Au cours des 20 dernières années, la technologie a transformé notre façon de travailler. Le courrier électronique et Microsoft Office sont arrivés en premier. Viennent ensuite les applications de messagerie instantanée, telles que AIM, Jabber et Yammer. Plus récemment, des solutions logicielles et des applications ont vu le jour pour pratiquement tous les processus d'entreprise - paie, prêts commerciaux, stockage numérique, gestion de projet, et plus encore.
Malheureusement, de nombreuses entreprises semblent tellement aimer la technologie qu'elles s'y noient. Une étude récente d'Okta, par exemple, a révélé que près de 10 pour cent des entreprises ont plus de 200 applications dans leur arsenal. Pegasystems Inc. a examiné 5 millions d'heures d'activité sur le bureau pour découvrir que l'employé moyen bascule entre 35 applications différentes plus de 1, 100 fois chaque jour! En outre, une étude de RingCentral a conclu que 69 pour cent des travailleurs perdent jusqu'à une heure par jour à passer d'une application à l'autre.
Passer d'une application à l'autre est une perte de temps importante pour n'importe quelle fonction, mais encore plus pour le chef de projet, dont la fonction principale est de garder le doigt sur le pouls d'un projet et de surveiller les progrès réalisés.
Les inconvénients du passage d'une application à l'autre
Ce sont là cinq effets secondaires négatifs d'une équipe de gestion de projet qui passe continuellement d'une application à l'autre :
1. C'est perturbateur.
Imaginez qu'un chef de projet gère les ressources pour un projet à venir. Cette personne essaie de s'assurer qu'elle dispose de suffisamment d'équipements et de ressources humaines pour faire avancer le projet comme prévu. Après avoir déterminé que les ressources sont disponibles, le chef de projet se souvient alors qu'il doit envoyer de la documentation aux travailleurs concernés.
Malheureusement, le chef de projet oublie où se trouve exactement ladite documentation. Ils regardent dans leur boîte de réception, et il n'y est pas. Ils ne se souviennent pas s'ils sont stockés dans un référentiel Dropbox - ou un référentiel Box. Les noms sont suffisamment similaires comme ça. Était-ce dans SharePoint ? Dans un dossier Google Drive quelque part ?
Plus la recherche est longue, plus le chef de projet risque d'oublier ce qu'il faisait au départ. Selon RingCentral, 56 pour cent des employés déclarent que devoir passer d'une application à l'autre perturbe leur flux de travail.
2. Cela fait perdre du temps.
Sauter d'une plate-forme à l'autre et revenir n'est pas exactement la meilleure utilisation du temps. Lorsque l'employé moyen perd jusqu'à 32 jours par an à passer d'une application à l'autre, selon RingCentral, une entreprise qui emploie 100 personnes perdra 3,200 jours de travail, soit l'équivalent approximatif de 12,8 travailleurs à temps plein pendant un an !
Que pourrait accomplir votre entreprise avec autant d'employés supplémentaires ?
3. C'est un tueur de productivité.
Bien sûr, le temps passé à chercher des informations en passant d'une plateforme à l'autre est du temps que ne peut pas consacrer à d'autres fonctions professionnelles importantes.
Si vous déployez trop d'applications dans votre entreprise, vous risquez de réduire considérablement la productivité, même si vos investissements technologiques ont été consentis dans le but évident d'obtenir le contraire.
4. C'est stressant.
Chacun sait combien il peut être frustrant d'utiliser la technologie. Peut-être qu'un nouveau programme SaaS (Software-as-a-Service) reçoit une mise à jour boguée et que les performances s'effondrent. Peut-être utilisez-vous un outil pour la première fois, et vous avez du mal à le comprendre. Ou peut-être qu'un outil que vous utilisez depuis toujours a subi un lifting, et maintenant vous ne savez plus où se trouve quoi que ce soit.
Quoi qu'il en soit, trop de technologie nous stresse- en particulier lorsque ladite technologie rend le travail plus difficile.
Non seulement les employés stressés sont moins productifs, mais ils prennent également de moins bonnes décisions et peuvent être irrités au point de décider de chercher un nouvel emploi.
5. Cela crée des problèmes de sécurité potentiels.
Si votre organisation a de nombreuses applications déployées dans l'entreprise, elle a également des données stockées dans de nombreuses applications. Et soyons honnêtes : combien de ces applications sont actuellement utilisées ? Combien d'entre eux sont mis à jour régulièrement ?
La plupart des gens ne peuvent probablement pas répondre à ces questions de but en blanc avec un semblant de certitude. À l'ère des violations de données, il s'agit d'une affaire importante - en particulier pour les grandes organisations qui ont potentiellement une exposition financière massive en cas de piratage.
Plus vous avez d'applications, plus vous avez de chances d'avoir des applications qui ramassent la poussière proverbiale - et plus le risque est grand que l'une de ces applications soit violée par un pirate informatique.
La bonne nouvelle est qu'il est possible d'éviter en grande partie ces problèmes en développant un plan d'architecture d'entreprise qui aide votre entreprise à atteindre ses objectifs à long terme.
Comment arrêter de perdre autant de temps à passer d'une application à l'autre ?
Un plan solide d'architecture d'entreprise permettra à votre organisation de déterminer quelles applications sont essentielles à la mission, lesquelles sont redondantes et lesquelles peuvent être purement et simplement mises hors service.
Dans le monde de la gestion de projets, une organisation qui cherche à résoudre les problèmes de changement de contexte peut décider d'investir dans une plateforme de gestion de portefeuille de projets (PPM) . Cette plateforme permet aux gestionnaires de projets de trouver les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail - en un seul endroit.
Les avantages de la réduction du changement de contexte
1. Ils permettent de se concentrer plus facilement.
2. Ils permettent de gagner du temps.
3. Ils augmentent la productivité.
4. Ils facilitent le travail.
5. Ils augmentent la sécurité.
Éliminez votre problème de changement de contexte
Pour plus d'informations sur la façon dont vous pouvez réduire le temps que les chefs de projet passent à sauter d'une application à l'autre avec les outils PPM, consultez notre nouveau 2020 Guide sommaire PPM.
