Au cours des 20 dernières années, la technologie a transformé notre façon de travailler. Le courrier électronique et Microsoft Office sont arrivés en premier. Viennent ensuite les applications de messagerie instantanée, telles que AIM, Jabber et Yammer. Plus récemment, des solutions logicielles et des applications ont vu le jour pour pratiquement tous les processus d'entreprise - paie, prêts commerciaux, stockage numérique, gestion de projet, et plus encore.
Malheureusement, de nombreuses entreprises semblent tellement aimer la technologie qu'elles s'y noient. Une étude récente d'Okta, par exemple, a révélé que près de 10 pour cent des entreprises ont plus de 200 applications dans leur arsenal. Pegasystems Inc. a examiné 5 millions d'heures d'activité sur le bureau pour découvrir que l'employé moyen bascule entre 35 applications différentes plus de 1, 100 fois chaque jour! En outre, une étude de RingCentral a conclu que 69 pour cent des travailleurs perdent jusqu'à une heure par jour à passer d'une application à l'autre.
Passer d'une application à l'autre est une perte de temps importante pour n'importe quelle fonction, mais encore plus pour le chef de projet, dont la fonction principale est de garder le doigt sur le pouls d'un projet et de surveiller les progrès réalisés.
Les inconvénients du passage d'une application à l'autre
Ce sont là cinq effets secondaires négatifs d'une équipe de gestion de projet qui passe continuellement d'une application à l'autre :
1. C'est perturbateur.
Imaginez qu'un chef de projet gère les ressources pour un projet à venir. Cette personne essaie de s'assurer qu'elle dispose de suffisamment d'équipements et de ressources humaines pour faire avancer le projet comme prévu. Après avoir déterminé que les ressources sont disponibles, le chef de projet se souvient alors qu'il doit envoyer de la documentation aux travailleurs concernés.
Malheureusement, le chef de projet oublie où se trouve exactement ladite documentation. Ils regardent dans leur boîte de réception, et il n'y est pas. Ils ne se souviennent pas s'ils sont stockés dans un référentiel Dropbox - ou un référentiel Box. Les noms sont suffisamment similaires comme ça. Était-ce dans SharePoint ? Dans un dossier Google Drive quelque part ?
Plus la recherche est longue, plus le chef de projet risque d'oublier ce qu'il faisait au départ. Selon RingCentral, 56 pour cent des employés déclarent que devoir passer d'une application à l'autre perturbe leur flux de travail.
2. Cela fait perdre du temps.
Sauter d'une plate-forme à l'autre et revenir n'est pas exactement la meilleure utilisation du temps. Lorsque l'employé moyen perd jusqu'à 32 jours par an à passer d'une application à l'autre, selon RingCentral, une entreprise qui emploie 100 personnes perdra 3,200 jours de travail, soit l'équivalent approximatif de 12,8 travailleurs à temps plein pendant un an !
Que pourrait accomplir votre entreprise avec autant d'employés supplémentaires ?
3. C'est un tueur de productivité.
Bien sûr, le temps passé à chercher des informations en passant d'une plateforme à l'autre est du temps que ne peut pas consacrer à d'autres fonctions professionnelles importantes.
Si vous déployez trop d'applications dans votre entreprise, vous risquez de réduire considérablement la productivité, même si vos investissements technologiques ont été consentis dans le but évident d'obtenir le contraire.
4. C'est stressant.
Chacun sait combien il peut être frustrant d'utiliser la technologie. Peut-être qu'un nouveau programme SaaS (Software-as-a-Service) reçoit une mise à jour boguée et que les performances s'effondrent. Peut-être utilisez-vous un outil pour la première fois, et vous avez du mal à le comprendre. Ou peut-être qu'un outil que vous utilisez depuis toujours a subi un lifting, et maintenant vous ne savez plus où se trouve quoi que ce soit.
Quoi qu'il en soit, trop de technologie nous stresse- en particulier lorsque ladite technologie rend le travail plus difficile.
Non seulement les employés stressés sont moins productifs, mais ils prennent également de moins bonnes décisions et peuvent être irrités au point de décider de chercher un nouvel emploi.
5. Cela crée des problèmes de sécurité potentiels.
Si votre organisation a de nombreuses applications déployées dans l'entreprise, elle a également des données stockées dans de nombreuses applications. Et soyons honnêtes : combien de ces applications sont actuellement utilisées ? Combien d'entre eux sont mis à jour régulièrement ?
La plupart des gens ne peuvent probablement pas répondre à ces questions de but en blanc avec un semblant de certitude. À l'ère des violations de données, il s'agit d'une affaire importante - en particulier pour les grandes organisations qui ont potentiellement une exposition financière massive en cas de piratage.
Plus vous avez d'applications, plus vous avez de chances d'avoir des applications qui ramassent la poussière proverbiale - et plus le risque est grand que l'une de ces applications soit violée par un pirate informatique.
La bonne nouvelle est qu'il est possible d'éviter en grande partie ces problèmes en développant un plan d'architecture d'entreprise qui aide votre entreprise à atteindre ses objectifs à long terme.
Comment arrêter de perdre autant de temps à passer d'une application à l'autre ?
Un plan solide d'architecture d'entreprise permettra à votre organisation de déterminer quelles applications sont essentielles à la mission, lesquelles sont redondantes et lesquelles peuvent être purement et simplement mises hors service.
Dans le monde de la gestion de projets, une organisation qui cherche à résoudre les problèmes de changement de contexte peut décider d'investir dans une plateforme de gestion de portefeuille de projets (PPM) . Cette plateforme permet aux gestionnaires de projets de trouver les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail - en un seul endroit.
Avec la bonne solution en place, les chefs de projet pourront visualiser et gérer tous les projets et programmes de leur organisation dans un outil flexible et adaptable qui prend en charge des processus commerciaux uniques.
Grâce à une visibilité totale sur le pouls de l'organisation, les chefs de projet pourront voir rapidement où se trouvent tous les actifs de l'organisation à tout moment - ce qui facilite d'autant plus la dotation des bons projets avec les bonnes ressources.
Les avantages de la réduction du changement de contexte
En utilisant une solution PPM, les chefs de projet peuvent réduire considérablement le temps qu'ils passent à chercher des informations ou à faire des allers-retours entre les applications. Ainsi, ils sont en mesure de travailler plus efficacement et d'aider leurs organisations à atteindre leurs objectifs plus rapidement.
Les principaux outils PPM résolvent les problèmes décrits précédemment en offrant les cinq avantages suivants :
1. Ils permettent de se concentrer plus facilement.
Les chefs de projet ne perdront pas le fil de leurs pensées aussi fréquemment, car toutes les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail seront accessibles en un seul endroit.
En se concentrant davantage, les chefs de projet sont en mesure de faire avancer les projets plus efficacement, tout en veillant à ce que leur organisation respecte les priorités les plus importantes et les délais stricts.
2. Ils permettent de gagner du temps.
Pour être juste, les chefs de projet devront probablement encore alterner entre plusieurs applications. Mais il est presque certain que ce nombre ne sera pas proche des 35 applications que l'employé moyen utilise aujourd'hui.
Avec une solution PPM, les chefs de projet sont en mesure de récupérer une tonne de temps qui était auparavant consacré à cliquer sur des boutons sur un ordinateur ou un appareil mobile. C'est presque comme si vous ajoutiez plusieurs nouveaux employés à votre équipe - sans encourir les coûts associés.
3. Ils augmentent la productivité.
Parce qu'ils n'auront plus à passer d'une plateforme à l'autre, les chefs de projet pourront accomplir davantage de travail. Avec une solution PPM robuste en place, tout d'un coup, des informations qui prenaient une éternité à trouver peuvent être retrouvées en quelques minutes, voire plus rapidement.
En plus d'assumer leurs responsabilités habituelles, certains chefs de projet enthousiastes peuvent décider de consacrer leur nouveau temps libre à d'autres types d'activités, comme la rédaction d'articles de blog ou le soutien à d'autres initiatives de l'entreprise.
Quelle que soit la manière dont vous le découpez, la productivité augmente - et le résultat net aussi.
4. Ils facilitent le travail.
Personne ne veut que son travail soit plus difficile qu'il ne doit l'être. Pourtant, lorsque vous passez autant de temps à chercher des informations et à basculer d'une application à l'autre - et que vous êtes certain qu'il doit y avoir une meilleure façon d'avancer - ce n'est pas exactement l'expérience la plus inspirante.
Cependant, une fois ces problèmes résolus, le travail devient considérablement plus facile. À son tour, le moral des employés augmente. Lorsque les employés sont plus heureux, leur enthousiasme déteint sur le reste de l'équipe, créant ainsi une culture dans laquelle chacun est inspiré à travailler dur et à atteindre son plein potentiel.
5. Ils augmentent la sécurité.
Pour éviter les amendes, protéger les données sensibles et conserver une excellente image de marque, les organisations doivent faire tout ce qui est en leur pouvoir pour renforcer la sécurité numérique. Une solution PPM peut aider en réduisant le nombre de référentiels de données existant dans l'organisation.
Un nombre inférieur de référentiels signifie une surface d'attaque plus petite, ce qui permet à votre équipe informatique de se concentrer sur la prévention des violations, car elle a moins d'applications à se préoccuper. En conséquence, le réseau de votre entreprise devient plus sûr, ce qui améliore les résultats commerciaux et préserve la confidentialité des secrets commerciaux et de la propriété intellectuelle.
Éliminez votre problème de changement de contexte
Si votre organisation a un problème de changement de contexte, rassurez-vous, vous n'êtes pas seul. En même temps, ce n'est pas parce que toutes les autres organisations utilisent trop d'applications que vous devez faire de même.
En développant une stratégie d'architecture d'entreprise intelligente et en consolidant là où vous le pouvez, votre organisation peut donner à vos employés les outils dont ils ont besoin pour s'épanouir dans leur rôle - au lieu de les embrouiller avec d'innombrables applications redondantes.
Pour plus d'informations sur la façon dont vous pouvez réduire le temps que les chefs de projet passent à sauter d'une application à l'autre avec les outils PPM, consultez notre nouveau 2020 Guide sommaire PPM.
