Une approche indiscriminée de l'admission et des demandes de travail constitue un désavantage concurrentiel dans les environnements commerciaux actuels qui évoluent rapidement. Considérez un département informatique sans processus établi de gestion de la demande informatique : Ils disent simplement oui à tout sans tenir compte de la pertinence ou de la valeur. Pour prendre le contrôle de cette bête, il faut être capable de voir la demande de nouveaux projets et d'acheminer les demandes par un processus d'admission centralisé.
Que vous soyez en train d'établir un processus de gestion de la demande ou que vous souhaitiez améliorer votre approche, ce blog présente quelques fonctionnalités à explorer en utilisant Planview PPM ProTM comme exemple.
Tout d'abord, voici un aperçu des défis liés à l'absence d'un processus mature de gestion de la demande informatique (ou autre).
Les défis de la gestion de la demande en TI
- Reculs concurrentiels : Si les gens ne peuvent pas facilement demander de nouveaux projets ou vérifier l'état d'avancement du travail, votre organisation peut perdre la prochaine grande idée ou initiative.
- Trop de promesses et pas assez de résultats : Un service informatique ou un PMO qui donne son feu vert à tous les projets peut engorger son portefeuille d'initiatives de moindre valeur, surcharger et gaspiller les ressources, et ne pas réussir à aligner chaque demande sur la stratégie de l'entreprise. Les conflits de ressources, les retards de projets et les dépassements de coûts peuvent entraîner une baisse de moral et d'autres impacts négatifs.
- Livraison stratégique limitée : Sans moyen objectif de recueillir et d'évaluer les demandes, les PMO sont soumis à ce que Michael Gentle appelle la "gestion des décibels". Celui ou celle qui crie le plus fort est servi(e) en premier, même s'il n'y a pas d'argument commercial convaincant. Souvent, le travail qui n'aurait jamais dû être fait en premier lieu progresse.
- Un retour sur investissement biaisé : Lorsque les demandes ne peuvent être liées à la stratégie, les départements informatiques et autres définissent le retour sur investissement comme la simple réalisation de projets dans les délais et le budget impartis.
- Perte de temps et d'efforts : En l'absence d'un processus de flux de travail normalisé ou cohérent, les gens peuvent ne pas comprendre leurs responsabilités - ou celles des autres - pour évaluer le travail demandé. Cela pourrait retarder les autres approbateurs ou amener plusieurs personnes à évaluer le même travail inutilement. De plus, déterminer si le travail en vaut la peine pourrait signifier beaucoup de va-et-vient ad hoc et inutiles entre les employés.
- Contournement : Les gens peuvent être frustrés par un processus qui n'est pas rationalisé ou dont le déroulement n'est pas normalisé, ce qui entraîne des retards de progression. Par conséquent, ils peuvent contourner le PMO pour accomplir leur travail. C'est une mauvaise nouvelle pour l'organisation qui tente d'établir un processus et une cohérence.
- Faible visibilité : Sans un moyen de suivre et de mettre en évidence la quantité de travail demandée et traitée, les parties prenantes et les cadres n'ont aucune idée de l'impact, positif ou négatif, sur l'organisation. Il est également difficile d'ajuster les ressources et de prévoir les besoins imminents et futurs en ressources de travail sans savoir ce qui se trouve déjà dans l'entonnoir.
Processus de gestion de la demande informatique
Un processus de gestion de la demande cohérent, transparent et facile à comprendre garantit que l'organisation approuve et priorise le travail qui soutient les initiatives stratégiques. La gestion de l'admission ou de la demande de travail commence par la création d'un point d'entrée unique pour les demandes de travail. Ensuite, les PMO peuvent automatiser le processus d'évaluation et d'approbation des demandes.
Il s'agit notamment de rassembler les données et évaluations justificatives de manière logique afin de rationaliser le processus. Les portes sont utilisées selon les besoins pour organiser le flux ainsi que pour collecter et évaluer les bonnes données au bon moment. Vous pouvez ensuite faire correspondre les portes d'approbation aux points de décision de votre processus commercial. Un processus de prise de travail stratégique pourrait ressembler à ceci :
Le processus doit vous permettre de supprimer les demandes de travail inutiles dès que possible, de reporter ou de mettre en attente les travaux de faible valeur, et de faire avancer rapidement les travaux de grande valeur.
Planview PPM Pro facilite la gestion de la demande informatique
La fonction de demandes de PPM Pro montre ce qu'il est possible de faire pour rationaliser la gestion des demandes informatiques. Si vous n'êtes pas client, voici un peu de jargon de PPM Pro : Le résultat d'une demande est la création ou la mise à jour d'une ou plusieurs entités pour effectuer le travail demandé, qui peuvent être des projets PPM Pro, des journaux de projet ou des tâches. Après sa création ou sa mise à jour, une entité peut alors être gérée par PPM Pro. Vous pouvez également utiliser une demande comme une entité à part entière, comme un ticket de travail. Une demande peut capturer et permettre un travail à part entière, sans nécessiter un projet, une tâche ou un journal de projet.
Nous considérons les caractéristiques suivantes comme des mises à niveau de pointe pour nos clients :
Catégories multiples : Cela donne aux utilisateurs de PPM Pro le pouvoir de créer divers flux de demandes. Grâce à cette flexibilité, vous pouvez modéliser vos processus commerciaux de demande d'admission et les besoins de travail de diverses organisations.
Chaque catégorie de demande peut avoir des formulaires Détails uniques, comprenant des champs définis par l'utilisateur identiques ou différents. Les champs de détails peuvent être masqués, affichés comme modifiables ou affichés comme visibles uniquement à chaque porte. Chaque catégorie peut également faire apparaître différentes notes, pièces jointes, notes et autres sections à - vous l'avez deviné - des portes différentes. Ces capacités de conception de flux de travail vous permettent de rationaliser le processus de collecte et d'approbation des données d'admission.
Logique d'approbateurs multiples : les utilisateurs de PPM Pro peuvent configurer plusieurs approbateurs pour s'assurer que les bonnes personnes fournissent des informations ou approuvent une demande. La logique des approbateurs multiples est flexible, ce qui vous permet de configurer le nombre et l'identité pertinents des approbateurs en fonction des besoins de votre organisation et du contenu de la demande.
La logique Approbateurs multiples du portail identifie les utilisateurs qui ont la permission implicite d'approuver la demande à ce portail (utilisateur, membres du groupe, membres de l'unité). Lorsque toutes les conditions relatives aux approbateurs de porte énumérées dans la logique des approbateurs multiples sont satisfaites, une demande est approuvée pour passer à la porte suivante, ou est entièrement approuvée à la dernière porte.
Logique de saut de porte : La logique de saut de porte avancée rationalise le flux de travail de la gestion des demandes informatiques afin de faire avancer les demandes dans le processus aussi rapidement que possible. Vous pouvez sauter des portes en fonction des propriétés des champs de demande, comme l'identité du demandeur, le montant du budget ou une date. Par exemple, vous pourriez sauter l'approbation à certaines portes si :
- un membre du PMO informatique a soumis la demande, ou
- une demande est destinée à la consommation interne par opposition à la consommation externe, ou
- la taille estimée du travail est petite par opposition à grande.
Aucune à plusieurs demandes à des entités associées : Une catégorie de demande ne doit pas nécessairement avoir des entités associées ou un travail résultant. Si c'est le cas, vous pouvez configurer la catégorie de demande pour inclure les associations de projet, de tâche et de journal de projet.
Cette flexibilité aide vos demandeurs, qui n'ont pas besoin de savoir d'emblée quelle entité pourrait résulter de la demande. Il vous permet également de fractionner le travail demandé comme il convient, par exemple, pour associer le travail demandé à une nouvelle tâche et à un nouveau journal de projet sur un projet existant, à deux nouveaux projets, à trois journaux de projet différents, et ainsi de suite.
Une vue de carte kanban : PPM Pro comprend maintenant une vue de carte, qui est un tableau "kanban" permettant aux utilisateurs de suivre facilement la progression des cartes (demandes) d'une voie à l'autre, et fournit généralement un flux de travail visuel que certains utilisateurs préfèrent. Les demandes sont représentées sous forme de cartes que l'utilisateur peut regrouper à la manière d'un kanban par statut de porte, porte actuelle (lorsque la vue est filtrée sur une seule catégorie), catégorie, objectif commercial et autres champs discrets.
Notifications de rappel aux points de passage : Lorsqu'une demande reste en attente à un point de passage pendant un certain temps, une notification de rappel (alias "nag-o-gram") peut être configurée et envoyée uniquement aux approbateurs de point de passage concernés qui n'ont pas encore approuvé. Cela peut se reproduire quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement selon la configuration, y compris un lien vers la demande. Cela permet d'éviter que la demande ne soit inutilement bloquée à une porte.
La gestion de la demande en TI est un point de départ
Prenez le contrôle du travail effectué dans votre organisation, en assurant l'alignement sur vos objectifs organisationnels et un meilleur rendement des investissements que vous faites. En développant un processus stratégique de prise de travail et en le mettant en œuvre dans l'ensemble de votre entreprise, vous pouvez identifier le travail de plus grande valeur.
En combinant la gestion de la demande avec l'établissement de priorités, la planification des ressources et la gestion de portefeuille, vous pouvez continuellement respecter la stratégie. Par exemple, n'étant plus tributaire des estimations, des opinions ou des projets de vanité, vous pouvez collaborer avec les parties prenantes pour donner la priorité aux projets qui soutiennent les objectifs commerciaux. Avec une vue globale de la demande et de la capacité des ressources, le PMO peut conseiller les chefs d'entreprise sur ce qui peut être réalisé de manière réaliste et sur les ressources supplémentaires nécessaires. Planview PPM Pro possède de nombreuses autres capacités précieuses. Pour en savoir plus, visitez le site https://www.planview.com/products-solutions/products/ppm-pro/.
