Écrit par : Brad Egel
Lorsque vous pensez au lancement d'un projet, qu'est-ce qui vous vient en premier à l'esprit ? Vous commencez un nouveau projet où tout va bien dans le monde ? Un nouveau départ avec un nouveau client qui est excité et prêt à travailler avec vous sur la voie d'une solution finale réussie ? Un nouveau départ avec zéro problème, zéro dérapage et zéro changement de commande jusqu'à présent ? Un nouveau projet qui n'est ni en dépassement de budget ni en dépassement de temps sur le calendrier du projet ?
Je suppose que tout dépend de ce qui nous frustre le plus dans nos projets. L'essentiel est le suivant - du moins de mon point de vue - le lancement du projet est notre meilleure chance de tout mettre sur la table avec le client du projet dès le départ. Nous devons fixer des attentes appropriées, nous devons nous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et nous devons nous assurer que le client du projet comprend comment le projet va être mené... comment il va évoluer vers une solution finale et réussie que nous lui livrerons.
Pour arriver à une session de lancement de projet efficace et réussie et la traverser...
Le chef de projet- et l'équipe, si elle a été désignée à ce moment-là - doit suivre ces cinq étapes générales :
- Examinez l'énoncé des travaux et toute documentation préalable à l'engagement. Avec un peu de chance, vous avez en main un énoncé des travaux (EDT) ou un document similaire depuis la finalisation du projet et du prix et des travaux généraux requis. Ce document doit contenir au moins une description de haut niveau des objectifs du projet, de l'effort, des exigences technologiques, des dates clés et des produits livrables, ainsi que des hypothèses. À partir de là, vous pouvez commencer à élaborer la première version du calendrier du projet et à planifier les tâches - et les personnes qui les exécuteront - pour l'ensemble de l'engagement du projet.
- Présentez-vous au client du projet. Ensuite, présentez-vous au client du projet comme la personne qui s'occupera de son projet pour le reste de la mission. À ce stade, parce que vous avez étudié en profondeur le cahier des charges et tous les autres documents du début du projet sur lesquels vous avez pu mettre la main, vous êtes peut-être prêt à poser des questions au sponsor du projet qui vous permettront de préciser davantage les dates et les tâches, et peut-être de clarifier certaines hypothèses sur le projet. Cependant, le véritable objectif de cette étape est d'achever cette présentation initiale - de discuter de la date, du lieu et de la manière dont la session de lancement du projet aura lieu et de savoir qui doit y assister. Une fois que vous avez défini ces informations, vous pouvez préparer les détails de la réunion.
- Rédiger un calendrier de projet. À ce stade, vous disposez de toutes les informations dont vous aurez probablement besoin pour réaliser la première véritable ébauche du calendrier du projet. Vous n'avez peut-être pas les noms des membres de l'équipe, mais vous savez quels types de postes vous devez pourvoir au sein de votre équipe, vous pouvez donc vous y référer par titre plutôt que par nom. La clé est de faire en sorte qu'il ait l'air aussi proche que possible de l'aspect final et prêt pour le début du projet afin d'inspirer confiance au client que vous et votre équipe pouvez faire le travail correctement.
- Préparez un dossier de présentation et demandez au client de l'examiner. Ce que vous mettez en place et la manière dont cela devient formel dépendent vraiment de vous, de vos pratiques et politiques organisationnelles et des préférences de vos clients. (J'aime donner cela au sponsor du projet à l'avance afin qu'il n'y ait pas de surprises pendant la réunion et que je puisse obtenir un retour de cette personne si elle pense qu'il y a d'autres points qu'elle aimerait couvrir). J'opte généralement pour une présentation PowerPoint de 15-30 diapositives qui expose les éléments suivants :
- But / objectifs généraux du projet
- Dates et étapes clés
- Hypothèses
- Processus de contrôle des changements
- Méthodologie de gestion de projet
- Conduisez la session et définissez les prochaines étapes. Enfin, organisez la véritable session de lancement du projet. Réduisez le nombre de participants au minimum, si possible. Vous voulez que les bonnes personnes soient présentes pour poser des questions et y répondre, mais vous ne voulez pas que la salle soit tellement remplie d'utilisateurs finaux du client qu'elle devienne une réunion de collecte des exigences. J'ai laissé cela se produire une fois - plus jamais ! Comme toujours avec une réunion sur l'état d'un projet - et la session de lancement est en fait la première réunion sur l'état d'un projet - vous, le chef de projet, devez assurer le suivi après la réunion en distribuant des notes aux principales parties prenantes pour garantir l'exactitude et la compréhension commune. Demandez que tout changement ou ajout vous soit envoyé dans les 24 heures, puis révisez et renvoyez. En faisant cela rapidement, vous vous assurez que tous les acteurs clés sont sur la même longueur d'onde dans les 24 heures environ qui suivent le coup d'envoi et qu'ils sont prêts à commencer le vrai travail pour un engagement productif (et, espérons-le, très réussi) dans le projet.
Résumé / appel à contribution
Pour vous assurer que le projet démarre du bon pied, vous devez mener le lancement du projet de manière à répondre aux questions nécessaires, à discuter des hypothèses et à définir les attentes. Vous, l'équipe, toutes les parties prenantes clés et le client du projet doivent sortir de cette session de lancement du projet sur la même longueur d'onde, avec des attentes de projet fixées de manière réaliste, et tout le monde doit comprendre quelles seront les prochaines étapes et à quel moment.
Que pensez-vous de ces étapes ? Qu'ajouteriez-vous ou changeriez-vous à la séance officielle de lancement du projet ? Avez-vous des histoires de réussite ou des cauchemars de grand coup d'envoi que vous aimeriez partager ?
