Personne n'est une île, et le titre même de "chef de projet" laisse entendre que vous êtes chargé de gérer plus que vous-même. Alors, pourquoi est-il souvent si difficile pour les managers de transmettre des tâches au reste de l'équipe ? La surcharge de travail est un phénomène très courant, en particulier chez les cadres, et pourtant seulement 28% des entreprises offrent un soutien pour améliorer les compétences en gestion de projet en délégation.
L'importance de la délégation de projet pour obtenir un succès constant sans s'épuiser en tant que manager devrait être évidente, mais beaucoup trouvent encore que c'est un élément de leur rôle difficile à maîtriser. Si vous cherchez à améliorer vos compétences en gestion de projet en renforçant votre pouvoir de délégation, voici comment commencer.
Comment identifier ce qu'il faut déléguer
Dans pratiquement tous les projets que vous entreprenez en tant que GP, vous aurez une équipe de rapporteurs à qui, d'une manière ou d'une autre, vous indiquez comment travailler. Par conséquent, la délégation de projet se fait déjà sans grand effort. Le seul problème est de le rendre plus intentionnel.
Une bonne façon d'identifier ce que vous devriez déléguer est de rédiger votre liste de tâches et, pour chaque tâche, de vous poser les questions suivantes :
Quelqu'un d'autre pourrait-il le faire ?
Bien que vous puissiez être très compétent dans votre rôle, le niveau de différence entre vous et la personne suivante est probablement inférieur à des pourcentages à deux chiffres, ce qui signifie que la majorité des tâches que vous effectuez peuvent également être réalisées par quelqu'un d'autre.
S'agit-il d'une tâche répétitive que je pourrais apprendre à quelqu'un d'autre à faire ?
Un refrain courant des managers non-délégants est : "Cela prendrait plus de temps de montrer à quelqu'un comment faire que de le faire moi-même". Bien que cela puisse être le cas la toute première fois, si c'est quelque chose qui revient régulièrement, cela vaut probablement la peine de prendre le temps de le montrer à quelqu'un d'autre afin de le retirer définitivement de votre assiette.
Dois-je effectuer toutes ces tâches ?
Bien que votre expérience et votre niveau de compétence puissent faire de vous un meilleur candidat pour accomplir une certaine tâche, cela ne signifie pas que votre temps sera mieux utilisé en effectuant toutes ces tâches. Souvent, il n'est nécessaire de fournir qu'un tiers du travail, tandis qu'un rapport accomplit la plus grande partie du travail.
Considérez qu'un maître boulanger met la touche finale à un gâteau de mariage, même si la majorité du gâteau a été préparée par des assistants. Le résultat est le même, mais l'artisan le plus doué parvient à réaliser trois gâteaux dans le temps qu'il lui aurait fallu pour en faire un seul tout seul.
Le fait d'attendre de le faire moi-même va-t-il retarder inutilement le projet ?
Le temps est une ressource limitée dans la gestion de projet. Dans un monde parfait, nous pourrions tous terminer les tâches nécessaires exactement comme nous le souhaitons, mais ce n'est pas toujours le cas.
La vieille maxime, "Mieux vaut faire que faire", s'applique également à la délégation. Si le fait d'attendre de faire quelque chose vous-même risque de retarder le projet, il est préférable de le confier à quelqu'un d'autre.
Comment faire de la délégation la bonne façon
Faites confiance à votre équipe
Les micro-managers ou "managers hélicoptères" ne se contentent pas de se stresser eux-mêmes en s'occupant de petites choses, ils déstabilisent et sapent également le reste de l'équipe. La meilleure chose que vous puissiez faire en tant que manager est de faire un acte de foi et de faire confiance aux personnes qui vous entourent pour qu'elles remplissent correctement leur rôle, tandis que vous vous concentrez sur l'apport de la plus grande valeur possible dans le vôtre.
Faites de la formation une priorité élevée
Si l'une des raisons qui vous empêchent de déléguer davantage est que "personne ne peut faire ce que je fais", alors vous devez vous demander, pourquoi pas ? En tant que chef d'équipe, il incombe également au GP de veiller à ce que les membres de son équipe améliorent constamment leurs compétences et soient ainsi en mesure d'assumer un plus large éventail de tâches. Si vous faites de l'amélioration des compétences et de la formation spécifique à un rôle une priorité, il devrait être facile de déterminer exactement ce qui doit être amélioré pour faciliter vos efforts de délégation.
Dégagez la voie pour une visibilité totale
L'un des principaux obstacles à la délégation est le fait de ne pas savoir exactement à qui faire appel en cas de besoin et de ne pas savoir comment cela va affecter la livraison globale du projet. Cependant, avec les bons outils de gestion de projet, il est maintenant possible d'avoir une transparence incroyable à la fois sur la disponibilité des ressources et sur l'avancement des tâches. Cela vous permet d'avoir une plus grande confiance dans l'endroit où vous réaffectez la tâche ainsi que de pouvoir superviser directement sa progression.
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