprises sont pratiques pour gérer la redondance. Par conséquent, soyez toujours à l'affût des choses que vous pourriez convertir en modèle et réutiliser. De même, l'utilisation d'un processus pour automatiser les choses que vous devez faire fréquemment est également un gain de temps. Tirer parti de l'automatisation est l'une des meilleures choses que vous puissiez faire.
Gestion des risques - Parallèlement à la mise en place des indicateurs et des contingences mentionnés ci-dessus, il est essentiel d'évaluer l'impact des risques sur vos projets. L'effet d'un "risque" est variable et, en fonction de la chronologie, il peut varier de mineur à grave. Certains risques ne nécessitent pas une action immédiate, et il est normal de les suivre jusqu'à ce qu'ils en aient besoin. Identifier le point idéal pour traiter un risque a un impact minimal sur le résultat du projet. En même temps, le plus petit écart par rapport à votre plan initial est essentiel. Pour ce faire, vous devez tenir une liste de surveillance des risques et de leurs projections de menaces. Il est également utile d'impliquer les membres de votre équipe ou les parties prenantes dans des réunions d'identification des risques où vous pouvez passer en revue la liste de surveillance et décider des niveaux de menace et des lignes d'action correspondantes.
Final Thoughts
En résumé, si vous maintenez le trépied des personnes, du projet et du processus en équilibre, vous réussirez. Ces trois éléments constituent un projet en reliant la portée, le temps et la capacité. Maintenez la motivation et l'engagement des personnes tout en restant à l'écoute de leurs états émotionnels, définissez le pourquoi/quoi/comment de vos priorités et gardez un œil sur les indicateurs de risque et les éventualités, et, en ce qui concerne vos processus, hiérarchisez l'effort, la redondance et la gestion des risques.
La façon dont vous atteignez ces objectifs dépend de vous, et trouver le bon produit est essentiel pour améliorer vos compétences en matière de gestion de projet. Si vous souhaitez en savoir plus ou faire l'expérience d'un tel produit par vous-même, je vous encourage à consulter le site Planview Projectplace.
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