Cette série de blogs s'inscrit dans le cadre de notre quête pour vous aider à améliorer la planification de vos ressources, quelle que soit votre position sur la courbe des capacités de gestion et de planification des ressources. Dans la première partie de cette série de blogs, nous avons abordé les deux premières directives, qui concernent toutes vos collaborateurs :
- Concentrez-vous d'abord sur vos ressources clés
- Attribuer et répartir les rôles des ressources et les affectations d'équipe
Dans ce blog, nous résumons les trois dernières étapes de la planification des ressources. Ceux-ci se concentrent sur la manière dont le PMO avisé utilise les données non seulement pour gérer les opérations quotidiennes mais aussi pour préparer l'avenir. Les bonnes analyses et les bons rapports vous aident à aligner continuellement les employés sur le travail stratégique et à construire le portefeuille de projets et de produits de la plus haute valeur en fonction de vos contraintes de ressources et de budget.
Voici les directives 3-5 :
3. Exécuter des analyses de base et rendre compte des finances
Une fois que vous avez saisi vos ressources et vos rôles dans votre système PPM et que vous leur avez attribué du travail, il est temps de déterminer comment ce travail se rapproche des objectifs et des besoins de votre organisation. C'est là que le PMO avisé commence à créer des tableaux de bord et des rapports pour assurer l'alignement continu des ressources sur les projets stratégiques.
La gestion des ressources vous permet également de suivre les aspects financiers. Vous pouvez "chiffrer" le temps planifié et réel des personnes sur la base des taux appropriés pour ce travail, cette ressource ou ce rôle de ressource. Ensuite, vous pouvez saisir si les tâches sont capitalisées ou non, ce qui vous permet de catégoriser les CAPEX par rapport aux OPEX, car ces coûts sont traités différemment à des fins comptables et fiscales. En outre, vous pouvez commencer à comparer les prévisions passées aux réalisations et ajuster le travail futur si nécessaire.
4. Analyser la capacité et la demande
Pour attribuer efficacement le travail ou planifier les projets futurs, utilisez la planification de la capacité et de la demande. Cela vous donne une visibilité en temps réel de la charge de travail des ressources. Vous pouvez déterminer quels projets et quelles tâches nécessitent une attention particulière en matière de personnel, prévoir avec précision la demande réelle de ressources ainsi que les besoins futurs, faciliter les décisions en matière d'effectifs et d'embauche, et avoir un aperçu des lacunes existantes ou futures en matière de ressources.
La planification basée sur les rôles vous permet de comprendre de quelles ressources vous avez besoin et à quel moment, même si vous ne savez pas quelle ressource spécifique sera affectée au travail à venir. Le PMO Savvy utilise les outils de gestion de portefeuille de projets (PPM) qui réunissent la capacité et la demande en un seul endroit flexible pour résoudre les problèmes de sur- et sous-utilisation des équipes.
5. Rééquilibrer, prédire et élaborer des stratégies pour l'avenir
Les PMO avisés utilisent également une sorte de boule de cristal pour se projeter dans l'avenir : La planification de scénarios "What-If". Ce type de planification vous permet de créer plusieurs scénarios et de les comparer pour prendre des décisions éclairées et obtenir la plus grande valeur. Par exemple, tirez parti de la planification de scénarios "What-If" pour :
- Saisir l'impact des travaux non planifiés sur le portefeuille
- Basculer les scénarios de ressources et de portefeuilles sans impacter les données de production
- Déterminer votre portefeuille optimal avec les ressources dont vous disposez
- Générer des scénarios basés sur des variables critiques pour votre organisation
- Re-planifiez votre portefeuille lorsque les besoins en ressources ou leur disponibilité changent.
- Construire le portefeuille de projets et de produits de la plus haute valeur en fonction de vos contraintes de ressources et de budget.
Selon l'étendue de votre solution PPM, vous pouvez accéder instantanément aux informations pour la planification de scénarios prospectifs et l'optimisation des ressources par portefeuille, projet, rôle ou individu.
La planification de scénarios d'hypothèses évite également les analyses manuelles fastidieuses. Ajustez le scénario en décalant les dates des projets et en excluant des projets et/ou des rôles. En explorant la question sous plusieurs angles différents - en fonction de vos objectifs et de vos principales contraintes - vous trouverez peut-être plus de capacité à entreprendre ce projet stratégique.
Voilà : Les cinq lignes directrices du PMO avisé pour réussir la planification des ressources. Utilisez-les en bonne santé, et regardez la santé et la valeur de votre portefeuille croître :
- Concentrez-vous d'abord sur vos ressources clés
- Attribuer et répartir les rôles de ressources et les affectations d'équipes
- Exécuter des analyses de base et rendre compte des finances
- Analyser la capacité et la demande
- Rééquilibrer, prédire et élaborer des stratégies pour l'avenir
Pour plus de détails sur les cinq étapes et une liste de contrôle utile, téléchargez le livre électronique complet : "The Savvy PMO's Guide to Resource Planning."
