La planification d'un projet n'est pas une tâche facile, surtout pour les grandes entreprises et organisations où les équipes collaborent souvent au-delà des fuseaux horaires - et parfois même au-delà des océans. Pour cette raison, il y a beaucoup d'éléments importants à prendre en compte lors du déploiement des étapes du lancement du projet, notamment :
- Contraintes budgétaires
- Ressources et main-d'œuvre
- Ce qui est dans le meilleur intérêt de l'organisation
Cela dit, il existe certains éléments standard qui se retrouvent d'un projet à l'autre, et apprendre à s'y préparer peut contribuer à garantir que votre campagne démarre sans accroc. Lisez la suite pour savoir quelles sont les cinq étapes du lancement d'un projet qui peuvent aider votre équipe à travailler plus efficacement.
Démarrer votre projet du bon pied
Lorsque vous lancez un projet pour la première fois, il est important de garder à l'esprit les objectifs de votre entreprise. Sinon, vous pourriez vous retrouver dans une situation où, quelques mois plus tard, vous devrez expliquer vos actions aux parties prenantes parce que vous avez perdu de vue vos objectifs commerciaux.
Cet article couvre cinq étapes importantes qui peuvent vous aider à éviter que votre projet ne dévie de sa trajectoire. Ainsi, vous aurez plus de chances d'atteindre vos résultats prédéterminés, tout en vous assurant que les membres de votre équipe, les parties prenantes et les clients sont tous satisfaits des progrès de votre entreprise.
- Passez en revue tout ce qui concerne le projet
Vous ne pourrez pas démarrer un projet tant que vous n'aurez pas une solide connaissance des actifs et ressources pertinents. Sinon, vous perdrez rapidement de vue vos objectifs commerciaux, ce qui fera de votre projet un échec potentiel. Pour cette raison, il est essentiel de revoir tout ce qui résume votre projet.
Idéalement, vous devriez pouvoir mettre la main sur un énoncé des travaux (EDT). Cela vous permettra d'avoir un aperçu approfondi de la portée de votre projet, couvrant tout, des attentes en matière de performance aux délais préférés. Si vous ne trouvez pas de cahier des charges, assurez-vous de pouvoir recueillir les informations suivantes ailleurs :
- Une ventilation des coûts estimés et du budget du projet
- Jalons généraux
- Livrables attendus
- Rôles clés de chaque membre de l'équipe de projet
- Toutes les hypothèses et contraintes qui pourraient avoir un impact sur votre progression
Il est essentiel que vous disposiez de toutes ces informations avant votre réunion de lancement du projet. En fait, gardez ces informations en mémoire, si vous le devez. En effet, si vous vous présentez à votre réunion de lancement sans être préparé, votre projet partira sur une mauvaise note, ce qui risque de détruire ses chances de réussite avant même qu'il n'ait commencé.
2. Rencontrez votre sponsor de projet avant le coup d'envoi
De manière générale, le sponsor du projet est la personne chargée de veiller à ce que la campagne réponde aux objectifs commerciaux des parties prenantes. Comme il joue un rôle essentiel dans le gouvernement de votre projet, il est important que vous rencontriez le sponsor quelque temps avant le coup d'envoi, que ce soit par téléphone ou en personne.
Le but de cette réunion est de reprendre les bases de votre session de lancement. Vous devrez confirmer les détails suivants :
- Quand a lieu la réunion de lancement du projet ?
- Quels sont les principaux sujets de discussion pour cette session ?
- Où aura lieu la session de lancement ?
Et une dernière chose : en tant que chef de projet, il vous incombera de diriger la discussion lors de la réunion de lancement. Arrivez préparé en passant en revue les informations couvertes dans votre document SOW.
3. Créer un ordre du jour et une présentation de réunion formelle
Après avoir rencontré le sponsor, vous devez rédiger un ordre du jour couvrant les sujets de votre réunion et préparer votre présentation à la session de lancement du projet. Il est important que vous soyez bien préparé pour votre présentation, car vous vous adresserez à des membres clés du projet, notamment ;
- L'équipe de réalisation du projet
- Experts en la matière (PME) et utilisateurs finaux
- Les hauts responsables de la direction (généralement le directeur du PMO et les chefs de département concernés)
- Le sponsor du projet
- Toutes les parties prenantes qui jouent un rôle décisionnel dans le projet
4. Limiter à l'avance les niveaux de participation du personnel des clients
Si votre projet implique de travailler avec le personnel côté client, il est judicieux de limiter les participants côté client au seul personnel concerné.
Bien que les opinions et les commentaires des représentants des clients soient précieux pendant la durée de vie d'un projet, vous ne voulez pas faire de votre session de lancement la plate-forme de toutes les préoccupations liées aux clients. L'inclusion de personnel non essentiel peut facilement transformer une session rapide en un événement de deux ou trois jours, et rendre plus difficile le respect de votre agenda. Pour cette raison, assurez-vous de fixer des restrictions sur les personnes qui peuvent participer à la session de lancement du projet, et donnez au personnel côté client une plateforme différente pour poser des questions et partager ses préoccupations.
5. Définissez les attentes
En tant que chef de projet, il vous incombe de veiller au bon déroulement de la session de lancement, du projet et de tout événement ultérieur. Pour y parvenir, il faut notamment tenir tout le monde informé des événements à venir. Utilisez les dernières minutes de la session de lancement de votre projet pour rappeler aux participants les événements à venir afin qu'ils puissent adapter leur emploi du temps et prendre les dispositions nécessaires pour leur voyage. Ainsi, personne ne doit s'inquiéter de dépasser son budget parce qu'il a dû réserver un hébergement à la dernière minute.
Tout mettre en place
Si chaque projet est intrinsèquement différent, les bonnes compétences en matière d'organisation et de gestion de projet sont universelles. Avec une préparation adéquate et un canal de communication ouvert, vous avez plus de chances de démarrer votre projet avec le soutien nécessaire pour le mener à bien du début à la fin.
