Notre série de blogs PMO Spotlight s'efforce de découvrir la personne qui se cache derrière le cas d'utilisation. Nous leur demandons de partager leurs expériences, stratégies et perspectives uniques en matière de gestion de projet. Dans ce dernier numéro, les projecteurs sont braqués sur June Stewart, responsable de la gestion des projets & et des ressources chez ITV.
Commençons par un bref aperçu de votre éducation formelle et de votre début de carrière.
J'ai grandi à Londres, mais mes parents sont originaires de la Jamaïque et ils ont ramené la famille sur l'île au moment où j'ai commencé le lycée. C'était vraiment idyllique et je garde un bon souvenir de mon séjour là-bas. J'ai fréquenté l'University of the West Indies - Mona à Kingston, où j'ai obtenu un diplôme en chimie pure &.
Une fois l'école terminée, j'ai travaillé pendant un certain temps en Jamaïque en tant que chimiste. Certains ne le savent peut-être pas, mais en plus du tourisme, l'une des principales industries de la Jamaïque est l'agriculture, ce qui m'a offert de nombreuses opportunités en tant que jeune chimiste. J'ai travaillé dans l'industrie sucrière et pour le Jamaica Coffee Board, puis j'ai passé un peu de temps dans une entreprise manufacturière et pharmaceutique avant de revenir finalement à Londres.
Comment êtes-vous passé d'une carrière en chimie à la gestion de projet ?
En revenant au Royaume-Uni, je tenais à poursuivre ma carrière en chimie, car c'était vraiment ma passion. J'ai suivi quelques cours d'informatique à l'université, mais je dois dire que cela ne m'a pas tellement plu à l'époque. C'était peut-être en partie dû au fait que l'environnement était tellement "macho", que la salle informatique ressemblait à un "club de garçons" et que nous n'étions que 2 filles dans la classe. À l'époque, je n'aimais pas trop coder et travailler dans le domaine de la technologie.
Cependant, alors que je cherchais un emploi à Londres, je suis tombé sur une opportunité où mon employeur m'apprendrait la programmation dans le cadre de ce poste. J'ai donc saisi cette opportunité, et c'est ainsi qu'a commencé ma transition vers le PMO informatique. J'ai réalisé que j'aimais en fait programmer et travailler avec des ordinateurs. Les aspects de ce travail tels que le travail avec des formules, la création, la résolution de problèmes et l'apprentissage d'une nouvelle langue me plaisent tous.
Avec le recul, je vois une expérience commune entre la chimie et la gestion de projet. L'excitation que je ressens lorsque je combine différentes pièces pour trouver une nouvelle solution à un problème est évidente dans les deux lignes de travail. L'un de mes premiers emplois en tant que chimiste consistait à travailler sur le développement de nouveaux produits, et le processus NPD est un exemple quintessentiel de gestion de projet. C'est un exemple plus direct de la façon dont ma formation en chimie a fourni une base solide pour une carrière dans le PMO informatique.
Dans le monde de l'informatique, j'ai commencé en tant que "techie", créant/concevant de nouveaux flux de travail et systèmes internes. Une fois que j'ai eu suffisamment d'expérience pour passer à la gestion, j'ai eu une décision difficile à prendre. Est-ce que je reste technique ou est-ce que je me dirige vers la gestion d'équipe ? J'ai apprécié la nature pratique du travail, mais j'ai réalisé que je ne pourrais pas suivre le rythme des vrais passionnés de technique, qui avaient beaucoup de temps à consacrer au perfectionnement de leurs compétences, surtout avec une jeune famille à charge. J'ai donc opté pour mon premier poste de direction dans la gestion de projets informatiques et j'ai trouvé un nouvel ensemble fascinant de défis à résoudre liés au travail avec les gens et à leur gestion.
Racontez-nous votre expérience de travail pour les 2012 Jeux Olympiques de Londres. Sur quels types de projets avez-vous travaillé pour eux ?
Au début de 2011, j'occupais mon premier poste contractuel et j'ai vu un poste de PMO pour les 2012 Jeux Olympiques. J'ai rapidement postulé et je n'ai pas pu dormir cette nuit-là tant j'étais excitée. J'avais beaucoup de travail en matière d'assurance de la livraison et de gestion du personnel à mon actif, et je me sentais donc prêt pour ce poste. Après un premier entretien téléphonique (le chef de l'équipe PMO était encore en Australie et n'avait pas encore déménagé à Londres) suivi d'un second entretien à Canary Wharf, on m'a offert le poste !
J'ai eu de la chance car ils ont divisé l'équipe PMO en différents "sites" ou zones d'opérations et j'ai été affecté au parc olympique, le cœur des Jeux. J'étais le chef du PMO et j'ai aidé l'équipe du site à préparer le parc pour les jeux, ce qui était formidable. Chaque jour était différent et passionnant, nous avons pu entendre les athlètes directement pour comprendre leurs besoins, en les mettant au cœur de tout ce que nous faisions.
Au cours de ma première semaine, j'étais sur un nuage en pensant "Je veux vraiment faire ça !", mais j'ai rapidement eu un moment drastique où j'ai vu l'ampleur et la complexité du travail que nous devions exécuter dans un délai aussi court. On m'a dit que cette sensation accablante est normale au début, mais c'était quand même très choquant, et en plus de cela, on nous a informés qu'il était très peu probable que nous obtenions des billets pour voir les matchs !
Cependant, les équipes olympiques sont des professionnels accomplis et travaillent dur. Donc, comme tout grand projet, nous avons tout décomposé en une suite de pièces et nous nous sommes mis au travail. Construire l'infrastructure du site, travailler aux événements tests et autres répétitions, se préparer pour la cérémonie d'ouverture elle-même et ensuite exécuter le premier jour des opérations. La majeure partie de mon travail avant les jeux consistait à élaborer un plan d'événement intégré, à travailler avec les différents éléments tels que les concessions, les sponsors, la billetterie, l'accréditation, le merchandising, le transport, etc... la liste est longue !
Pendant les jeux, j'ai été affecté au parc olympique en tant que responsable de la communication du site. J'ai coordonné environ 100 volontaires pendant les Jeux olympiques et paralympiques pour m'assurer que tout incident ou événement survenant dans le parc était traité rapidement et en toute sécurité, c'était pour le moins sauvage. Qu'il s'agisse d'un visiteur qui a nécessité une ambulance ou d'enfants perdus (tant d'enfants perdus), toutes ces questions ont été coordonnées par mon équipe.
Lorsque vous ne travaillez pas, qu'aimez-vous faire pendant votre temps libre ?
Ma famille est l'endroit où je passe le plus clair de mon temps. J'ai 3 fils et 2 petits-fils et une très grande famille élargie et nous sommes tous très proches. Ce que je préfère, c'est recevoir tout le monde à la maison et cuisiner ou faire des gâteaux pour eux. Évidemment, Covid a limité le temps que nous pouvons passer ensemble cette année, mais nous nous rattrapons sur FaceTime et les appels zoom. Voilà que mes connaissances en chimie ressortent à nouveau. C'est tout simplement un grand sentiment de voir la famille interagir entre eux et de profiter de la bonne nourriture ensemble.
J'aime aussi voyager, bien que de nos jours il soit difficile de visiter de nouveaux endroits. Nous retournions souvent en Jamaïque en famille pour les vacances avant les lockdowns. J'ai hâte de voyager à nouveau lorsque les choses se seront calmées aussi.
Racontez-nous votre parcours chez ITV ces 3 dernières années, en gravissant les échelons de manager à chef de portefeuille & Gestion des ressources.
"Je crois, particulièrement dans le monde du PMO, que vous devez livrer ce que vous dites que vous ferez".
Après les Jeux olympiques, j'ai à nouveau passé du temps à passer des contrats, mais très vite, j'ai vu l'ouverture du poste de Delivery Assurance Manager chez ITV. J'ai passé un certain temps avec eux lors de l'entretien et j'ai senti que le rôle correspondait parfaitement. Le rythme du changement et la créativité inhérents au secteur des médias & Entertainment rendent le rôle stimulant et passionnant. Après avoir travaillé à ITV pendant 5 ans, je peux dire que j'aime venir travailler tous les jours et que je continue à apprendre de nouvelles choses sur le secteur.
Comme je l'ai dit, j'ai commencé en tant que responsable de l'assurance des livraisons, travaillant sur une grande variété de projets, certains petits et d'autres plus importants avec une visibilité exécutive. Je suis maintenant responsable de la gestion des ressources du portefeuille &, et mon équipe est chargée de collaborer avec la direction générale pour définir nos priorités en matière de projets, puis de soutenir la réalisation de ces projets.
Je ne peux pas honnêtement dire que j'avais une stratégie maîtresse en tête lorsqu'il s'agit d'un choix de carrière. Cependant, mon approche du travail a toujours été simple, faire le meilleur travail possible, partout où cela est possible. On entend souvent la phrase suivante : "Soyez au bon endroit au bon moment, et les opportunités se présenteront d'elles-mêmes." Je crois vraiment, en particulier dans le monde du PMO, que "vous devez livrer ce que vous dites que vous ferez", c'est ainsi que vous construisez votre réputation. Si vous faites du bon travail et laissez votre travail parler de lui-même, les gens le remarqueront. Maintenant, j'ajouterai également qu'il est utile d'être dans une organisation qui récompense le bon travail, car ce n'est pas toujours le cas. Je conseille donc aux jeunes PM d'être sélectifs dans le choix de l'entreprise pour laquelle ils travaillent - essayez de vous assurer que leurs valeurs correspondent aux vôtres et que c'est un endroit où vous pouvez vous épanouir et vous développer. Puis, une fois que vous avez trouvé la bonne organisation, fournissez votre meilleur travail et vous obtiendrez vos opportunités.
Les valeurs sont importantes pour moi, et j'ai été particulièrement fier d'ITV pour son programme Social Purpose. Quelques exemples qui me viennent à l'esprit sont nos paquets publicitaires conçus spécialement pour les organisations caritatives, le soutien positif d'ITV au mouvement Black Lives Matter, et la façon dont ITV encourage tous les employés à prendre 3 jour ouvrable par an pour faire du bénévolat pour des organisations caritatives. Pour ma part, je consacre du temps à une organisation appelée Your Future, Your Ambition (YFYA). Une organisation fantastique qui initie les jeunes aux carrières dans les domaines des sciences, de la technologie, de l'ingénierie, des arts et des mathématiques (STEAM). L'un de mes jours préférés au travail a été le bénévolat pour une maison de soins pour personnes atteintes de démence l'année dernière, où nous étions les serveurs & pour leur dîner de Noël annuel.
Comment Covid-19 a-t-il affecté votre équipe et/ou la façon dont vous gérez le portefeuille & ressources ?
Avant Covid-19, nous travaillions à la maison de manière ponctuelle, certainement pas régulièrement. Ensuite, avec les fermetures, on a littéralement dit à toute l'entreprise de ne pas venir au bureau, sauf en cas de nécessité absolue. Soudain, nous avions un tout nouveau projet pour aider à soutenir cette transition vers le travail à domicile. La communication et le suivi de l'état d'avancement de tout, afin de rendre compte avec précision à la direction de la situation à tout moment et de réagir en conséquence, constituent des considérations ou des défis particuliers.
En ce qui concerne mon équipe, c'était certainement différent d'avoir tout le monde travaillant à domicile en permanence. J'ai remarqué que cela affecte les gens différemment, certaines personnes l'adorent et d'autres, vous pouvez le dire, ne sont pas aussi enthousiastes à l'idée de travailler à domicile pour diverses raisons. Donc, en tant que manager, j'essaie de faire le point souvent avec tout le monde et de me rendre disponible pour eux. C'est un défi de garder une équipe connectée et de conserver cette camaraderie dans ce scénario. Pour y remédier, nous avons créé un comité chargé d'explorer et de planifier des idées de rencontres virtuelles et de socialisation en dehors du travail. Ils ont organisé des événements tels que des soirées vin et fromage sur le site &, des concours de sculpture sur citrouille auxquels les familles peuvent participer et d'autres activités pour maintenir le moral et le réseau.
Quelle est votre approche/stratégie à ITV pour gérer efficacement les ressources ?
Une partie de mon rôle consiste à m'assurer que nous optimisons nos ressources. De nos jours, tout le monde fonctionne constamment avec un temps et des budgets limités, nous cherchons donc à tirer le meilleur parti de tout notre travail. Réaliser des projets dans les délais, dans le respect du budget et en obtenant les résultats que l'entreprise attend est évidemment un élément standard du rôle d'un PMO, mais de nos jours, il s'agit d'une priorité particulière pour l'ensemble de l'organisation.
Nous nous penchons également sur l'apprentissage et le développement, de sorte que le PMO assume un rôle élargi au sein de l'organisation et c'est passionnant car le développement des employés contribue à la rétention et au moral et c'est formidable que nous soyons plus stratégiques à ce sujet. Nous aidons l'entreprise à évaluer où il y a des lacunes en matière de connaissances & et à combler ces lacunes par une formation appropriée & et d'autres ressources. Cela se faisait certainement auparavant, mais nous apportons désormais plus de structure au processus.
Pour moi, cela se résume à la confiance. Vous devez prendre le temps d'apprendre à connaître les gens et d'investir en eux. C'est un trait de caractère que ITV possède de haut en bas ; en fait, au début du lockdown, notre PDG a commencé à organiser des vodcasts hebdomadaires pour le personnel afin de répondre à leurs questions. J'essaie d'adopter la même approche de communication ouverte avec mon équipe, afin d'être au courant de leur charge de travail et de leurs objectifs personnels. Comme je l'ai dit, nous avons tous plus de travail que nous ne pouvons en gérer, donc la priorisation du travail que nous acceptons est primordiale pour réussir.
Avec Planview AdaptiveWork, nous commençons à faire jouer le module de planification de la capacité, de sorte que lorsque nous partageons notre niveau d'activité, nous disposons des données nécessaires à la prise de décision. Cela nous aidera également à optimiser le temps de notre équipe et à planifier à l'avance les projets futurs. Nous ne faisons que commencer sur cette partie, alors j'ai hâte d'en voir l'impact.
Quelle est votre fonctionnalité préférée de Planview AdaptiveWork ? Pourquoi ?
Lorsque je venais de recevoir Planview AdaptiveWork, ma fonction préférée était le "Widget Link". C'est une chose simple mais le fait que je puisse partager un lien rapide vers n'importe quel élément de travail avec n'importe qui (qu'il ait ou non une licence Planview AdaptiveWork) nous a permis de socialiser et de partager rapidement le travail de notre équipe.
Par exemple, mon directeur n'aurait pas nécessairement besoin d'une licence complète de Planview AdaptiveWork, et pendant les réunions, nous aurions Planview AdaptiveWork en direct sur grand écran. Après coup, cependant, je peux facilement partager avec lui le widget de ce qui a été discuté lors de la réunion et s'il a des questions sur ce qui a été discuté, il a les données à portée de main pour un examen plus approfondi.
Quels sont les influenceurs que vous suivez, qui vous inspirent ?
Pour moi, ce sont les gens qui sont courageux, j'aime les histoires où les gens surmontent leurs défis, quelles que soient ces circonstances.
Michelle Obama
L'année dernière, j'ai eu l'occasion de voir Michelle Obama s'exprimer à Londres. Elle est l'une de mes personnes préférées et a une influence positive sur moi en tant qu'individu. C'était inspirant d'entendre comment, dans sa jeunesse, on lui disait toujours "Tu ne peux pas faire ça... ne pense même pas à aller là-bas... ce n'est pas pour les gens comme toi". Pourtant, elle a continué à travailler si dur pour atteindre ses objectifs en dépit de tout cela. Je me souviens que lorsque j'ai lu le premier livre de Barack, il a dit (et je paraphrase) . Si Michelle se présentait à la présidence, elle serait inarrêtable, elle est bien plus qualifiée que moi. J'ai l'impression qu'elle est une personne qui n'a pas froid aux yeux et qu'elle aborde les choses avec une attitude positive qui est une source d'inspiration.
Bill Gates
Il s'agit aussi de personnes qui veulent faire la différence, alors cela peut sembler cliché, mais Bill Gates se distingue ici. Avec l'argent qu'il a gagné chez Microsoft, il se demande ce qu'il peut faire pour redonner et aider - notamment dans les domaines des soins de santé et de l'éducation, qui devraient être accessibles à tous. La Fondation Bill & Melinda Gates est un modèle de la façon dont les individus peuvent avoir un grand impact. Tous les projets qu'ils mènent et les fonds qu'ils fournissent pour aider les enfants et les communautés défavorisées sont une source d'inspiration.
Mohamed Ali
J'adore les histoires d'outsiders. Malgré tout, ceux qui ont ce courage et cette conviction pour s'élever et rester fidèles à ce qu'ils croient et à ce qu'ils sont, ils m'inspirent. Mohamed Ali en est un excellent exemple. Je l'ai rencontré une fois, complètement par hasard en fait. Un jour, je déjeunais à Londres et il faisait une séance de dédicace dans le quartier. Malheureusement, je n'avais pas d'argent sur moi à ce moment-là, n'ayant pas prévu d'assister à une séance de dédicace ce jour-là. Nous avons donc fait la queue pour le voir sans avoir l'intention de faire dédicacer un livre ! Heureusement, il a un bon caractère et nous a chaleureusement saluées, mes amies et moi, et nous l'avons serré dans ses bras.
Indépendamment de Planview AdaptiveWork, si un pair vous demandait conseil sur les éléments à prendre en compte lors de l'achat d'une solution PPM, que lui diriez-vous ?
Il s'agit de connaître vos besoins. Posez-vous ces questions dès le départ : de quoi avez-vous besoin exactement &? Quel est le problème que vous essayez de résoudre ? Parce qu'il existe de nombreux outils avec de nombreuses fonctionnalités et que cela peut vite devenir un peu bruyant et compliqué si vous n'avez pas une image claire de votre problème et de la solution envisagée. J'ai récemment vu une recherche sur le montant d'argent que les entreprises gaspillent pour des fonctions qu'elles n'utilisent pas, dans les systèmes qu'elles achètent, et le montant est stupéfiant !
Veillez également à effectuer des recherches approfondies. J'ai eu la chance de commencer mes recherches alors que Gartner tenait son Symposium PPM à Londres. J'ai donc consulté le Magic Quadrant de Gartner, puis j'ai parlé avec les fournisseurs PPM et me suis inscrit à des démonstrations. Je suggère également aux personnes qui se lancent dans cette aventure d'utiliser les outils disponibles, tels que les cabinets d'études et les sites d'évaluation en ligne, ainsi que les sites de référence dans la mesure du possible, pour voir comment les vendeurs se positionnent.
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