Il arrive souvent que l'escalade d'un problème à une partie prenante supérieure soit la bonne décision, mais les chefs de projet sont souvent réticents à le faire, de peur que cela ne reflète mal leur capacité à gérer les situations. Il s'agit d'une attitude peu utile, tant pour le chef de projet que pour le projet, car savoir reconnaître quand quelque chose doit être transmis à un échelon supérieur peut être un outil vital dans la gestion des problèmes. Nous examinons ici quelques scénarios où une escalade est nécessaire :
- Des équipes peu communicatives
Les équipes cloisonnées peuvent être une excellente idée pour augmenter la communication et la vitesse d'achèvement de leurs tâches pertinentes. Cependant, des problèmes surviennent lorsque ces équipes doivent communiquer avec les membres du projet en dehors de leur silo. Par exemple, si un jeu éducatif est en cours de développement mais que les concepteurs, les programmeurs et les éducateurs sont cloîtrés dans des endroits différents et ne communiquent pas les attentes et les possibilités de manière efficace, le chef de projet a un problème.
Si, après avoir tenté de résoudre le problème en organisant des réunions régulières, en désignant des personnes responsables et en communiquant des objectifs clairs, il y a toujours un écart important dans la collaboration, il peut être nécessaire d'entamer un processus d'escalade et de demander à une partie prenante plus haut placée des conseils ou une aide directe pour résoudre les problèmes.
- Manque de ressources
Le succès ou l'échec d'un projet peut souvent dépendre des ressources qui lui sont accordées. Il peut s'agir d'apports humains, d'argent, de technologie ou d'expertise extérieure fournie. Il arrive souvent qu'un client exerce une pression importante sur un projet par ignorance de ses besoins ou par désir d'économiser sur les coûts ou le temps. La responsabilité de repérer et de communiquer ces lacunes en matière de ressources à un client incombe au chef de projet lors de la définition de la portée du projet à l'adresse .
Si un client ne fait pas les efforts nécessaires pour combler ces lacunes en matière de ressources, il augmentera naturellement la possibilité d'échec du projet, malgré les meilleurs efforts de l'équipe. Lorsque vous voyez un projet se diriger vers un désastre possible en raison de l'absence de ressources, vous devez envisager d'attirer l'attention des personnes situées plus haut dans la chaîne de commandement.
- Incertitude liée à la responsabilité
Dans toute gestion de projet, mais surtout lorsqu'on est parachuté dans un projet déjà en cours, il est souvent difficile de savoir avec certitude où se situent les responsabilités et l'approbation finale. Cela peut poser de sérieux problèmes lorsqu'il s'agit de politique de projet ou de membres de l'équipe qui cherchent à fuir leurs responsabilités. La réponse consiste normalement à demander simplement qui sont les décideurs appropriés, mais si les choses ne sont toujours pas claires ou s'il y a des divergences d'opinions, il faudra peut-être engager le processus d'escalade.
En soumettant la question à un supérieur dans le cadre du processus de gestion des problèmes, le chef de projet peut déterminer clairement qui a le dernier mot sur les différents éléments du projet, ce qui permet d'éviter les retards et de rendre la communication plus claire.
- Dépassement des limites des parties prenantes
De temps en temps, chaque gestionnaire de projet rencontre un client ou une partie prenante senior qui aime s'impliquer un peu trop dans les résultats du projet. Bien qu'il soit généralement utile d'avoir une contribution et un retour d'information de la part de ces sources, cela peut devenir un problème lorsqu'elles suggèrent fortement ou exigent des changements en dehors de la portée du projet. Outre le fait de disperser les ressources, cela peut également affecter le moral de l'équipe et provoquer des frictions inutiles.
Si cela se produit et que vous avez du mal à demander poliment mais fermement que les choses restent dans le cadre du projet convenu, il peut être nécessaire d'engager le processus d'escalade et de porter l'affaire devant un supérieur.
Aucun chef de projet ne veut jamais avoir à s'impliquer dans le processus d'escalade, mais dans certains scénarios, comme ceux exposés ici, cela devient une nécessité. Une gestion efficace des problèmes implique l'utilisation de tous les outils à votre disposition. N'ayez pas peur de remonter la chaîne si vous avez l'impression qu'un projet est mis en danger.
