De tous les défis qui peuvent se présenter au cours de la carrière d'un chef de projet, peu sont plus lourds de pression que de reprendre un projet qu'un autre chef a initié. Au lieu d'avoir des semaines ou des mois pour préparer et planifier avant que les tâches du projet ne soient dues, vous pouvez vous retrouver au milieu de la phase d'exécution du projet, avec des dizaines de membres de l'équipe qui attendent de vous un soutien et des conseils immédiats.
Si reprendre un projet à mi-chemin n'est pas assez difficile en soi, les conséquences qui mènent à une transition signifient généralement que des défis supplémentaires attendent le chef de projet entrant. De nombreuses transitions ont lieu parce qu'un projet s'est heurté à des problèmes de calendrier ou de les défis budgétaires que le précédent chef de projet n'a pas pu résoudre. Dans d'autres cas, un chef de projet peut avoir décidé de quitter l'organisation, et avoir déjà commencé à se désengager des importantes activités quotidiennes dont il devrait s'occuper.
Quelle que soit la raison pour laquelle vous avez été mis dans cette position, ces conseils de gestion de projet peuvent vous aider à vous mettre rapidement à niveau et à mener à bien le projet que vous avez adopté.
Rencontrer les principales parties prenantes
Avant de passer un temps considérable à examiner le plan de projet ou d'autres documents, organisez des réunions avec sponsors exécutifs et autres parties prenantes clés pour vous familiariser avec l'objectif du projet et son état actuel. Essayez d'obtenir autant d'informations que possible sur des sujets tels que les défis actuels, les changements de portée et d'autres aspects du projet qui pourraient être difficiles à déterminer à partir des documents que votre prédécesseur laisse derrière lui. Naturellement, si l'ancien chef de projet s'est rendu disponible pour vous rencontrer, il doit être votre premier point de contact, mais veillez à obtenir également l'avis des autres membres de l'équipe.
Examiner le plan du projet
Une fois que vous connaissez la configuration du terrain, il est temps de vous plonger dans le vif du sujet et de vous familiariser avec les affectations de tâches, les dates d'achèvement, les allocations budgétaires et autres détails clés, dont la majorité se trouve dans le plan de projet. Si votre organisation utilise logiciel de gestion de projet en ligne Comme Planview AdaptiveWork, cette étape de votre liste de contrôle de gestion de projet peut être relativement simple, car vous aurez un accès instantané à tous les paramètres actuels de l'équipe, aux documents de planification et aux discussions en ligne.
Prévoyez des réunions fréquentes
Personne ne souhaite remplir l'emploi du temps des membres de son équipe avec des réunions inutiles, mais lorsque vous reprenez le projet de quelqu'un d'autre, cela peut être essentiel. Vous devrez peut-être demander un peu plus de temps pour les mises à jour de statut et le transfert de connaissances sur une base quotidienne ou hebdomadaire, le temps que vous vous mettiez à niveau. Une fois que vous êtes plus familier avec ce qui se passe, vous pouvez progressivement abandonner vos réunions supplémentaires et laisser l'équipe revenir à sa cadence habituelle.
Focus sur la gestion des risques
La dernière chose que vous voulez faire en tant que chef de projet entrant est de laisser quelque chose de nouveau passer entre les mailles du filet. Pendant votre premier ou deuxième mois de travail, accordez une attention particulière à votre plan de gestion des risqueset demandez à votre équipe de vous faire part de ses commentaires sur tout élément qui ne vous paraît pas immédiatement clair. Si certains risques se sont déjà transformés en problèmes, soyez vigilant quant au suivi de vos plans d'action. Lorsque les membres de votre équipe voient que vous vous engagez à redresser le projet, ils sont plus susceptibles de faire des efforts supplémentaires.
