Il semblerait qu'à l'ère des améliorations technologiques rapides et de la prise de décision facilitée, les projets informatiques devraient devenir plus faciles à gérer et comporter moins de risques. Après tout, aujourd'hui, les DSI et les chefs de projet ont de nombreux outils à leur disposition pour rendre la gestion de projet plus efficace et plus productive. Cependant, de nombreuses équipes ont encore du mal à gérer correctement les ressources, à allouer les budgets, ainsi qu'à exécuter les projets en temps voulu. En conséquence, de nombreux employés sont surchargés de travail, les délais ne sont pas respectés, les projets sont mis en attente et la rentabilité de l'entreprise s'effondre.
C'est pourquoi, chaque fois qu'un nouveau projet est lancé, il est absolument crucial que la direction évalue les risques ainsi que le retour sur investissement anticipé pour s'assurer que les demandes les plus rentables sont honorées en premier lieu. Quelle que soit leur taille, les risques sont associés à chaque projet et ils constituent une composante essentielle de toute décision commerciale qui sera prise.
L'article "Why Your IT Project May Be Riskier Than You Think" dans le numéro de septembre du Harvard Business Review présente un énorme projet piège chez Levi Strauss. Les dirigeants de Levi ont décidé de migrer vers un système SAP unique et ont engagé une équipe de consultants de Deloitte pour diriger cet effort. Les risques semblaient minimes, mais les défis ont commencé à surgir lorsque l'un de leurs principaux clients - Walmart - a exigé que le système s'interface avec son système de gestion de la chaîne d'approvisionnement, ce qui a posé des problèmes supplémentaires. Selon le site HBR, lors du passage au numérique, Levi n'a pas pu honorer les commandes et a dû fermer ses trois centres de distribution américains pendant une semaine. Au deuxième trimestre de 2008, la société a passé une charge de $192,5 millions sur ses bénéfices pour compenser l'échec du projet - et son directeur de l'information, David Bergen, a été contraint de démissionner.
En gardant cet exemple à l'esprit, quels sont les risques courants auxquels les cadres peuvent être confrontés lors de la gestion d'un projet ? Nous vous en présentons quelques-unes ci-dessous :
- Manque de hiérarchisation des priorités. Comme il a été mentionné ci-dessus, savoir quels projets produiront plus de revenus est une clé pour une priorité correcte de la gestion de projet. L'établissement de priorités devient un défi lorsque les DSI ne disposent pas de suffisamment d'informations. Pour prendre une bonne décision, il convient d'identifier les informations suivantes : l'objectif du projet, son alignement sur la stratégie de l'entreprise, les besoins de l'entreprise auxquels il répondra ainsi que son impact sur les résultats.
- Manque de visibilité. Quelle que soit la taille de votre groupe informatique, les outils sophistiqués de gestion de projets informatiques, tels que Innotas, sont devenus l'un des facteurs critiques contribuant au succès ou à l'échec de tout projet informatique stratégique. Par exemple, lorsque l'ensemble de votre PMO gère ses projets sur des documents ou des feuilles de calcul partagés, l'ensemble du processus devient moins facile à gérer et sujet aux erreurs, et il n'est généralement pas aligné sur les objectifs stratégiques. Même si ces outils de planification largement disponibles peuvent sembler abordables et peu coûteux à utiliser, l'efficacité du travail en pâtit car les chefs de projet doivent transférer, combiner et reformater les données de plusieurs documents, ce qui peut souvent prendre du temps et être moins efficace. En savoir plus sur les raisons pour lesquelles les feuilles de calcul ne font plus l'affaire.
- Manque de planification d'urgence. Même dans une situation à faible risque, vos projets ont besoin d'un plan d'urgence. Une analyse bien pensée des scénarios de simulation peut finir par sauver vos revenus (et même votre réputation) un jour de pluie. Il convient de noter que les plans d'urgence doivent être spécifiques au secteur et adaptés au modèle d'entreprise de votre organisation. Si Levi avait eu un plan de secours pendant son projet de migration de système, elle aurait été mieux équipée pour faire face à la crise.
L'évaluation des risques associés à vos projets informatiques va non seulement vous donner une meilleure vision de l'état actuel de votre entreprise, mais aussi permettre une meilleure prise de décision au sein de votre groupe informatique. De nombreuses solutions sont disponibles aujourd'hui pour aider votre équipe à évaluer les risques et le retour sur investissement. En tirant parti de ces outils, vous rendrez l'exécution de votre gestion de projet plus efficace et plus rapide.
