Vos processus d'admission et de gestion de la demande de travail auraient-ils besoin d'un coup de jeune ? N'ayez crainte, le PMO avisé est là ! Cette série de blogs s'adresse à vous, que vous soyez inondé de demandes de travail, que vous ayez besoin d'un processus plus rationalisé, que vous ayez besoin d'une meilleure notation et d'une meilleure priorisation, ou que vous ayez d'autres défis à relever en matière de gestion de la demande.
Grâce à un processus formalisé de gestion de la demande, votre organisation peut recueillir et évaluer les demandes de travail de manière cohérente et transparente. Votre équipe d'experts peut évaluer objectivement tout le travail entrant pour l'alignement sur la stratégie, l'atténuation des risques, l'impact sur le client, l'amélioration globale, l'avantage financier, la capacité, et plus encore. Ainsi, vous pouvez mieux sélectionner les initiatives qui s'alignent sur vos objectifs et stratégies d'entreprise et qui apportent une valeur ajoutée continue.
Dans cette série de blogs, nous abordons quatre façons d'améliorer la gestion de la demande dans votre organisation. Ce post couvre les directives 1 et 2.
1. Saisir les demandes de travail initiales
Le PMO avisé sait que les employés sont une grande source d'idées, mais ils ont besoin d'un moyen facile de les soumettre. Le défi consiste à créer un véhicule pour les idées et les demandes de travail qui ne submerge pas l'organisation. Voici comment commencer petit à petit, puis, une fois que vous avez eu du succès, augmenter progressivement l'adoption au fil du temps :
- Recueillir les bonnes informations dès le début: Concevez un formulaire de prise de travail convenant à la fois aux demandeurs et aux approbateurs. Collaborez avec les membres de l'équipe pour déterminer les types de champs et les informations nécessaires, y compris les données qui devraient être cachées à certains points de passage pour rationaliser et simplifier le processus.
- Concevez différents formulaires de demande selon les besoins: Une taille unique ne doit pas convenir à tous. Créez le formulaire de demande et le processus d'approbation les mieux adaptés au travail demandé, aux différents départements ou aux groupes de demandeurs.
- Créez un flux d'admission pour le travail en vol: Cela aidera à gérer les demandes de changement et à mettre à jour le travail existant.
- Lancez le processus: Commencez à capturer les idées et les demandes de travail de votre ou vos équipes.
2. Diriger le processus d'admission au travail
Votre processus de prise en charge du travail doit être stratégique, cohérent, facile à comprendre et visible pour tous les membres de l'organisation. Un processus solide vous permettra d'éliminer rapidement les demandes de travail inutiles, de reporter ou de mettre en attente les travaux de faible valeur, et de faire avancer rapidement les travaux de grande valeur.
Utilisez des barrières au besoin pour organiser le flux, la collecte et l'évaluation de l'information. Faites correspondre les portes d'approbation aux points de décision de votre processus commercial. Rassemblez les données et évaluations justificatives de manière logique afin de rationaliser le processus.
Le PMO avisé établit des étapes telles que celles représentées dans l'image ci-dessous. Bien que cette image comprenne huit étapes, ces étapes peuvent ne pas être nécessaires pour le type de travail demandé. Personnalisez les étapes établies par votre organisation qui ont un sens pour votre processus d'admission au travail.
Pour franchir en douceur ces étapes ou votre propre ensemble personnalisé, pensez à faire ce qui suit :
- Faites confiance à vos experts: Permettez à vos experts de faire progresser les demandes d'admission dans le flux de travail du processus, le cas échéant. Équipez-les pour qu'ils puissent évaluer les mérites de chaque demande, demander des informations supplémentaires et prendre des décisions d'acceptation ou de refus à chaque étape.
- Automatisez le flux d'admission des projets: L'automatisation accélère le processus. Vous pouvez configurer des notifications automatiques pour des événements tels que l'entrée d'un portail et les demandes qui ont bloqué à un portail. Vous pouvez également alerter vos approbateurs lorsqu'il est temps d'agir, avec des rappels.
- Collaborez: Les PMO avisés facilitent la communication entre les personnes, le suivi du processus et la réalisation du travail. Permettez à vos experts de documenter les décisions, les prochaines étapes et les actions au sein du flux de travail à l'aide de notes et de pièces jointes. Des membres de l'équipe informés peuvent apporter des corrections, résoudre des problèmes, fournir des informations manquantes, et même se motiver pour innover sur le travail demandé. Les solutions de gestion du travail collaboratif peuvent rendre la communication transparente, surtout lorsqu'elles sont intégrées à votre système central PPM.
Dans la partie 2 de cette série de blogs, nous couvrirons les deux dernières étapes de la gestion de la demande :
- Évaluer et générer les éléments clés du travail : Catégorisation et priorisation
- Audit, suivi et amélioration : Améliorer continuellement le processus
Si vous ne pouvez tout simplement pas attendre les détails sur les quatre étapes, téléchargez le livre électronique complet avec une liste de contrôle utile que vous pouvez utiliser pour démarrer ou améliorer votre processus de gestion de la demande : "The Savvy PMO's Guide to Demand Management."
