Que vous soyez encore en train de chercher votre chemin dans votre tableau Kanban ou que vous pratiquiez Kanban depuis un certain temps, vous êtes probablement tombé sur l'expression "amélioration continue". À première vue, la signification de cette phrase semble évidente : Il s'agit simplement de viser à toujours s'améliorer, non ?
Oui, il est vrai que l'objectif de l'amélioration continue est de vous aider à vous améliorer, en permanence. Mais dans le contexte de Kanban, l'amélioration continue est bien plus que cela. Elle fait référence à l'opérationnalisation de l'activité d'amélioration au sein d'une organisation : L'état d'esprit partagé et l'ensemble des pratiques qui, lorsqu'elles sont appliquées de manière cohérente, favorisent l'analyse axée sur les données et l'amélioration efficace des processus, et encouragent l'innovation et la croissance dans l'ensemble de l'organisation. Cela ne se produit pas le premier jour de la pratique de Kanban - c'est le produit de la maturité de Kanban.
Afin de pratiquer une véritable amélioration continue, les organisations doivent d'abord maîtriser d'autres éléments clés de Kanban : À savoir, augmenter la visibilité, gérer activement le flux et utiliser des métriques Lean pour mesurer le tout. Grâce à ces étapes, ils peuvent débloquer le pouvoir de l'amélioration continue.
Dans cette série d'articles, nous allons expliquer comment commencer une véritable amélioration continue, en utilisant le cadre PDCA (Plan-Do-Check-Adjust). Ce premier billet se concentrera sur la première étape : Planifier pour s'améliorer.
POURQUOI NE POUVONS-NOUS PAS COMMENCER MAINTENANT ?
Il peut être décourageant d'entendre que vous ne pouvez pas simplement commencer à pratiquer l'amélioration continue, même si vous pratiquez déjà le Kanban. Ceci peut être expliqué par la citation suivante de Maya Angelou :
"Si vous ne savez pas d'où vous venez, vous ne savez pas où vous allez."
Que vous cherchiez à commencer à pratiquer l'amélioration continue au niveau individuel, de l'équipe ou de l'organisation, la première étape est la même : obtenir une image précise de votre état actuel. Cela commence par une meilleure visibilité de votre flux de travail.
Accroître la visibilité
Puisque vous êtes ici, nous n'avons probablement pas besoin de vous le dire : Kanban est un outil inestimable pour accroître la visibilité de votre travail. Utilisé correctement, un tableau Kanban peut mettre en évidence les inefficacités, les blocages et les goulots d'étranglement, éclairer les possibilités d'amélioration des processus et vous aider à gérer les capacités au sein d'une équipe.
Si vous n'avez pas encore commencé à gérer votre travail sur un tableau Kanban, nous vous recommandons de faire les exercices de Kanban Roadmap : Comment débuter en cinq étapes faciles. Ces exercices vous permettront d'apprendre les principes fondamentaux de la transformation des éléments de travail en cartes, de la conception de la disposition de votre tableau et du déplacement des cartes sur le tableau.
ASSUREZ-VOUS QUE VOTRE CONSEIL D'ADMINISTRATION = VOTRE PROCESSUS
Si vous avez déjà votre travail sur un tableau Kanban, tant mieux pour vous ! C'est le moment de vous assurer qu'il reflète fidèlement votre processus. Un tableau Kanban n'est utile que si c'est le cas - sinon, vous courez un plus grand risque de mauvaise communication, d'informations/de statuts de carte inexacts et de confusion - un endroit difficile à partir duquel commencer à pratiquer l'amélioration continue.
Pour évaluer si votre tableau Kanban reflète fidèlement votre processus actuel, discutez des questions suivantes avec toutes les personnes qui utilisent actuellement le tableau :
- Les voies que nous utilisons décrivent-elles avec précision les étapes par lesquelles passe notre travail ?
- Lisons-nous notre tableau de gauche à droite ?
- Utilisons-nous les types de cartes d'une manière qui soit utile ?
- Est-ce que tout le monde utilise le tableau d'une manière similaire ?
- Y a-t-il des états d'attente/de file d'attente cachés que nous devons visualiser ?
- Avons-nous des politiques claires concernant le moment où les cartes sont déplacées ?
- Est-ce que tout notre travail est visualisé sur ce tableau, ou est-ce que certains travaux ne sont pas visualisés ? (Si non : Pourquoi n'est-il pas actuellement visualisé sur ce tableau ?)
METTRE EN PLACE UN CONSEIL POUR COLLECTER LES MÉTRIQUES
Il est également important de s'assurer que votre conseil d'administration est configuré pour recueillir les mesures dont vous aurez besoin plus tard pour diriger vos efforts d'amélioration continue. Ces mesures peuvent inclure :
- Délai d'exécution
- Temps de cycle
- File d'attente
- Rendement
Vous pouvez en savoir plus sur chacune de ces métriques dans ce post . Ces mesures sont plus utiles lorsqu'elles sont mesurées sur une période d'utilisation constante du conseil. Plus vous collectez de données, plus vos mesures seront précises (pour autant que votre tableau soit correctement configuré). Dans Planview AgilePlace, il y a deux paramètres en particulier dont vous voudrez vous assurer qu'ils sont configurés pour vous fournir des données utiles : Votre couloir de dépôt par défaut, et votre couloir de travail terminé.
La voie de dépôt par défaut est celle où vont toutes les nouvelles cartes. Certaines mesures utilisent la voie de dépôt par défaut pour marquer le "début" de la vie d'un élément de travail. Veillez également à déposer dans ce couloir toutes les cartes qui n'ont pas encore été amorcées. Lorsqu'ils passent dans le couloir suivant, ils sont officiellement considérés comme étant "en cours". (Pour en savoir plus sur différents types de voies dans Planview AgilePlace, cliquez ici)
Le couloir "Done" est, sans surprise, le dernier couloir de votre processus - où vont les éléments de travail lorsqu'ils ont été livrés. Le couloir Done sera utilisé pour marquer la fin de la vie d'un élément de travail, il est donc important de s'assurer que ce couloir est correctement identifié, et que toutes les cartes qui ont été complétées vont dans ce couloir. Si vous avez besoin de plusieurs couloirs de travail, créez-les à l'intérieur du plus grand couloir de travail en utilisant des plans de bain horizontaux.
LA PLANIFICATION DE L'AMÉLIORATION
Si le travail de votre équipe est visualisé sur un tableau Kanban, que vous avez confirmé que votre tableau reflète fidèlement votre processus et que vous vous êtes assuré que votre tableau est configuré pour collecter des métriques avec précision, félicitations ! Vous êtes sur la bonne voie pour débloquer le pouvoir de l'amélioration continue. Les étapes suivantes sont les D et C du processus PDCA : Do et Check, que nous aborderons dans notre prochain billet !
