Les entreprises d'aujourd'hui se tournent de plus en plus vers le PMO pour améliorer leurs résultats. Des pratiques inadéquates de planification des ressources font qu'il est difficile de fournir rapidement des produits, des services et des expériences client innovants. "Le risque d'une capacité insuffisante est l'incapacité de financer des projets. Nous avons un "besoin de rapidité" et nous avons besoin des bonnes ressources au bon moment dans le cycle de vie d'un projet. C'est ce que nous recherchons pour atteindre nos objectifs de croissance."
Cette citation, provenant d'un des clients mondiaux de Planview dans le secteur des biens de consommation emballés (CPG), caractérise les défis et les risques auxquels les organisations sont confrontées avec la planification des ressources. Si l'on ne se concentre pas sur la planification des ressources, on obtient des retards dans les projets, des pertes de revenus, une faible productivité, des coûts plus élevés, une augmentation de la rotation du personnel, etc. Quelle est la réponse ? Dans cette série de blogs, nous vous guiderons sur les étapes à suivre pour améliorer votre planification des ressources, quelle que soit votre expérience en matière de gestion des ressources et de capacité de planification pour les projets, programmes et initiatives de votre organisation.
Le PMO avisé affecte systématiquement ses collaborateurs aux travaux de la plus haute valeur et rééquilibre les rôles, les personnes et les affectations d'équipes pour assurer l'alignement stratégique. En suivant nos cinq lignes directrices, les PMO, à tous les niveaux, peuvent améliorer la gestion des ressources, s'adapter plus rapidement aux priorités et aux opportunités changeantes, et finalement accélérer la croissance de l'entreprise.
Les deux premières directives, abordées dans ce blog, concernent votre personnel.
1. Concentrez-vous d'abord sur vos ressources clés
C'est la première personne pour le PMO avisé. Il est essentiel de comprendre les contributions, les compétences, l'expérience, la disponibilité et le potentiel de vos employés pour améliorer la planification des ressources. Pourtant, vous n'avez pas besoin d'inclure tout le monde en même temps. Suivez ces trois étapes pour commencer.
a. Rassemblez votre ensemble initial de ressources
Choisissez quelques employés lors de la formulation ou de l'affectation à des équipes. Vos critères pourraient être ceux qui font le travail le plus stratégique et de la plus grande valeur, par exemple, ou ceux qui ont tendance à être surutilisés. Ensuite, vous pourrez commencer votre première série de projets et de travaux. Une fois que vous aurez déterminé les processus et les stratégies qui fonctionnent le mieux, vous pourrez ajouter d'autres ressources plus tard.
b. Identifier les groupes de rôles et déterminer les taux internes et facturables
Configurez les rôles en fonction de la nomenclature de votre organisation : Architecte, chef de projet et analyste commercial, par exemple. Disposer de taux internes et de taux facturables permet d'estimer les coûts et de rationaliser le processus lorsque des rôles sont attribués à un projet.
c. Attribuer des profils de compétences aux ressources
C'est ici que vous incluez les attributs individuels, tels que les expériences antérieures et les capacités spéciales d'un employé. Plus vous saurez catégoriser ces éléments, plus votre planification des ressources sera facile.
2. Attribuer et répartir les rôles de ressources et les affectations d'équipes
Une fois que vous avez identifié votre ensemble initial de ressources et leurs rôles et profils de compétences, vous êtes prêt pour l'étape d'affectation. Il est important de rester flexible ici en fonction des différentes méthodologies de travail, des types de projets et des besoins en personnel. Les étapes suivantes vous aideront à faire correspondre le bon travail avec les bonnes personnes.
a. Travail de planification
Les approches de planification des ressources multiples vous aident à affecter le personnel en fonction des besoins de l'organisation. En voici deux à considérer.
- Planification de haut niveau
Utilisez cette approche lorsque vous :
- Connaître les rôles nécessaires mais pas nécessairement les individus
- Les affectations de rôles et de ressources doivent être en place au niveau du projet pour une analyse et une approbation plus poussées.
- Peut avoir besoin de compter sur d'autres personnes dans l'organisation pour compléter la dotation ou obtenir les approbations de dotation
- Nécessité de représenter la demande avant d'avoir des structures détaillées de répartition des tâches du projet
- Planification ascendante, au niveau des tâches
Utilisez cette approche lorsque vous :
- Besoin d'une planification de bas niveau, éventuellement pour des rapports détaillés ou pour comprendre CapEx vs OpEx
- Disposer de structures détaillées de répartition des tâches et avoir besoin de construire la demande à partir de ces informations.
- Vous disposez déjà d'approbations ou n'avez pas besoin de passer par un processus d'approbation pour allouer vos ressources.
- Avoir un plan de tâches détaillé et vouloir programmer des ressources pour ces tâches
b. Représentation de l'effort de travail
Une fois que vous avez choisi votre méthode de planification, choisissez comment vous voulez exprimer la demande : en effectif (ou équivalents temps plein) ou en effort. Bien que l'une puisse être meilleure que l'autre pour certains projets, c'est un domaine où la plupart des PMOs restent cohérents.
- Exprimez la demande en effectif si vous préférez représenter les affectations sous forme de pourcentage du temps de travail de la ressource. Certaines applications prennent en charge le profilage de l'effort à des niveaux de granularité inférieurs afin de tenir compte des différentes charges de travail tout au long de la vie de l'application.
- Exprimez la demande en Effort si la représentation de tout le travail des ressources du projet est plus significative pour votre organisation. Par exemple, une ressource peut être allouée pour travailler 80 heures sur un projet, afin que vous sachiez exactement quelle part de son temps est consacrée à ce travail.
c. Attribution des travaux
L'étape suivante consiste à choisir votre stratégie de dotation en personnel. Les BGP avisés choisissent l'un des éléments suivants ou un mélange de ceux-ci :
- Permettre aux chefs de projet de recruter directement du personnel
- Demander aux gestionnaires de ressources de s'occuper de la dotation en personnel
- Employer une équipe de gestion centralisée avec un processus de demande formel
Lorsque vous choisissez le recrutement direct, il est important de bien communiquer et de mettre en place des processus clairs. De même, vous pouvez avoir des processus différents basés sur des ressources différentes. Par exemple, un rôle interfonctionnel très demandé peut nécessiter un processus d'approbation plus formel pour garantir que le travail est correctement attribué et priorisé.
Dans la partie 2 de cette série de blogs, nous couvrirons les trois dernières étapes de la planification des ressources :
- Exécuter des analyses de base et rendre compte des finances
- Analyser la capacité et la demande
- Rééquilibrer, prédire et élaborer des stratégies pour l'avenir
Pour les détails sur les cinq étapes, téléchargez l'eBook complet : "The Savvy PMO's Guide to Resource Planning."
