Lorsque les entreprises cherchent des moyens d'améliorer la performance de leurs projets et d'obtenir un avantage concurrentiel, l'un des premiers endroits qu'elles sont susceptibles de regarder est collaboration sur le lieu de travail. En quelques années seulement, la collaboration en entreprise est passée d'un concept relativement obscur à l'une des questions les plus importantes dans l'esprit des cadres et des chefs de projet. Une collaboration efficace brise les silos au sein des entreprises et permet aux membres de l'équipe de travailler plus vite et mieux.
Si votre organisation doit améliorer ses capacités d'engagement et de collaboration sur le lieu de travail, veillez à prendre en compte les points ci-dessous lors de l'élaboration de votre nouveau plan de collaboration.
Objectifs organisationnels
Avant de choisir un outil de collaboration ou de commencer à communiquer votre stratégie de collaboration aux employés, prenez le temps de définir les objectifs spécifiques que votre organisation souhaite atteindre grâce à la collaboration sur le lieu de travail. Les équipes de projet utiliseront-elles l'outil de collaboration pour planifier des réunions, partager des mises à jour du projet, mener des réunions, éditer des documents ou tout cela à la fois ? Non seulement cela aidera à établir l'analyse de rentabilité pour la mise en œuvre d'une nouvelle solution, mais cela vous permettra de déterminer si votre plan de collaboration répond à vos besoins une fois qu'il sera en place.
Tools
Il va sans dire qu'une stratégie de collaboration d'entreprise ne peut réussir que si l'organisation utilise les bons outils de collaboration. Que vous recherchiez un outil de collaboration autonome ou une solution complète de collaboration et de gestion de projet d'entreprise comme Planview AdaptiveWork, assurez-vous que votre logiciel a les capacités de connecter des équipes très dispersées et de s'intégrer à vos autres systèmes. N'oubliez pas de considérer les avantages d'une solution basée sur le cloud computing par rapport aux anciens outils de collaboration sur site.
Rôles et responsabilités
Veillez à ce que votre plan de collaboration définisse la manière dont les chefs de projet et les autres membres de l'équipe doivent utiliser l'outil de collaboration de l'entreprise. Bien que la plupart des organisations permettent une certaine flexibilité à cet égard, il est bon de définir comment et quand les documents du projet seront créés, et comment ils doivent être organisés au sein de la solution de gestion de projet.
Embarquement et formation
Peu importe le soin apporté à la définition de vos objectifs et l'avancée technologique de votre logiciel de collaboration, vous ne pourrez en récolter les fruits que si vos employés savent que les outils sont disponibles et comprennent comment ils doivent les utiliser. Planifiez la manière dont la nouvelle stratégie de collaboration sera déployée auprès des équipes de projet et des autres groupes de l'organisation, y compris les communications initiales, les sessions de formation et la disponibilité des ressources en ligne. Il est également judicieux de fournir des informations sur la plate-forme de collaboration aux nouvelles recrues, afin qu'elles se mettent au travail et commencent à contribuer aussi vite que possible.
