La réussite d'un projet commence au niveau de l'équipe. Tout aussi important que la technologie du lieu de travail et l'abondance des ressources, une bonne constitution d'équipe de gestion de projet permet aux managers de réunir des équipes qui collaborent pour surmonter les obstacles et travailler efficacement pour respecter les délais. Mais qu'est-ce qui fait qu'une équipe excelle, et comment constituer l'équipe parfaite pour vous guider à travers toutes les étapes de votre projet ?
Pourquoi la constitution d'une équipe est importante
En tant que chef de projet, il vous incombe de veiller à ce que tout le monde travaille pour atteindre les objectifs de votre projet. Les équipes incapables de travailler de manière cohésive ont du mal à le faire, soit à cause de la dissonance entre les membres, soit par manque de direction. En conséquence, les tâches ne sont pas effectuées à temps, la qualité du travail commence à diminuer et il y a souvent une rupture de communication entre la direction et les membres de l'équipe. Même des ressources abondantes et la dernière technologie de gestion de projet ne suffisent guère à sauver un projet qui échoue à cause d'un mauvais développement de l'équipe.
Bien sûr, cela ne veut pas dire que toute équipe est dépourvue de défis. Les barrières communes qui empêchent le développement de l'équipe incluent :
- Intérêts, priorités et objectifs professionnels différents entre les membres de l'équipe
- Conflits découlant de l'ambiguïté des rôles et responsabilités de l'équipe
- Objectifs du projet peu clairs
- Les membres de l'équipe se disputent les postes de direction plutôt que de travailler ensemble.
Comme vous pouvez l'imaginer, ces obstacles peuvent causer beaucoup de problèmes à long terme qui diminuent l'efficacité de l'équipe et réduisent la qualité du travail. Pour cette raison, il est essentiel pour les chefs de projet de cultiver une bonne équipe qui travaille bien ensemble et se complète.
Chaque chose en son temps : Apprenez à connaître votre équipe
Avant de pouvoir constituer une équipe performante, vous devez d'abord apprendre à connaître les membres de votre équipe. Une fois que vous aurez compris ce qui les motive et que vous aurez une meilleure idée de leurs forces et de leurs faiblesses, vous serez en mesure de réduire la microgestion et de déléguer les tâches plus efficacement.
Il vous sera ainsi plus facile d'aller à la racine des problèmes qui se posent, en éliminant efficacement toute friction avant qu'elle ne cause des revers majeurs au projet.
L'une des façons d'y parvenir est d'organiser, sur , des événements informels, qu'il s'agisse de réunions en personne ou de réunions virtuelles pour les travailleurs à distance, où les membres de l'équipe peuvent apprendre à se connaître dans un cadre décontracté. Non seulement cela vous permettra de mieux cerner la personnalité des membres de l'équipe et vous aidera à devenir un manager plus authentique et empathique, mais cela renforcera le lien entre les membres de l'équipe.
Jouez un rôle actif dans la gestion de l'équipe
Alors, comment construire une équipe d'étoiles capable de surmonter les obstacles et d'atteindre les objectifs ?
Cela commence par vous, le chef de projet. Vous devez adopter une approche décisionnelle éclairée qui résout les problèmes en examinant le contexte dans lequel ils existent. En d'autres termes, un bon gestionnaire de projet sait qu'il n'existe pas d'approche unique en matière de gestion de projet. Au lieu de cela, ils considèrent soigneusement les externalités qui peuvent influencer les différentes tâches ou l'avancement du projet.
Non seulement cette approche aide à faire avancer les projets, mais elle établit également le manager comme un leader compétent et la voix de l'autorité, ce qui peut permettre aux membres de l'équipe de travailler avec plus de confiance.
Cependant, jouer un rôle actif ne signifie pas microgérer vos employés. Le but de la constitution d'une équipe de gestion de projet est de responsabiliser les membres de l'équipe, en leur permettant de travailler de manière indépendante lorsque cela est nécessaire. Lorsque vous gérez activement vos équipes à l'adresse , vous devez vous concentrer sur les trois éléments suivants :
- Maximiser l'inclusivité. Créez un flux de travail transparent qui permet à chacun de rester connecté tout au long du parcours du projet. Pas seulement vous et les membres de l'équipe, mais aussi les parties prenantes. Faites-le en maintenant un canal de communication ouvert, en fournissant le contexte important lié aux projets et aux tâches individuelles lorsque cela est nécessaire.
- Atteindre les résultats. Ne passez pas tellement de temps à vous concentrer sur les délais que vous et votre équipe oubliez la portée de votre projet. Le respect des délais est important, mais les objectifs de vos clients et/ou parties prenantes le sont tout autant. Faites en sorte que vos équipes se concentrent sur l'obtention de ces résultats, puis en hiérarchisant les échéances. Après tout, le respect des délais ne signifie rien si vos tâches n'ont pas atteint le but recherché.
- Responsabiliser vos équipes. Encore une fois, vous voulez encourager les membres de l'équipe à devenir des autodidactes. Pensez à les inclure dans les phases de planification du projet, afin qu'ils aient une meilleure idée des objectifs du projet et des résultats escomptés. Confiez aux membres de l'équipe certaines responsabilités, en leur permettant de prendre des décisions éclairées dans leurs domaines d'expertise. Ainsi, vous n'aurez pas à passer autant de temps à faire de la microgestion.
Vos équipes doivent savoir ce que l'on attend d'elles
Parfois, les projets connaissent des frictions inutiles, même lorsque les ressources et les tâches sont gérées de manière adéquate. Souvent, la raison en est moins liée à la façon dont le projet est géré qu'aux compétences de leadership du responsable.
Tout aussi importante que le respect des délais et le suivi des ressources, la direction de projet est un ingrédient clé pour la constitution d'une équipe performante. Sans elle, la plupart des projets sombrent dans le chaos car les membres de l'équipe n'ont aucune idée de ce que l'on attend d'eux.
Un manager ayant de bonnes compétences en matière de gestion de projet dynamise et responsabilise les membres de son équipe en faisant ce qui suit :
- Établir la responsabilité. Chaque membre de l'équipe doit savoir quelles tâches il est chargé d'accomplir.
- Attribuez des rôles bien définis. Chaque travailleur doit connaître le rôle qu'il joue au sein de l'équipe. Il doit être parfaitement clair qui sont les membres juniors, les chefs d'équipe et les superviseurs.
En effectuant ces actions, vous êtes en mesure de lever toute ambiguïté liée aux responsabilités et aux tâches des membres de votre équipe. Et une fois que vos travailleurs sauront ce que l'on attend d'eux, ils seront mieux équipés pour prendre des décisions éclairées par eux-mêmes, plutôt que de geler les tâches jusqu'à ce qu'ils reçoivent des directives de votre part.
L'approche pragmatique de la constitution d'une équipe efficace
Pour récapituler, un bon esprit d'équipe est le fait de managers qui font un effort supplémentaire pour aider leur équipe à réussir. Au lieu de se contenter de déléguer et de surveiller les tâches, le chef de projet s'efforce de renforcer la confiance, les capacités de décision et l'autonomie de son équipe. Voici quelques façons dont vous pouvez adopter les principes de la constitution d'une équipe de gestion de projet avec vos travailleurs :
- Encouragez les membres de votre équipe à prendre des décisions importantes, mais apprenez-leur d'abord l'importance d'évaluer plusieurs options avant de donner suite à leur décision. Ainsi, ils feront des choix sans être assombris par des émotions ou des perspectives non informées.
- Entraînez votre équipe. Donnez du feedback à la fin des étapes importantes ; proposez-leur des alternatives lorsqu'ils font une erreur.
- Gagnez la confiance des membres de votre équipe en négociant en leur nom auprès des parties prenantes lorsque quelque chose ne va pas.
- Impliquez davantage votre équipe dans le projet, de la contribution aux étapes initiales de planification à la fourniture de conseils et de directives une fois le projet lancé.
En fin de compte, la constitution d'une équipe hautement efficace exige la communication et la contribution de toutes les parties concernées. Bien que cela puisse sembler difficile pour les équipes travaillant à distance, les outils de collaboration facilitent la communication et le travail en commun en ligne. De cette façon, chaque personne impliquée connaît ses objectifs et ses responsabilités.
