Maintenant que les vacances sont dans le rétroviseur, que janvier est terminé et que le Superbowl est dans l'air, il est temps pour les professionnels de la gestion de projet de se mettre au travail et de se concentrer. Beaucoup d'entre vous ont déjà manqué leurs résolutions ou ont pris un mauvais départ (je suis coupable), mais il n'est pas trop tard pour abandonner vos anciennes résolutions et vous lancer de nouveaux défis. Si cela vous fait vous sentir mieux, vous pouvez vous dire que vous êtes "agile".
Voici mes résolutions préférées pour tout chef de projet :
Chercher à contribuer à la valeur commerciale
En tant que gestionnaire de projet, vous jouez un rôle crucial pour faire avancer votre organisation en menant à bien des initiatives. Vous avez probablement maîtrisé l'exécution de projets grâce à l'utilisation efficace de plans, de processus et d'influence. Ces efforts se traduisent par l'achèvement des projets dans les délais et les budgets impartis. En apparence, cela semble être une victoire, mais est-ce vraiment suffisant dans ce monde hyperconcurrentiel ? En tant que professionnel de la gestion de projet, vous devez penser au-delà de la livraison ou de l'exécution et examiner comment vos efforts peuvent avoir un plus grand impact sur les affaires.
Comprenez comment votre projet contribue à l'entreprise, afin de pouvoir prendre de meilleures décisions et recommandations pendant la phase d'exécution. Il est trop fréquent que nous nous concentrions sur la sortie (c'est-à-dire l'achèvement du projet ou de la tâche) sans comprendre pourquoi. En comprenant le résultat souhaité du travail de projet, vous vous retrouverez naturellement à prendre des mesures qui contribueront à une plus grande valeur commerciale au cours de l'exécution - et pas seulement à terminer quelque chose qui vous a été remis ou assigné. On attendra toujours de nous des résultats, mais vous pouvez compléter une livraison réussie en regardant la situation dans son ensemble et en posant la question simple : "pourquoi faisons-nous cela (projet/initiative/remplir le blanc) ?"
Augmenter la communication & rapports d'état
Vous pensez peut-être que vous communiquez suffisamment sur les projets et les initiatives. Cependant, la réalité est que la plupart des chefs de projet ne rendent compte que lorsque les choses vont bien ou sont "dans le vert". Bien que cela nous fasse sentir bien et nous garde sous le radar, cela n'aide pas l'organisation. Vos parties prenantes et votre direction cherchent à vous aider - en levant les obstacles, en prenant des décisions sur les priorités et en fournissant des conseils. S'ils ne connaissent que les projets qui respectent les délais et le budget, ils n'ont guère l'occasion d'ajouter de la valeur à la discussion. Le résultat est donc que vous avez l'impression d'être "micro-managé" et que vous avez manqué l'occasion de profiter d'une équipe de gestion attentive et solidaire.
Vous ne me croyez pas ? Récemment, j'ai eu l'occasion de parler à un analyste de Gartner. Leur recherche a révélé que 80% des cadres d'entreprise pensent que les chefs de projet doivent fournir des rapports d'état précis (le bon, le mauvais et le laid), mais seulement 33% estiment que les chefs de projet le font effectivement bien. Le reporting est tout simplement une lacune dans la plupart des organisations et cette lacune a un impact direct sur les performances de l'organisation. En vous fixant pour objectif de communiquer plus souvent, vous faciliterez les conversations saines qui favorisent une meilleure prise de décision.
Contribuer à l'optimisation des ressources
Si vous êtes un chef de projet un peu expérimenté, vous savez comment utiliser les ressources qui vous sont attribuées. La plupart d'entre nous prennent les ressources, évaluent le projet, établissent un plan de projet et l'exécutent. J'entends très rarement des chefs de projet évaluer les compétences de l'équipe et faire des recommandations en retour au responsable des ressources ou au secteur d'activité. Vous pouvez fournir un retour sur le fait que vous n'avez pas assez de ressources ou le mauvais ensemble de compétences, mais qu'en est-il d'aider l'organisation à prendre de meilleures décisions de ressourcement à l'avenir ? Cela peut sembler difficile car vous n'avez peut-être pas de visibilité sur l'ensemble de la main-d'œuvre ou n'avez pas l'expérience de travailler avec tout le monde. Cependant, vous avez une chose que les autres n'ont pas : une expérience directe du travail quotidien avec les ressources.
Au cours du projet, vous apprenez les forces et les faiblesses des membres de l'équipe et vous pouvez même observer certains comportements, comme par exemple qui travaille bien ensemble, quel membre de l'équipe est plus fort pour résoudre les problèmes ou qui a des tendances plus proactives. Ce sont les éléments les plus doux qui ne sont parfois pas saisis dans un tableur, un logiciel de gestion de projet ou un système de gestion de portefeuille de projets (PPM). Ce sont des conversations que vous devez avoir avec les membres appropriés de l'organisation. En ayant ces conversations, vous ferez preuve de leadership et contribuerez à l'optimisation des futures décisions de ressourcement. N'oubliez pas de ne pas donner l'impression de vous plaindre ou de faire un geste politique, mais plutôt de fournir un retour d'information pour optimiser les ressources en fonction des objectifs organisationnels.
Apprenez à dire "non"
C'est mon préféré. En tant que professionnels de la gestion de projet, notre objectif est de faire plaisir. Nous voulons être celui qui a contribué à la réalisation de ce projet difficile, qui a surmonté les obstacles et qui a battu la mesure ; mais parfois, il est bon de dire "non". Je ne dis pas que vous devez défier votre manager ou les parties prenantes et refuser de suivre les directives, mais il est normal de faire pression lorsque la directive n'a pas de sens pour l'entreprise ou n'est pas conçue pour réussir.
Quand est-ce que c'est le cas ? Plusieurs situations me viennent à l'esprit :
- Lorsque vous n'avez pas assez de ressources (ou les ressources appropriées) pour mener à bien un projet, mais que vous acceptez quand même le calendrier.
- Quand une ressource est tirée et que vous n'êtes pas clair sur les conséquences de la décision.
- Lorsque le travail demandé n'est pas urgent ET important. Souvent, les choses importantes peuvent attendre et les choses qui ne peuvent pas attendre ne sont pas importantes. Ne laissez pas les perturbations vous distraire de la réalisation des objectifs ou de l'atteinte des résultats commerciaux.
Apprendre à dire "non", c'est forcer l'organisation à établir des priorités et à rester concentrée sur les engagements. Parfois, il faut un peu de recul et de conversation pour que les ressources, les parties prenantes et l'organisation restent responsables.
Ne soyez pas un obstacle
Cela peut sembler contraire à la résolution ci-dessus, mais cette résolution comporte deux parties. La première est que vous ne voulez pas avoir la réputation d'être inflexible pour accepter de nouveaux travaux qui n'étaient pas prévus à l'origine. Deuxièmement, lorsque vous dites "oui" à un travail qui n'était pas prévu à l'origine, ne soyez pas un obstacle et ne rendez pas les choses difficiles. Même si nous savons tous que PMO est l'abréviation de project management office, beaucoup identifient leur PMO comme l'équipe qui "passe plus de temps" en raison de la complexité et de la bureaucratie supplémentaires que les processus de gestion de projet imposent à l'organisation. Les chefs de projet doivent accroître leur agilité et faire preuve de souplesse. Bien que les processus d'approbation et de gouvernance des projets soient importants, il est parfois judicieux de faire ce qui est juste, même si cela signifie ne pas le faire "bien". Cette année, prenez l'engagement d'éliminer les obstacles et d'aider votre organisation à accomplir davantage, même si vous devez faire une légère entorse aux règles.
Bien que les idées ci-dessus ne soient pas bouleversantes, je pense qu'elles sont très pertinentes dans l'environnement commercial actuel. Il n'est pas trop tard pour adapter vos résolutions - il reste encore 11 mois dans 2016, concentrez-vous pour qu'ils comptent.
Une version de ce billet a été publiée à l'origine sur www.projectsatwork.com.
