À l'approche de Noël, vous devez vous demander si vous êtes sur la liste des gentils du Père Noël ou si vous allez recevoir du charbon sous le sapin cette année.
Votre bureau de gestion de projet (PMO) n'est pas différent. De nombreux chefs de projet utilisent encore des feuilles de calcul et d'autres logiciels de gestion de projet de base, évitant un outil de gestion de portefeuille de projets (PPM) de peur qu'il ne leur crée plus de travail. Le PPM est essentiel pour le développement des projets d'aujourd'hui. Elle aide les entreprises à générer de la valeur et des objectifs stratégiques, en sélectionnant les bons projets, en appliquant les bonnes ressources et en fournissant le bon niveau de visibilité pour gérer et prendre de bonnes décisions. Si vous vous retrouvez dans un grand nombre de ces 12 problèmes, il est alors temps d'envisager de vous procurer un outil PPM pour votre PMO ce Noël. Faites entrer votre PMO sur la liste des gentils du Père Noël en évitant ces délits de gestion de projet :
- Projets tardifs, dépassement de budget et délais non respectés : cela peut être dû à divers facteurs, mais c'est un indicateur courant et il ne faut pas le négliger, car les choses ne feront qu'empirer.
- Pénurie de ressources, conflits de ressources et équipes surchargées : si vous rencontrez déjà de tels problèmes, c'est un signe immédiat que vous avez besoin d'une solution de gestion des ressources.
- Le portefeuille ne répond pas aux objectifs stratégiques et n'est pas aligné sur les activités de l'entreprise : c'est la recette du désastre. L'alignement est crucial pour garantir le succès.
- Difficultés à résoudre ou à tuer les projets sous-performants ou défaillants : si les projets échouent ou s'avèrent généralement plus difficiles qu'ils ne le devraient, il est temps d'investir dans un outil qui vous aidera à identifier ces projets à un stade précoce et à réévaluer le risque encouru afin de réduire le surinvestissement dans des projets risqués.
- Trop de frais généraux gaspillés pour la gestion des processus et des livrables du PMO : parfois, les choses deviennent trop compliquées et au lieu de simplifier le processus, cela ne fait que le rendre plus complexe. Le bon équilibre est difficile à atteindre, mais il faut le rechercher pour utiliser efficacement le temps et les ressources.
- Aucune visibilité centrale des investissements du portefeuille dans l'ensemble de l'entreprise et aucune responsabilité : il peut être difficile de mesurer la visibilité, mais si vous avez l'impression qu'elle fait défaut, c'est probablement le cas. La visibilité conduit à la responsabilisation et, en fin de compte, à une meilleure exécution et une meilleure réussite du projet.
- Un pourcentage élevé de projets qui n'aboutissent pas : si vous en êtes à ce stade, un changement s'impose immédiatement. Cela peut être dû à diverses raisons - mauvaise sélection des projets, manque de soutien de la part de la direction ou incapacité à mesurer le succès - mais la cause doit être identifiée et rectifiée.
- Mauvais équilibre des investissements dans les domaines stratégiques : le portefeuille de projets doit contenir un équilibre sain entre les projets d'entretien et les projets stratégiques. Afin de générer de la valeur commerciale, une part importante des investissements doit être consacrée aux projets stratégiques. Être capable d'identifier et de réaliser vos projets stratégiques.
- Réunions consacrées à discuter des faits au lieu de prendre des décisions (intégrité des données) : les faits devraient déjà être présents et facilement disponibles, ce qui vous permet d'avoir des réunions productives.
- Processus dépassant les capacités des feuilles de calcul complexes et difficiles à maintenir : Les feuilles de calcul sont difficiles à gérer pour toute équipe et les données se perdent. Assurez-vous que tout le monde utilise les mêmes données avec une seule source de vérité.
- Grande incertitude dans le portefeuille/mauvaise compréhension du risque : Les projets doivent être évalués tant dans la phase d'inventaire que tout au long de l'exécution du projet. Si les projets risqués deviennent de mauvais investissements, ils doivent être abandonnés. Par ailleurs, s'ils ont besoin de plus de ressources pour justifier un investissement continu, cela doit également être évalué. Dans tous les cas, vous devez comprendre et être capable de surveiller le risque de vos projets.
- Les cadres ne sont pas en mesure d'articuler les priorités et/ou la stratégie d'innovation - meilleure communication et reporting : La communication est la clé de la réussite de tout projet. Une solution PPM vous permettra de communiquer plus efficacement avec tout le monde. Les priorités doivent être identifiées et acceptées avant de les utiliser comme critères de sélection des projets. La valeur stratégique doit toujours être le moteur de la sélection des projets.
*Référence Rapport Tech Clarity
Vous êtes peut-être à l'aise avec les feuilles de calcul, mais cela ne suffit plus. Il est temps d'envisager une solution PPM. Poussez vos projets plus loin et exigez la responsabilité de votre organisation, comme elle exige des résultats de votre part.
Si votre PMO reçoit du charbon ce Noël, commencez à élaborer votre dossier commercial pour un meilleur PMO. Ne figurez plus jamais sur la liste des vilains du Père Noël.
