Lorsque de nouveaux gestionnaires de projet enthousiastes font leur apparition - ou lorsque des professionnels expérimentés dans d'autres disciplines se voient confier le manteau de la gestion de projet - ils s'attendent généralement à devoir rédiger un certain nombre de textes.
Une bonne partie, oui. Mais assez pour comprendre quelques romans par an ? Non. Et pourtant, c'est la norme dans un paysage de gestion de projet où l'absence de papier ne signifie nullement l'absence d'écriture. Au contraire, l'importance vitale d'une communication écrite efficace ne fait que croître à mesure que les projets deviennent plus complexes, que les flux de travail deviennent plus agiles, et que les les entreprises déploient davantage de travailleurs à distance qui ne peuvent pas se permettre d'être laissés sur la touche.
La bonne nouvelle est que les chefs de projet qui n'ont pas de talent pour l'écriture ne doivent pas prendre un chat, commencer à boire des quantités excessives de café, revêtir un fedora ou adopter tout autre stéréotype d'écrivain. Au lieu de cela, ils peuvent respecter les cinq commandements suivants pour améliorer considérablement leur capacité à communiquer, à établir des liens et à convaincre par le biais de l'écrit :
Commandement #1 : Connais ton public
Les chefs de projet se rendent un grand service - et à tout le monde d'ailleurs - en prenant du recul avant de mettre les doigts sur le clavier, et en comprenant qui ils essaient d'impliquer et d'informer.
Par exemple, les membres de l'équipe qui sont intimement liés à la réalité quotidienne d'un projet souhaitent généralement des messages courts et des mises à jour (nous reviendrons sur la taille dans un instant), tandis que les sponsors et les clients ont souvent besoin de contexte pour les aider à donner un sens aux informations - et pour éviter les malentendus et les réactions excessives.
Commandement #2 : Exposez votre but
"Enterrer la piste" est une bonne idée pour les romans, les films et même les chansons lorsque des détails clés sont délibérément retenus pour créer une intrigue et un mystère. Mais cette tactique traditionnelle dans le domaine de la création n'a pas sa place dans la communication de projet.
Ainsi, dans la première phrase (ou au moins le premier paragraphe) de leurs documents, les chefs de projet doivent clairement indiquer l'objectif de la communication, afin que les destinataires sachent, au lieu de devoir le deviner, s'ils sont sur le point de lire des informations générales, des notes de fond nécessaires pour une réunion à venir, un ensemble d'instructions et de mesures nouvelles ou modifiées, etc.
Commandement #3 : Soyez concis - mais pas cryptique
En matière de communication de projet, la brièveté est une vertu, d'autant plus que même des projets relativement petits et simples peuvent générer (et génèrent généralement) des centaines, voire des milliers de documents, de commentaires et de mises à jour au moment où les choses sont terminées. C'est beaucoup d'écriture... et beaucoup de lecture !
Cependant, il y a une différence qualitative entre être concis dans une communication écrite - et être cryptique. Les chefs de projet qui parviennent à la première solution s'efforcent d'être aussi brefs et précis que possible, mais ils ne sacrifient pas la clarté et la compréhension à la taille. Par exemple, si une mise à jour nécessite légitimement deux paragraphes - ou peut-être deux pages -, ils s'adaptent en conséquence. À l'inverse, les chefs de projet qui se situent du mauvais côté du spectre concis-crypté peuvent faire état de nombreuses communications minuscules, mais malheureusement, ils ne peuvent pas faire état de nombreux membres d'équipe informés.
Commandement #4 : Ne craignez pas la bête de la grammaire
Ce conseil va susciter l'ire de certains rédacteurs purs et durs, mais la gestion de projet n'est pas faite pour les personnes trop sensibles, alors voilà : les gestionnaires de projet qui ne sont pas sûrs que leurs participes se balancent ou que leurs infinitifs se divisent ne devraient pas s'en faire. Oui, une bonne grammaire est importante. Mais non, ce n'est pas essentiel.
Ceci étant dit, les chefs de projet qui veulent vraiment se distinguer du lot - et gagner la loyauté et l'amour instantanés des anglophones avec lesquels ils entrent en contact - devraient investir régulièrement du temps pour améliorer leur grammaire. Avant longtemps, ils récupéreront les infinitifs divisés et les participes ballants avec l'habileté d'un éditeur.
Commandement #5 : Relisez deux fois, envoyez une fois
On dit aux apprentis menuisiers de mesurer deux fois et de couper une fois. Dans le même esprit, il est conseillé aux chefs de projet de relire deux fois leur communication écrite avant de l'envoyer.
La première passe doit avoir lieu après la rédaction du document. L'objectif ici est de détecter toute erreur de base. La deuxième passe doit avoir lieu après un certain temps et se concentrer sur l'audience, la clarté et la concision (c.-à-d. écrire les commandements 1, 2 et 3).
Combien de temps est un "écart" ? Idéalement, il faut compter une journée. Revisiter un élément de communication écrite avec un regard neuf peut s'avérer étonnamment utile. Mais en pratique, il arrive que des choses comme des mises à jour ou des demandes doivent être envoyées au plus vite. Dans ce cas, même un écart d'une ou deux minutes peut être bénéfique.
En résumé
Que vous soyez heureux que les chefs de projet passent beaucoup de temps à écrire - ou que l'idée vous séduise autant qu'être coincé dans un embouteillage - le fait est que la rédaction de est une partie de plus en plus importante du travail. Les cinq commandements ci-dessus ne vous transformeront pas instantanément en un maître des mots. Mais ils vous aideront à améliorer vos compétences rédactionnelles, ce qui signifie des membres d'équipe et des parties prenantes mieux informés, et des projets et portefeuilles plus réussis.
